Онлайн-кассы для ИП в 2022 году в вопросах и ответах

В статье ответим на самые популярные вопросы касательно касс для индивидуальных предпринимателей. Вы узнаете, как обстоят дела с ККТ для ИП в 2022 году и какие требования законодательства предстоит соблюдать малому бизнесу. 

Так, в 2022 году ввели новые формы документов, отменили плановые проверки, а владельцы кассовых аппаратов получили доступ в личный кабинет ККТ на сайте ФНС. 

Об этом и многом другом читайте в нашей статье.

Содержание:

Кому разрешено работать без онлайн-кассы в 2022 году
Основное требование: ККТ + ФН + ОФД. Как расшифровывается 
Что выбрать: смарт-терминал или фискальный регистратор
Как действовать: алгоритм от покупки через регистрацию к запуску кассы 
Что надо знать про новый формат фискальных документов ФФД 1.2
Какие ещё нововведения есть по части ККТ
Какие штрафы предусмотрены за работу без касс 

Кому разрешено работать без онлайн-кассы в 2022 году

Переводить российский бизнес на онлайн-кассы начали с 2019 года. Процесс проходил поэтапно для разных категорий предпринимателей. Последняя отсрочка действовала до 1 июля 2021 года: те ИП, кто оказывал услуги и продавал товары собственного производства без наемных сотрудников, были освобождены от обязанности ставить кассовый аппарат.

На 2022 год использовать онлайн-кассы обязан практически весь малый и микробизнес. Действует лишь несколько исключений:

• Самозанятые (платят налог на профессиональный доход). 

• Деятельность из п.2 ст. 2 Федерального Закона № 54-ФЗ (продажа газет и журналов, мороженого в киосках, торговля на выставках и ярмарках, ремонт обуви, присмотр за детьми и др.).

• Расчеты проходят через платежные поручения. 

• Компания работает в отдаленной труднодоступной местности без доступа к интернету. 

• ИП на патенте в отношении отдельных видов деятельности по НК (они перечислены в п. 2.1 ст. 2 Федерального Закона № 54-ФЗ).

Если вы открываете свое дело, вам с вероятностью 95% предстоит ставить онлайн-кассу. 

Что именно требуется, сейчас разберемся. 

Нужна ККТ? Тогда берите ФН и идите к ОФД

Итак, скорее всего вам все же требуется касса (в официальных документах фигурирует название Контрольно-кассовая техника, отсюда и сокращение ККТ). 

Базовые требования 54-ФЗ можно разложить на три момента. 

Внутри аппарата стоит специальный блок — фискальный капитель 

ФН хранит и шифрует фискальные данные обо всех продажах. Есть два вида: на 15 и 36 месяцев. Что подойдёт, зависит от типа бизнеса. 

ККТ способна в онлайн-режиме передавать информацию в ФНС

Чеки отправляют через Оператора фискальных данных в Налоговую инспекцию, а для этого заключают договор с ОФД на весь срок действия ФН. 
Кроме того, сам аппарат должен поддерживать выход в интернет, обычно это 2G/3G через сим-карту, Wi-Fi, иногда LAN, реже Bluetooth. Способ связи указан в характеристиках конкретной модели. 

Печать или отправка чека

В момент продажи / оказания услуг кассир обязан выдать покупателю бумажный чек или отправить его в электронном виде, если тот предоставит данные. 

Кстати, в блоге есть статья про бумажные и электронные чеки: в ней разбираемся, почему многие крупные ритейлеры переходят на электронные чеки, что говорит закон о выдаче бумажных чеков и как малому бизнесу настроить кассу на новый электронный формат. 

Под три перечисленных требования попадает любой кассовый аппарат, занесенный в реестр ККТ. Что за вариант вы бы ни выбрали, он будет готов к 54-ФЗ. Для ФНС важно только это. 

Но разница для бизнеса все же есть.

Как выбрать между смарт-терминалом и фискальным регистратором

На рынке в настоящее время представлено два вида кассовой техники: фискальные регистраторы и смарт-терминалы. 

Все они, как мы говорили, работают в соответствии с требованиями законодательства: хранят информацию о совершенных операциях, передают ее в Налоговую инспекцию через ОФД.

Разница в том, как выглядит устройство и насколько оно самодостаточно. А выбор зависит от количества покупателей, интенсивности продаж и объёма номенклатуры. 

Смарт-терминал

Сделан на базе планшета: снаружи сенсорный экран, внутри термопринтер. Есть своя кассовая программа для минимального учёта. 

Смарт-касса удобна для малого бизнеса с небольшим потоком клиентом и относительно небольшой номенклатурой. Часто такие терминалы можно встретить в кофейнях, салонах красоты, бутиках, на островках в ТЦ и автомойках. 

Фискальный регистратор

Выглядит как коробка с чекопечатающим механизмом внутри. Экрана и клавиатуры нет, поэтому его обязательно подключают к компьютеру, сенсорному моноблоку или POS-системе. На них же устанавливают кассовое ПО. 

ФР подойдет торговым точкам со средним и большим потоком покупателей. По сути, это решение для полноценной автоматизации бизнеса. 

Есть ещё ньюджеры — бюджетные компактные кнопочные аппараты, которые рассчитаны на минимальное количество товаров / услуг и чеков за смену.

В блоге есть подробная статья, которая поможет разобраться в вопросе. Она называется «Чем отличаются фискальные регистраторы от ньюджеров и от смарт-терминалов».

Алгоритм от покупки до использования онлайн-кассы

Начать работу в целом несложно. В общих чертах порядок действий такой:

1. Получить квалифицированную электронную цифровую подпись. Она потребуется для регистрации в личном кабинете ФНС, ОФД и на других площадках, а также для подачи отчётности. 

2. Купить кассовый аппарат. Возможно, вам также понадобятся сканер штрих-кодов, банковский пин-пад для приема платежей по карте, весы, дисплей покупателя, принтер этикеток. Все зависит от конкретных товаров и услуг, специфики вашей торговой точки.

3. Установить внутрь кассы фискальный накопитель нового образца (ФН-М) сроком на 15 или 36 месяцев (строго 15 для продажи подакцизных и маркированных товаров, остальным разрешено 36). 

4. Заключить договор с ОФД. Оператор отвечает за то, чтобы без перебоев передавать информацию о расчетах в ФНС в онлайн-режиме. Договор выбирают с тем же сроком, что фискальный накопитель.

5. Поставить ККТ на учет в ФНС. После получения регистрационного номера в личном кабинете компании данные оперативно вносят в настройки устройства. Там же указывают параметры, полученные от ОФД. 

Готово! Останется установить или активировать кассовую программу, и кассой можно пользоваться. 

Рекомендуем также подробно познакомиться с функционалом учётной системы, особенно если у вас смарт-терминал. Так вы по максимуму сможете использовать все современные возможности вроде подробной аналитики, ведения базы клиентов, запуска программы лояльности и многого другого. 

Примерные затраты*
Цена онлайн-кассы для ИП	в диапазоне от 10 до 35 тысяч руб., зависит от типа техники и конкретной модели
Фискальный накопитель на срок 15 / 36 мес.	стоит ок. 10 / 16 тысяч руб.
Договор с ОФД на весь срок действия ФН	обойдётся в 3,8/6,7 тысяч руб.
Регистрация в личном кабинете ФНС и ОФД, фискализация кассы	самостоятельно бесплатно, силами инженеров АСЦ услуга регистрации ККТ под ключ 1,5-4 тысячи руб.
Оформление электронной цифровой подписи (если ещё нет)	выдача в ФНС бесплатно, надо только предоставить носитель
Кассовая или учетная программа	— бесплатная базовая у Эвотор, доп. приложения платно — у Сигма первый год бесплатно, далее от 2900 руб. в год — Фронтол с пакетом обновлений на год 8900 Р.  — 1С Розница базовая 3600 руб., проф 13000 руб
Договор на техническое обслуживание кассы	необязательно, но желательно;  тариф ТО от 2990 руб.в год

*Приводим примерную стоимость техники и услуг, актуальную на момент написания статьи (апрель 2022 года). Цены взяты с сайта portkkm.ru. 

Что известно про формат фискальных документов 1.2

Летом прошлого года стартовал массовый переход на новый формат фискальных данных версии 1.2 (согласно Приказу ФНС России N ЕД-7-20/662 от 14.09.2020 г.). Он включает бОльший объем информации, чем 1.1 и 1.05. Добавление доп. реквизитов понадобилось для работы с системой прослеживаемости Честный Знак. 

С августа 2021 года начали ставить только новые блоки ФН-М, а с 1 февраля 2022 года перейти на ФФД 1.2 и обновить прошивку должны были все продавцы маркированных товаров. 

После истечения срока действия текущего ФН все предприятия, независимо от того, продают они маркированные товары или нет, обязаны использовать только фискальные накопители ФН-М. 

В блоге есть подробная статья про ФФД 1.2 и переход на новую версию формата фискальных данных с 2021 года. 

Если вы ИП и открываете бизнес в 2022 году, вы в любом случае будете ставить в свою новую кассу именно ФН-М. В случае с перерегистрацией ККТ важно ещё и обновить кассовую программу, чтобы она корректно работала с актуальным ФФД.

Какие ещё нововведения есть по части ККТ

Изменения в формах документов для регистрации техники

С 1 марта 2022 приказом ФНС были утверждены новые формы документов, заполняемых при постановке ККТ на учет: заявление на регистрацию и перерегистрацию, снятие с регистрации, карточка ККТ. В приказе указано, что формы будут действовать в течение следующих 6 лет.
В бланках убрали место для печати организации или ИП (по закону иметь их не обязательно) и добавили графу, которая обозначает использование кассы для продажи маркированных товаров.

Появление кабинета ККТ на сайте nalog.gov.ru

Еще одно новшество. С 1 марта 2022 года у онлайн-кассы каждого предпринимателя появился свой личный кабинет на сайте ФНС. Через него владелец кассы направляет в ФНС необходимые данные и получает уведомления.

Отмена плановых проверок

По новым правилам налоговые инспекторы больше не будут проводить плановые проверки применения онлайн-касс предпринимателями.

Законодательно изменения прописаны в Федеральном Законе № 170-ФЗ от 11.06.2021 г. Они вступили в силу 1 июля 2021 года. 

Основной массив данных Налоговая теперь исправно получает в электронном виде и всегда может посмотреть информацию по каждому владельцу ККТ и по конкретным аппаратам. 

Но это не означает, что инспекторы совсем перестанут следить за соблюдением правил торговли. В ряде случаев могут устроить внеплановую проверку.

Какие санкции предусмотрены за работу без касс

Ответственность за это установлена в статье 14.5 КоАП РФ, согласно которой для должностных лиц предусмотрен штраф в размере от 25% до 50% от суммы расчета, но не меньше 10 тысяч рублей, а для юридических лиц ― от 75% до 100%. 

Повторное нарушение при общей сумме расчетов в 1 миллион рублей влечет для должностных лиц дисквалификацию от 1 года до 2 лет, а для ИП и компаний приостановку деятельности на срок до 3 месяцев.

В блоге есть статья, где мы подробно писали про возможные штрафы для ИП, в том числе за продажу без кассы и незаконную деятельность.

Выводы

• Если вы как ИП открываете свое дело, то вам наверняка понадобится онлайн-касса с фискальным накопителем. Для законной торговли в соответствии с актуальными требованиями 54-ФЗ вдобавок предстоит заключить договор с ОФД и пройти регистрацию ККТ на сайте Налоговой службы. 
• Выбирайте подходящую под ваш бизнес модель кассового аппарата, это может быть смарт-терминал или фискальный регистратор (второй надо подключать к компьютеру, POS-моноблоку или другим элементам системы автоматизации). 
• В некоторых случаях достаточно только терминала, но чаще рабочее место кассира дополняют сканером штрих-кодов и пин-падом для приёма банковских карт, а для весовых товаров ставят ещё и фасовочные весы. 

—
Статью подготовила редакция блога portkkm.ru. Информационная поддержка: Роман Стрункин. 

Если у вас есть вопросы по выбору, регистрации и обслуживанию кассы для ИП, вы можете задать их экспертам Авторизованного сервисного центра ПОРТ. Пишите комментарии на сайте и в соцсетях, звоните или оставляйте заявку на сайте. 

Работаем с бизнесом по всей России. Представительства АСЦ ПОРТ находятся в Красноярске.