Отказ от бумажных чеков: как перейти на электронные чеки и что говорит 54-ФЗ

Все больше компаний отказываются от бумажных чеков в пользу электронных, в их числе, например, Лента, Пятёрочка, ВкусВилл, Сбермаркет. Малому бизнесу тоже стоит рассмотреть такую возможность. Это поможет оптимизировать траты на расходные материалы и направить средства на что-то более важное.

Что такое электронные чеки

Почти весь бизнес уже минимум год-два обязан использовать кассы, которые оснащены фискальным накопителем и в онлайн-режиме передают данные ОФД.

Получается, что онлайн-ККТ в любом случае отправляет данные в электронном виде в ФНС.

Если настроить кассовую технику так, чтобы она в момент продажи ещё и отправляла покупателю электронный чек по e-mail или SMS, можно будет не печатать бумажный.

Почему компании отказываются от бумажных чеков

В основе лежит желание сократить расход чековой ленты. Причин тому несколько.

Сохранить леса

Тратить меньше бумаги — это в целом более экологичный подход с заботой о природе. Об этом ритейлеры с гордостью рассказывают клиентам.

Не зависеть от поставок

Весной 2022 года наблюдаются проблемы с логистикой, отчего склады иногда не успевают вовремя пополнить запасы.

Сократить расходы

Каждый месяц магазины тратят определенную сумму на покупку расходников. Чем больше поток, тем больше расход. Если ленты станет нужно меньше, то освободившиеся деньги можно будет перенаправить на другие более важные статьи бюджета.

Все это говорит в пользу того, чтобы бизнес переходил на электронные чеки и более рационально строил работу.

Что о кассовых чеках говорит закон

Обязанность продавца — выдать покупателю чек.

Он может быть бумажный, это более привычно.
Но может быть и электронным, если до расчёта клиент согласился предоставить свою почту или номер телефона.

Вот что об этом написано в 54-ФЗ (п. 2 ст. 1.2).

По юридической силе электронный и бумажный чеки равны. Об этом отдельно говорило Министерство финансов ещё в 2017 году.
По ссылке полный текст Письма Минфина № 03-01-15/66784 от 12.10.2017 г.

Как это работает на кассе

Полностью отключать печать бумажных чеков не стоит, чтобы не противоречить закону.

Но можно настроить программу так, чтобы она предлагала отправить электронный чек и предупреждала о том, что бумажный чек не будет напечатан.

Где брать данные

Вы можете каждый раз спрашивать почту / телефон, но при большом потоке покупателей даже дополнительная минута на обслуживание одного клиента чревата очередями.

Оптимально будет завести программу лояльности и постепенно пополнять базу клиентов. Не обязательно даже выдавать пластиковые карты, тем более многие их не носят. Сейчас все доступно онлайн или в приложениях для телефона.

Программы имеют свои особенности, но суть одна. В момент расчёта кассир сможет по номеру карты, номеру телефона или по штрих-коду найти клиента в базе, а касса предложит отправить чек по указанному контакту.

В перспективе это сократит время обслуживания и даст вам базу данных, полезную для маркетинга, например, чтобы сделать рассылку с акциями.

Как перейти на электронные чеки

Уже сейчас переход доступен пользователям пользователям 1С, Фронтол, iiko, Мой склад, Эвотор, Сигма. Важно, чтобы у вас стояла актуальная версия программы со свежими обновлениями.

Настройками обычно занимаются программисты или инженеры по кассовой технике.

Порядок действий

Обновить учетную и кассовую программу, если давно этого не делали.
Передать специалистам доступ к компьютеру / кассе. Они сами все настроят. Достаточно удалённого доступа, выезд на торговую точку не требуется.
Проверить тариф ОФД, чтобы была возможность отправлять чеки выбранным способом.

Оператор готов отправлять чеки по e-mail бесплатно, а вот за SMS придётся платить.

Примерные затраты

Бюджет перехода складывается по сути нескольких пунктов:

Что	Сколько стоит
Работа программиста* по первоначальной настройке	1800 руб. / час, часто хватает 30 минут.
Оплата ОФД за отправку сообщений	SMS стоит 2-3 руб. за чек; покупают пакетом или работают по постоплатной системе