Аудит документооборота для перехода на ЭПД
бесплатно

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы (ЭПД) становятся обязательными для всех участников грузоперевозок. Это значит, что транспортные накладные, заказы-заявки и экспедиторские документы перестанут существовать в бумажном формате. Их нужно будет оформлять исключительно в электронном виде через аккредитованных операторов ИС ЭПД.

Казалось бы, электронные версии уже постепенно входят в нашу жизнь и становятся привычными, однако на практике переход на ЭПД для бизнеса становится чем-то большим, чем просто сменой формата документов. Это полное переформатирование внутренних процессов, пересмотр договорных отношений, настройка интеграций и обучение персонала. И начинается такой путь с аудита документооборота.

Зачем бизнесу аудит документооборота перед переходом на ЭПД

Большинство компаний считают, что для перехода на ЭПД достаточно выбрать оператора и купить электронную подпись. Но подготовка к переходу начинается гораздо раньше и должна проводиться по всем правилам. Аудит помогает ответить на ключевые вопросы:

• Кто в вашей фирме оформляет документы для перевозок? Логисты, бухгалтеры, водители — каждый выполняет свою роль, и к сентябрю все они должны уметь работать в новых условиях.
• Какие типы документов используются в вашей фирме? Если у вас занимаются оформлением только транспортных накладных, то работа будет вестись по одному сценарию. Если же фирма работает с экспедиторами, заявками и расписками — то по-другому. Без грамотного аудита можно упустить документ, без которого с осени будет не обойтись.
• Готовы ли ваши IT-системы к работе в новом формате? 1С, складской учёт, бухгалтерия — все они должны корректно работать с электронными документами, обмениваясь данными с оператором ИС ЭПД.
• С какими контрагентами работает ваша фирма и готовы ли они к переходу на ЭПД? Если ваши перевозчики либо получатели грузов не подключены к оператору, то с сентября 2026 перевозки будет невозможно оформлять по правилам.

Если проигнорировать подготовку, после старта ЭПД бизнес не сможет отправлять документы, грузы будут задерживаться, а налоговая и ГИБДД откажутся принимать накладные на бумаге. Если у компании не будет ЭТрН, соответствующие службы будут приравнивать ее отсутствие к полному отсутствию документа.

Что входит в услугу аудита документооборота для ЭПД

✓ Детальный анализ сценариев перевозок, в которых принимает участие его компания: от самых простых, в которых задействованы отправитель груза, перевозчик и получатель груза до сложных, с участием экспедиторов, субподрядчиков и использованием кросс-докинга.

✓ Проверка договоров с контрагентами. Это важно, чтобы ответственные лица внесли в договоры поставки, экспедиции и грузоперевозки коррективы для закрепления обязанностей каждой из сторон относительно работы с ЭПД.

✓ Аудит документов, с которыми работает фирма (с какими перевозочными документами имеет дело клиент, в каком объеме это происходит и какие контрагенты участвуют в работе).

✓ Оценка технической готовности. Предполагает проверку IT-инфраструктуры и учетных систем, наличие необходимых электронных подписей и машиночитаемых доверенностей.

✓ Подбор подходящего оператора ИС ЭПД из базы Минтранса. Специалисты подберут оператора с тарифной сеткой и функциями, которые идеально подходят конкретному бизнесу.

✓ Расчет бюджета для внедрения ЭПД. Рассчитаем итоговую сумму с учетом подключения к оператору, настройки интеграций и других сопутствующих расходов.

Как мы работаем: пошаговый план

1. Сбор необходимой информации и анализ процессов.
2. Юридическая проверка. Рекомендации по изменению договоров с контрагентами.
3. Технический аудит.. Проверим, поддерживают ли ваши учетные системы форматы электронных документов на перевозку и можно ли провести их интеграцию с оператором ИС ЭПД.
4. Подключение к оператору ИС ЭПД.
5. Настройка интеграций и подготовка персонала.
6. Тестовый запуск и техническая поддержка.

Специалисты компании PORT не просто дадут рекомендации, а помогут С 1 сентября 2026 года электронные документы, необходимые для перевозок, становятся обязательными для всех участников грузоперевозок. 

Важно вовремя перестроить процессы, так что аудит документооборота не стандартная формальность, а важный шаг к грамотному переходу на ЭПД без ошибок и сбоев.

Сколько стоит?

Для новых и действующих клиентов PORT эта услуга бесплатная — при условии дальнейших работ по внедрению ЭПД. Разовая диагностика от 1 750 руб. (в стоимость включены 30 минут работы специалиста при удаленном подключении). Что конкретно нужно делать, подскажет наш специалист при согласовании заявки.

Почему мы?

Есть вопросы? Оставьте заявку на бесплатную консультацию, чтобы получить индивидуальную дорожную карту перехода, которая поможет вашей компании правильно перейти на работу с электронными перевозочными документами.