Автоматизация цветочного магазина: что необходимо и как внедрить + примерный список оборудования

Цветочный бизнес является довольно популярным направлением деятельности среди начинающих предпринимателей. Цветы всегда ассоциировались у людей с праздником и торжеством, а поскольку в такие даты принято дарить цветы, то бизнесмены полагают, что их товар стабильно будет пользоваться спросом у покупателей. И это дело действительно является довольно прибыльным, но и очень конкурентным. В таких условиях для успешного развития, помимо качественного товара и сервиса, важно грамотное выстраивание всех бизнес-процессов. Главный инструмент в данном случае — автоматизировать учёт и продажи. 

В статье расскажем про особенности цветочного бизнеса в плане продаж, про то, как магазины работают без автоматизации и с ней, а в финале приведем список оборудования и программ для трех форматов: маленький островок в торговом центре, средний киоск и большой цветочный салон.

Особенности бизнеса по продаже цветов применительно к товароучёту

Если вы решили открывать цветочный магазин, то имейте в виду следующие моменты:

• Он больше остальных подвержен негативному влиянию нестабильной финансовой ситуации. Согласитесь, при падении доходов люди в первую очередь начинают экономить на необязательных тратах. И покупка цветов относится как раз к таким. В подобных ситуациях владелец цветочной точки должен уметь оперативно перестраивать свой бизнес, расширять ассортимент «бюджетных» цветов, внедрять системы скидок и другие программы, повышающие лояльность покупателей.

• Как правило, товар закупается партиями, а продается покупателям поштучно. Все это нужно корректно отражать в учете. Кроме того, из-за сложно прогнозируемого спроса довольно трудно планировать закупки у поставщиков.

• Цветы ― быстропортящийся товар, ввиду чего в цветочных магазинах чаще, чем в остальных, проводятся операции уценок и списания.

• При формировании окончательной цены букетов необходимо учитывать еще и стоимость упаковки.

Проблемы торговли «как раньше», без автоматизации

Большинство владельцев небольших розничных торговых точек, в том числе и цветочных магазинов, до сих пор ведут учет в тетрадях или таблицах Excel. 

Но работая по старинке, цветочный бизнес рискует столкнуться как минимум с тремя проблемами, стандартными для такого способа ведения дел. 

1. Отсутствие четкого понимания, сколько товарных запасов осталось на складе. Если учет не автоматизирован, каждую продажу сотрудник магазина вынужден записывать вручную. А это не всегда удается сделать своевременно и точно. Причины могут быть разные: большой поток покупателей и отсутствие времени, человеческий фактор, путаница из-за того, что клиент заказал букет из большого количества разных цветов. Но итог всегда один ― хаотичная бессистемная закупка товара у поставщиков и падение прибыли.

2. Необходимость постоянного ручного контроля за товарными остатками и количеством проданных цветов, упаковочных материалов.

3. Риск обмана со стороны персонала. Всегда есть вероятность, что сотрудники могут оформить покупателю букет «мимо кассы» и забрать деньги себе.

Что дает автоматизация

После внедрения большинство бизнес-процессов будут проходить быстрее, станут проще, а много рутинных задач исчезнет вовсе. К тому же появится четкая картина, сколько и на каких цветах бизнес зарабатывает больше всего, а объем закупок каких позиций можно сократить или вовсе от чего-то отказаться из-за низких продаж.

Принцип новой системы 

Вместо прежних записей в таблицах, постоянных недочетов и корректировок работа будет выглядеть следующим образом:

А. Приемка. После закупки партии цветов все позиции будут вноситься и отражаться в товароучетной системе. 

Б. Продажа. После пробития на кассе цветы списываются из ассортимента. Программа учитывает каждую продажу  конкретного наименования. 

В. Отчетность. В любой момент есть возможность выгрузить отчет об общем объеме продаж, среднем чеке, количестве букетов, проданных каждым из флористов, и прочие данные.

В результате растет скорость обслуживания покупателей, качество управления всеми бизнес-процессами и потенциально прибыль.

Что нужно для автоматизации цветочного магазина: перечень оборудования и программ

Важно учитывать реальные потребности своей торговой точки. Если у вас небольшой уголок в торговом центре, можно обойтись бюджетным моделями для малых нагрузок, а крупному салону с большим покупательским потоком актуально все же вложиться в производительное, а потому и более дорогое оборудование.

Общий список техники и ПО

Компьютер с товароучетной системой (ТУС)

Это могут быть привычный ПК, смарт-терминал, POS-моноблок, специальный пос-компьютер или даже смартфон. 
Компьютер или его разновидности нужны, чтобы при приемке сотрудники заносили в базу все поступившие товары, а управляющий мог работать с остатками, формировать план по закупкам и смотреть отчетность (прибыль, товарооборот, результаты конкретных флористов и т.п.). 
Можно использовать товароучетную программу (например, 1С, она самая распространенная и универсальная) либо функционал кассовой программы в современных смарт-терминалах (к примеру, удобно все сделано у аппаратов Эвотор и Атол Sigma). 

Сканер штрих-кодов

Нужен не всегда. Цветы по отдельности или готовые стандартные букеты можно просто искать в кассовой программе. Сканер актуален, если есть ещё и игрушки, сувениры, подарочные наборы. С его помощью при приемке все это разнообразие смогут занести в базу, а при продаже найти одним быстрым сканированием штрих-кода.

Онлайн-касса с фискальным накопителем

К 2021 году почти весь бизнес окончательно перешёл на работу с онлайн-кассами, что означает обязательную передачу фискальных данных через ОФД на серверы ФНС.
Вы можете поставить смарт-кассу (терминал на базе планшета с сенсорным экраном и встроенным принтером чеков) или фискальный регистратор (только печать чеков, поэтому для работы будет нужен POS-моноблок или компьютер с монитором).

Кассовая программа

На  смарт-терминалах, как мы уже говорили, стоят свои программы (полностью бесплатные или со второго года по платной подписке). На фискальные регистраторы и прочие ККМ придётся поставить кассовое ПО и настроить интеграцию с ТУС (рекомендуем использовать Frontol 6).

Денежный ящик

Удачное решение для безопасного и удобного хранения наличных. Открывается ключом либо по команде кассовой программы (способ подключения и габариты зависят от конкретной модели).

Банковский пин-пад

Многие покупатели сейчас расплачиваются по безналу: картой, телефоном с NFC-модулем. Можно поставить терминал отдельно или выбрать смарт-кассу со встроенным модулем для приёма банковских карт. 
Чтобы заработал эквайринг, заключают договор с банком или подключаются через приложение Эвотор Pay.

Аппараты для проверки купюр на подлинность

Стоит подумать о безопасности, и если позволяет бюджет, выбрать подходящий детектор банкнот; а для большого объёма наличных даже может пригодиться счётчик со встроенной детекцией. Аппарат поможет проверить подлинность каждой купюры.

В целом, конечно, набор оборудования и список конкретных моделей зависит от самого цветочного магазина, его ассортимента, пропускной способности. Ниже мы представляем примерный перечень техники, которая подходит к разным форматам. Выделили 3 категории по размерам и покупательскому потоку.

Подборка оборудования под три формата

Островок в торговом центре с небольшой площадью и ассортиментом

В данном случае подойдет самый простой вариант оборудования: сенсорный смарт-терминал с диагональю экрана от 5 до 8 дюймов, на рынке много моделей, особенно у брендов Эвотор и Сигма. На таких аппаратах встроена программа с функцией минимального товарного учёта, они сами печатают чеки, просты в освоении, при этом стоят относительно недорого. 

В торговой точке такого формата на первых порах можно обойтись и без специальной программы типа 1С, поскольку в смарт-терминалах уже имеется своя товароучетная система. В случае расширения ассортимента есть возможность установить программу «1С: Розница Базовая» и настроить выгрузку.

Цветочный киоск среднего размера

Для торговой точки такого формата рекомендуем приобрести фискальный регистратор, рассчитанный на небольшой и средний поток покупателей. Чеки выводятся на узкой ленте 57 мм, скорость печати до 100-125 мм в секунду. Зарекомендовали себя модели Ритейл-02Ф и Атол 11Ф. Достойный вариант, куда подключить кассовую технику, — сенсорный моноблок, допустим,  POSCenter Start-M или POScenter POS100. 

Для сопутствующих товаров, если они есть в продаже, стоит обзавестись ручным сканером штрих-кодов. Универсальное решение — безотказный и недорогой Mindeo MD6600-HD. Что касается системы автоматизации, лучше всего внедрить базовые версии 1С, а на кассовую технику поставить Фронтол 6.

Большой цветочный салон

В крупном цветочном салоне  мы бы рекомендовали поставить фискальный регистратор с высокой скоростью печати и большим ресурсом термопечатного механизма (например, АТОЛ-50Ф или Ритейл 01Ф). К нему в дополнение стильный и мощный сенсорный моноблок POS-терминал (к примеру POScenter POS500 или АТОЛ Jazz 15 Pro). 

В кассовой зоне наверняка понадобится сканер. А для приемки и контроля остатков (обычно эту работу выполняют администратор / управляющий) стоит организовать полноценное рабочее место товароведа с компьютером и системой учёта. В подобном салоне для автоматизации мы бы рекомендовали ПРОФ версию пакета «1С: Розница». 

Как происходит внедрение

1. Менеджеры подбирают оборудование и программное обеспечение в зависимости от проходимости торговой точки, объемов продаж и доступного бюджета. 

2. Инженеры подключают и настраивают оборудование на месте.

3. Программисты устанавливают и настраивают выбранное программное обеспечение. Если требуется помощь, присоединяются к наполнению базы данных. 

4. Для персонала торговой точки сотрудники проводят базовый инструктаж по работе с оборудованием и программами. 

Если вы только собираетесь внедрить систему автоматизации в своем цветочном магазине и не знаете, с чего начать, обратитесь к специалистам, которые занимаются ритейлом. Это гарантия быстрого беспроблемного запуска. 

—

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ при информационной поддержке Романа Стрункина. 

Если у вас остались вопросы о том, как внедрить автоматизацию в магазине, или вы не решили, какие модели лучше всего подойдут под задачи бизнеса, обращайтесь, мы поможем. Пишите комментарии на сайте или в социальных сетях, приезжайте в один из офисов ПОРТ в Красноярске.