Чек-лист по автоматизации бара со списком оборудования
Вы решили открыть бар или созрели на модернизацию. Что нужно из техники? Какую программу поставить? Какие шаги предстоит пройти для запуска? Обо всем этом расскажем в статье про автоматизацию бара.
Содержание:
Список оборудования для автоматизации бара
Касса
Честный знак и ЕГАИС
Кухня
Официанты
Программа для учета в баре
Как проходит автоматизация
Итоги
Какое оборудование понадобится для автоматизации бара
Касса
Сенсорный POS-терминал
Считается сердцем автоматизации. К главному терминалу подключена касса и POS-периферия. Ориентируйтесь на потенциальную нагрузку, чтобы угадать с «железом». Выбирайте экран, комфортный для работы и подходящий по габаритам. Самыми популярными для баров и ресторанов остаются модели 15 дюймов, но иногда достаточно диагонали 11,6 планшетного моноблока (как на фото ниже).
Онлайн-касса
Обязательное условие для законной работы по 54-ФЗ. Технику подбирают под величину потока: при больших нагрузках актуально брать фискальный регистратор с ресурсом от 100 км и скоростью печати 200-300 мм/с, для небольшого количества гостей хватит более бюджетных моделей с ресурсом 50 км и скоростью 100-150 мм/с.
Фискальный накопитель и договор с ОФД
Неизменные спутники кассового аппарата. Внутрь кассы ставят блок ФН, который хранит чеки и отчеты, а через Оператора фискальных данных информация отправляется в ФНС и Честный знак. Перед открытием кассу нужно зарегистрировать в Налоговой инспекции.
Терминал для приема безналичной оплаты
Используют отдельные банковские терминалы или мобильные кассы со встроенным модулем эквайринга.
Денежный ящик
Доля наличных снижается, но пока ощутима, так что денежный ящик все равно остается в списке техники для комплектации кассы. Позволит удобно хранить купюры и мелочь, при наличии разъема будет открываться по команде программы. Выпускают горизонтальные и вертикальные модели, в бары, как правило, берут компактные ящики первого типа.
Что поставить: моноблок с кассой или смарт-терминал
Заметим, что комплект «POS-моноблок + фискальный регистратор» — это своего рода стандарт для заведений HoReCa. Он дает больше возможностей для учета, удобен при работе с меню, особенно когда в нем много позиций.
Если у вас маленький бар и лаконичное меню, возможно, хватит функционала смарт-терминала, где в одном небольшом корпусе сочетается сенсорный экран, принтер чеков и встроенная учетная система. Если вы хотите управлять ресторанным бизнесом при помощи программы iiko, проверьте, чтобы устройство поддерживало интеграцию.
Все заведения разные, но по нашему опыту автоматизация бара все же предполагает «полноразмерную» экипировку с самостоятельным POS-моноблоком.
Работа с Честный знак и ЕГАИС
Бар — это история прежде всего про продажу крепкого алкоголя, пива, слабоалкогольных напитков, коктейлей, соков, газированной воды. А значит, приемку и вывод из оборота сотрудникам предстоит проводить через системы ЕГАИС и Честный знак.
Сканер штрих-кодов на кассу
С его помощью кассир /бармен / администратор сканирует уникальный штрих-код DataMatrix или QR, и информация отправляется в учетную программу. Бывают ручные проводные и беспроводные сканеры. Первые дешевле, соединяются с моноблоком проводом, вторые дороже, но оставляют свободу маневра, поскольку отправляют данные через радиопередатчик или Bluetooth.
Сканер или терминал сбора данных для приемки на складе
Сканировать коды с товаром и документов придется при приемке поставок. В некоторых барах отдельной приемки нет, поставки заводят через главный терминал. ТСД не обязателен для небольших баров, им обычно хватает простого сканера штрих-кодов, а вот при внушительном объеме поставок терминал сбора данных заметно упрощает прием товаров, инвентаризацию и контроль остатков.
Настройка программы
Поставить сканер и /или ТСД — первый шаг. Вторым шагом станет интеграция учетной программы с системами прослеживаемости, настройка разрешительного режима на кассе.
Хотите поставить в бар новые кассу и POS-терминал?
Посчитаем бюджет внедрения!
Оставьте заявку на бесплатную консультацию.
Ваша заявка принята
Наши консультанты перезвонят вам
в течение 20 минут
Кухня
Фасовочные весы
Понадобятся для работы с весовыми продуктами при приготовлении закусок, могут быть полезны во время приемки поставок. Бывают недорогие автономные модели, которые только показывают вес, или весы с разъемами USB / RS-232, которые подключают к учетной системе.
Экран повара или чековый принтер
Пригодится, если формат заведения предполагает кухню. Повар видит заказ на мониторе или чеке, как только официант пробивает его у столика или на терминале. К принтеру часто подключают зуммер, чтобы сотрудники слышали, как приходит новый чек.
Посчитаем бюджет внедрения!
в течение 20 минут
Работа официантов
Многие бары принимают заказы только на барной стойке, тогда официанты нужны для выдачи блюд и уборки столиков. Если формат заведения предполагает прием заказов у столиков, рекомендуем использовать современные возможности мобильных приложений для официантов, избежав тем самым листочков, путаницы, лишних перемещений от гостей к бару и на кухню.
Рестораторы рекомендуют iikoWaiter из экосистемы iiko. Для работы понадобятся смартфоны по числу сотрудников на смене и лицензия на программу.
В блоге вас ждет обзор приложения iikoWaiter для официантов. Рассказали, чем владельцам ресторанного бизнеса поможет этот софт, как внедрить его в работу заведения и на какой бюджет рассчитывать.
Программа для автоматизации бара
Если POS-терминал становится физической основой системы, то мозгом по праву считается программное обеспечение. На рынке ПО есть много вариантов для ресторанного бизнеса, мы остановимся на iiko — российской проверенной программе, «заточенной» под бары, кафе, рестораны и любой общепит.
Что дает программа для учета в баре
- Прозрачный учет продуктов и напитков.
- Контроль остатков и сроков годности.
- Удобная работа с меню, тех.картами.
- Быстрое обслуживание гостей.
- Минимум ошибок при приеме заказов.
- Оперативная подача напитков и закусок.
- Удаленный контроль над работой персонала.
- Детальная статистика по обороту, доходам, рентабельности.
- Быстрая инвентаризация.
- Корректная передача данных в системы ЕГАИС, Честный знак.
Возможности iiko для общепита и пошаговый план по автоматизации ждут вас в статье «Главное о программе Айко».
Как проходит автоматизация бара
-
На консультации владелец и специалист обсуждают особенности заведения и требования к автоматизации.
-
Менеджер собирает комплект техники под конкретный формат.
-
Программист устанавливает учетную программу и выбранные приложения, занимается интеграцией с Честным знаком и ЕГАИС.
-
Сотрудник заведения добавляет справочник товаров, тех.карты.
-
Инженер подключает и настраивает оборудование.
На консультации владелец и специалист обсуждают особенности заведения и требования к автоматизации.
Менеджер собирает комплект техники под конкретный формат.
Программист устанавливает учетную программу и выбранные приложения, занимается интеграцией с Честным знаком и ЕГАИС.
Сотрудник заведения добавляет справочник товаров, тех.карты.
Инженер подключает и настраивает оборудование.
Остается провести базовый инструктаж, чтобы персонал умел работать с терминалом и программой. Регистрацию кассы в ФНС планируют незадолго до запуска.
FAQ: вопросы-ответы про автоматизацию бара
Для автоматизации бара потребуются:
-
POS‑терминал,
-
онлайн‑касса с фискальным накопителем,
-
договор с ОФД,
-
терминал для безналичной оплаты,
-
денежный ящик,
-
сканер штрих‑кодов (в случае продажи товаров на кассе),
-
экран повара или чековый принтер
-
фасовочные весы (при наличии кухни)
-
терминал сбора данных (опционально для приемки поставок),
-
смартфоны для официантов (при использовании мобильных приложений).
POS‑терминал — «сердце» автоматизации бара. Это сенсорный моноблок, к которому подключаются касса и периферийное оборудование. Выбор модели зависит от нагрузки: популярны экраны диагональю 15 дюймов, но для небольших заведений подойдут и 11,6‑дюймовые планшетные моноблоки.
Онлайн‑касса обязательна для законной работы. Для заведений с большим потоком гостей рекомендуют фискальный регистратор с ресурсом от 100 км и скоростью печати 200–300 мм/с. Для малого потока достаточно моделей с ресурсом 50 км и скоростью 100–150 мм/с.
Фискальный накопитель (ФН) хранит чеки и отчёты внутри кассы. Через оператора фискальных данных (ОФД) информация передаётся в ФНС и систему «Честный знак». Перед запуском бизнеса кассу необходимо зарегистрировать в Налоговой инспекции.
Можно использовать отдельные банковские терминалы или мобильные кассы со встроенным модулем эквайринга.
Да, несмотря на рост безналичных расчётов, денежный ящик остаётся актуальным для хранения купюр и мелочи. Для баров обычно выбирают компактные горизонтальные модели с разъёмом для автоматического открывания по команде программы.
Выбор зависит от формата заведения и количества гостей.
-
POS‑моноблок + фискальный регистратор — стандарт для HoReCa. Подходит для заведений с обширным меню, даёт расширенные возможности учёта.
-
Смарт‑терминал — компактное решение для малых баров с лаконичным меню. Включает сенсорный экран, принтер чеков и учётную систему в одном корпусе. Важно проверить поддержку интеграции с программой iiko.
Для продажи алкоголя, пива и товаров с маркировкой (табак, газировка, соки, чипсы) необходимо:
-
проводить приёмку и вывод из оборота через ЕГАИС / «Честный знак», а значит, предварительно настроить учетную систему для обмена данными;
-
сканировать штрих‑коды DataMatrix/QR при продаже (через сканер на кассе);
-
настроить разрешительный режим на кассе через учётную программу.
Выбор сканера для бара зависит от нагрузки и бюджета.
Ручные проводные дешевле, подключаются к моноблоку кабелем. Беспроводные дороже, передают данные через радиопередатчик или Bluetooth, обеспечивают мобильность.
ТСД не обязателен для малых заведений — им достаточно сканера штрих‑кодов. В барах с большим объёмом поставок ТСД упрощает:
-
приёмку товаров;
-
инвентаризацию;
-
контроль остатков.
-
Фасовочные весы — для взвешивания продуктов и приёмки поставок (можно подключить к учётной системе через USB/RS‑232).
-
Экран повара или чековый принтер — для отображения заказов. К принтеру часто подключают зуммер для оповещения о новых чеках.
Для приёма заказов у столиков используют мобильные приложения (например, iikoWaiter). Понадобятся смартфоны для каждого сотрудника на смене и лицензия на программу. Это исключает бумажные заказы и сокращает перемещения персонала.
Часто в общепите используют российскую систему iiko, адаптированная для заведений HoReCa. Айко обеспечивает:
-
учёт продуктов и напитков;
-
контроль остатков и сроков годности;
-
работу с меню и тех. картами;
-
интеграцию с ЕГАИС и «Честным знаком»;
-
статистику по обороту и рентабельности.
-
Консультация: обсуждение требований и особенностей заведения.
-
Подбор оборудования под формат бара.
-
Установка ПО и интеграция с ЕГАИС/"Честным знаком".
-
Внесение справочника товаров и техкарт.
-
Подключение и настройка оборудования.
-
Инструктаж персонала.
-
Регистрация кассы в ФНС (перед запуском).
Обычно 1–2 дня. В этот срок входят:
-
предварительная регистрация кассы;
-
установка ПО на терминал;
-
подключение оборудования на месте;
-
настройка системы и тестирование.
Краткий чек‑лист по автоматизации бара:
-
Купить POS‑терминал.
-
Заключить договор с ОФД.
-
Зарегистрировать онлайн-кассу с фискальным накопителем в ФНС.
-
Установить сканер штрих‑кодов и денежный ящик.
-
Подключить принтер чеков или экран заказов (для кухни).
-
При необходимости приобрести ТСД или сканер для приёмки.
-
Установить и настроить учётную программу.
-
Скачать дополнительные приложения (например, для официантов).
-
Провести обучение персонала.
Планируете автоматизацию бара?
Предложим готовое решение под задачи вашего бизнеса!
Оставьте заявку и получите спецпредложение.
Ваша заявка принята
Наши консультанты перезвонят вам
в течение 20 минут
Итоги
Для автоматизации бара потребуются:
-
POS‑терминал,
-
онлайн‑касса с фискальным накопителем,
-
договор с ОФД,
-
терминал для безналичной оплаты,
-
денежный ящик,
-
сканер штрих‑кодов (в случае продажи товаров на кассе),
-
экран повара или чековый принтер
-
фасовочные весы (при наличии кухни)
-
терминал сбора данных (опционально для приемки поставок),
-
смартфоны для официантов (при использовании мобильных приложений).
Онлайн‑касса обязательна для законной работы. Для заведений с большим потоком гостей рекомендуют фискальный регистратор с ресурсом от 100 км и скоростью печати 200–300 мм/с. Для малого потока достаточно моделей с ресурсом 50 км и скоростью 100–150 мм/с.
Фискальный накопитель (ФН) хранит чеки и отчёты внутри кассы. Через оператора фискальных данных (ОФД) информация передаётся в ФНС и систему «Честный знак». Перед запуском бизнеса кассу необходимо зарегистрировать в Налоговой инспекции.
Можно использовать отдельные банковские терминалы или мобильные кассы со встроенным модулем эквайринга.
Выбор зависит от формата заведения и количества гостей.
-
POS‑моноблок + фискальный регистратор — стандарт для HoReCa. Подходит для заведений с обширным меню, даёт расширенные возможности учёта.
-
Смарт‑терминал — компактное решение для малых баров с лаконичным меню. Включает сенсорный экран, принтер чеков и учётную систему в одном корпусе. Важно проверить поддержку интеграции с программой iiko.
Для продажи алкоголя, пива и товаров с маркировкой (табак, газировка, соки, чипсы) необходимо:
-
проводить приёмку и вывод из оборота через ЕГАИС / «Честный знак», а значит, предварительно настроить учетную систему для обмена данными;
-
сканировать штрих‑коды DataMatrix/QR при продаже (через сканер на кассе);
-
настроить разрешительный режим на кассе через учётную программу.
Выбор сканера для бара зависит от нагрузки и бюджета.
Ручные проводные дешевле, подключаются к моноблоку кабелем. Беспроводные дороже, передают данные через радиопередатчик или Bluetooth, обеспечивают мобильность.
ТСД не обязателен для малых заведений — им достаточно сканера штрих‑кодов. В барах с большим объёмом поставок ТСД упрощает:
-
приёмку товаров;
-
инвентаризацию;
-
контроль остатков.
-
Фасовочные весы — для взвешивания продуктов и приёмки поставок (можно подключить к учётной системе через USB/RS‑232).
-
Экран повара или чековый принтер — для отображения заказов. К принтеру часто подключают зуммер для оповещения о новых чеках.
Для приёма заказов у столиков используют мобильные приложения (например, iikoWaiter). Понадобятся смартфоны для каждого сотрудника на смене и лицензия на программу. Это исключает бумажные заказы и сокращает перемещения персонала.
Часто в общепите используют российскую систему iiko, адаптированная для заведений HoReCa. Айко обеспечивает:
-
учёт продуктов и напитков;
-
контроль остатков и сроков годности;
-
работу с меню и тех. картами;
-
интеграцию с ЕГАИС и «Честным знаком»;
-
статистику по обороту и рентабельности.
-
Консультация: обсуждение требований и особенностей заведения.
-
Подбор оборудования под формат бара.
-
Установка ПО и интеграция с ЕГАИС/"Честным знаком".
-
Внесение справочника товаров и техкарт.
-
Подключение и настройка оборудования.
-
Инструктаж персонала.
-
Регистрация кассы в ФНС (перед запуском).
Обычно 1–2 дня. В этот срок входят:
-
предварительная регистрация кассы;
-
установка ПО на терминал;
-
подключение оборудования на месте;
-
настройка системы и тестирование.
Краткий чек‑лист по автоматизации бара:
-
Купить POS‑терминал.
-
Заключить договор с ОФД.
-
Зарегистрировать онлайн-кассу с фискальным накопителем в ФНС.
-
Установить сканер штрих‑кодов и денежный ящик.
-
Подключить принтер чеков или экран заказов (для кухни).
-
При необходимости приобрести ТСД или сканер для приёмки.
-
Установить и настроить учётную программу.
-
Скачать дополнительные приложения (например, для официантов).
-
Провести обучение персонала.
Предложим готовое решение под задачи вашего бизнеса!
в течение 20 минут
Итак, мы обещали список оборудования для автоматизации бара. Выше был подробный рассказ, здесь приведем краткий чек-лист:
→ Купить POS-терминал.
→ Зарегистрировать кассу с фискальным накопителем.
→ Заключить договор с ОФД.
→ Поставить на кассу 2D-сканер штрих-кодов и денежный ящик.
→ При наличии кухни подключить принтер чеков или экран заказов.
→ Для приемки купить терминал сбора данных или сканер.
→ Установить и заполнить программу для автоматизации.
→ При необходимости скачать другие приложения, например, мобильный блокнот для официантов.
→ Обучить персонал.
Автоматизация под ключ обычно занимает 1-2 дня. Предполагает предварительную регистрацию кассы и установку ПО на терминал. После доставки техники на объект инженер приступает к ее подключению и занимается настройкой системы.
Почитать по теме ресторанного бизнеса:
От редакции
Представительства АСЦ ПОРТ находятся в Красноярске. Занимаемся автоматизацией баров, кафе и ресторанов под ключ. Доставляем POS-терминалы, онлайн-кассы и другую технику для автоматизации общепита по Сибири и всей России.
В статье использованы фото, снятые PORT Production, и изображения с сайта freepik (bottles, beer-pub, bar, ; drink).
Подпишитесь на бизнес-портал PORT в соцсетях.
Новости, лайфхаки, полезный контент о бизнесе простыми словами:
Наши консультанты перезвонят в течение 20 минут и ответят на все интересующие Вас вопросы.
в течение 20 минут
Читайте также:
