Замена фискального накопителя в онлайн-кассе: причины, порядок действий и цены

Действующее законодательство регламентирует сроки и причины замены  фискальных накопителей. Ответственность за проведение этой процедуры согласно ст. 5 п. 2 54-ФЗ возложена на субъекты, использующие онлайн-кассы в своей деятельности. Несоблюдение норм закона влечет за собой штрафные санкции, поэтому, чтобы избежать неприятностей, следует разобраться в нюансах замены ФН. 

Расскажем о сроке действия фискального накопителя и возможных причинах замены. Ответим на вопрос, кто может ставить блок ФН, приведем пошаговый порядок действий, как правильно заменить его в онлайн-кассе, и назовём примерную стоимость. 

Статья была опубликована в декабре 2020 года. Тема по-прежнему актуальна, поэтому в августе 2023 года редакция PORT вернулась к материалу, чтобы проверить и обновить данные.

Содержание 

Что такое фискальный накопитель
Причины замены фискального накопителя
Срок замены и штрафы
Затраты
Порядок замены фискального накопителя
Как менять: самостоятельно или в сервисном центре

Что такое фискальный накопитель

В контрольно-кассовой технике используется запоминающее устройство, где хранится информация о проведенных финансовых операциях в зашифрованном виде, причём изменить её невозможно. Этот блок устанавливают в кассовый аппарат (фискальный регистратор, кнопочную кассу или смарт-терминал). Он и называется фискальным накопителем. 

ФН выполняет роль связующего звена между онлайн-кассой и Налоговой службой. Суть действий в том, что с ККТ через оператора фискальных данных необходимая информация передаётся в режиме онлайн непосредственно в ФНС.

Причины замены фискального накопителя

Истечение срока службы

Фискальный накопитель имеет определенный срок действия, он указан в сопроводительных документах к изделию. 

Какой ФН использовать, зависит от особенностей деятельности компании и режима налогообложения.

В блоге подробнее писали про выбор срока ФН.

Возможные варианты:

Прошивка современных ККТ предусматривает возможность оповещения пользователя об окончании срока использования ФН. Соответствующее уведомление появляется за два месяца до того, как накопитель пора заменять.

Исчерпан объем памяти

Накопитель использует микрочип с определенным объемом памяти, которую невозможно ни расширить, ни очистить. 

Кассовый аппарат контролирует уровень заполнения памяти ФН. Когда объем приблизится к критической отметке, появится соответствующее оповещение. Иногда достаточно просто обратить внимание на номер чека, чтобы оценить состояние памяти. 

Количество документов зависит от срока фискального накопителя:

• ФН на 15 месяцев рассчитан на хранение 200-220 тысяч документов.

• ФН на 36 месяцев имеет объем памяти, способный хранить до 500 тысяч чеков.

Читайте в блоге, как узнать срок действия фискального накопителя.

Есть вопросы по замене ФН?
Бесплатная консультация!

Просто оставьте заявку.

Заказать звонок

Я согласен с правилами обработки персональных данных

Ваша заявка принята

Наши консультанты перезвонят вам
в течение 20 минут

Блокировка кассы

Техника может быть заблокирована в следующих случаях:

В указанных ситуациях на чеке отсутствует фискальный реквизит, что делает отправку данных в Налоговую службу невозможным.

Обычно такие проблемы решаются проверкой связи и настроек кассы, а непосредственно замена блока нужна крайне редко. 

Поломка оборудования

Могут возникнуть неполадки технического характера, вызванные выходом из строя кассового аппарата, самого блока фискальной памяти или сбоем в программном обеспечении. Обычно касса выдаёт определённый код ошибки. 

Скорее всего понадобится полноценный ремонт, замена запчастей, а иногда приходится заменять фискальный накопитель, если проблема была в нем. В случае заводского брака новый ФН бесплатно выдаёт производитель. 

Следует помнить, что использование ККТ с неисправным ФН грозит штрафом.

Быстрее всего разобраться, что именно сломалось и каким образом это починить, смогут инженеры сервисного центра, где вы купили кассу или где заключили договор на техническое обслуживание. 

Мастера расшифруют ошибку, проведут осмотр и диагностику, после чего точно скажут, в чем причина поломки и во сколько обойдётся её исправление. 

Смена собственника

Фискальный накопитель может использовать только один налогоплательщик — тот, чей ИНН указан в настройках кассы. 

В случае передачи ККТ другому владельцу необходимо указать сведения о текущем пользователе. Внесенная в память информация не подлежит изменению, поэтому потребуется замена ФН, чтобы можно было обновить информацию о налогоплательщике. 

Заметим, что при передаче ККТ в обособленное подразделение организации ставить новый ФН не придётся, так как филиалы и головной офис имеют один ИНН. 

Ошибочно указаны реквизиты

При вводе реквизитов во время регистрации онлайн-кассы следует проявить максимальную внимательность, так как при малейшей ошибке накопитель не сможет работать, даже если только что купленный блок совсем не использовали. 

Придётся оплачивать ещё один ФН и фискализировать ККТ по новой.

Срок замены и штрафы

На замену отводится 30 дней, в течение которых касса может работать в автономном режиме. В этом случае на чеках отсутствует фискальный реквизит. Данные не передаются в ОФД, а как бы копятся в самом кассовом аппарате. 

Если налогоплательщик в указанный срок не поставил новый фискальный накопитель, то правонарушение попадает под статью 14.5 КоАП РФ «Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации либо неприменение <...> контрольно-кассовой техники». 

Штрафы могут быть такие:

для граждан: от 1500 до 2000 руб.,

для должностных лиц от 3000 до 4000 руб.,

для юридических лиц от 30000 до 40000 руб.

Таким образом, желательно заменить ФН до момента окончания срока его действия, чтобы было время в запасе на все сопутствующие процедуры и настройки.

Затраты на замену фискального накопителя

Цена блока ФН-М сроком на 15 месяцев 8400 руб, сроком на 36 месяцев 15400 руб. (стоимость актуальна на 08.2023).
Услуга замены ФН в АСЦ стоит порядка 2000 руб. на каждую единицу ККТ или можно бесплатно заменить накопитель своими силами.

Порядок замены фискального накопителя

Здесь мы подробнее расскажем про отдельные шаги, что будет наиболее актуально при самостоятельной замене. 

1. Закрытие архива

— Предварительно следует дождаться, когда все чеки будут сформированы и переданы в ОФД. Для этого нужно закрыть смену и убедиться, что количество переданных фискальных данных равно нулю.

— Только после этого переходят к закрытию архива (есть соответствующий пункт в меню онлайн-кассы). 

ККТ сформирует отчет, а его электронная версия будет отправлена в ОФД. 

Накопитель может быть извлечен только после подтверждения факта передачи отчета оператору о закрытии архива. Информация о получении отражается на экране.

2. Установка нового ФН

Конструкции ККТ отличаются друг от друга, поэтому перед установкой фискального модуля следует определить место расположения отсека. 

— Аппарат отключают от сети,  открывают крышку и извлекают старый ФН. 

— После чего устанавливают новый блок, а затем кассу снова подключают к электропитанию.

3. Перерегистрация ККТ

Для активации нового ФН необходимо выполнить перерегистрацию. 

— Заходят в соответствующий пункт меню кассы. При этом важно синхронизировать время с компьютером. 

— Далее выбирают причину перерегистрации (в данном случае она так и называется: «Замена ФН»). 

Помните, что крайне важно сразу правильно ввести все данные о ККТ.

— После этого нужно сохранить изменения и дождаться формирования отчета о фискализации. 

Если процедура выполнена верно, то в окне программы появится уведомление, что операция завершена успешно.

4. Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС

После замены ФН перерегистрация онлайн-кассы в Налоговой службе обязательна. Это делают при очном посещении подразделения ФНС или удаленно в личном кабинете на сайте nalog.ru. 

Важно не затягивать с выполнением необходимых действий, так как крайний срок перерегистрации — 1 сутки после замены фискального модуля. 

Для онлайн-процедуры на портале ФНС есть следующий алгоритм:

— После входа в личный кабинет заходят в раздел «Кассы» и находят рег.номер кассовой техники. После чего нужно перерегистрировать ее, выбрав соответствующую команду. 

— В появившемся окне указывают основание перерегистрации ККТ и  ОФД.

— На завершающем этапе подтверждают действие электронной подписью и в онлайн-режиме отправляют заявление в ФНС на рассмотрение.

Если в регистрационном номере кассового аппарата  нет ошибок, а также указана полная информации по реквизитам и отчетам, новая карточка будет готова в течение 5 рабочих дней.

5. Завершение процесса

— После обновления онлайн-кассы следует убедиться в наличии электронной карточки ККТ в личном кабинете, так как у Налоговой службы могут быть причины для отказа в перерегистрации (п. 17 ст. 4.2 54-ФЗ). 

В числе типичных ошибок, препятствующих завершению процесса: опечатки в введенных данных и неполный объем предоставленной информации. 

— Если электронная карточка получена, то нажимают «Карточка регистрации получена», а затем кликают поле «Завершить перерегистрацию». 

Этот момент важен, так как в противном случае ОФД не будет получать отчеты о работе кассы с новым ФН, что грозит штрафом — как в случае, если бы предприниматель своевременно не выполнил замену запоминающего устройства.

Как менять: самостоятельно или в сервисном центре

Согласно актуальным требованиям 54-ФЗ поменять фискальный накопитель сможет сам владелец, купив блок в авторизованном центре. 

Ни обращение в сервис-центр, ни заключение договора на техобслуживание кассы больше не является обязательным требованием при регистрации ККТ (как это было до 2016-2017 года). 

Однако для большинства компаний нет повода отказываться от обращения в АСЦ, и вот почему:

1. Активировать ФН нужно с первого раза без ошибок.

2. Для сохранения заводской гарантии важно, чтобы вскрывали корпус и проводили манипуляции только сотрудники официального сервисного центра конкретного бренда. 

Непосредственно замена блока ФН занимает не больше 15 минут, но есть и много сопутствующих процедур, которые потребуют времени и сосредоточенности на технических моментах.

Даже с несколькими кассами, а тем более при большом парке кассовой техники у владельца наверняка есть дела, более важные для развития бизнеса.

Поэтому ритейл-эксперты рекомендуют поручить все работы вашему сервисному центру, где покупали и / или обслуживаете ККТ. 

Примерный порядок действий (на примере нашего АСЦ)

После этого кассовая техника готова к работе.