Какое оборудование нужно для автоматизации торговли и учета: полный список

Современному магазину невозможно обойтись без оборудования и программного обеспечения. Они упрощают многие действия и повышают эффективность работы, позволяют получить контроль над сотрудниками, складскими остатками и всеми бизнес-процессами.

Расскажем, какое оборудование понадобится на кассе, в зоне фасовки, приемки и на складе, если вы решите автоматизировать учёт в своём розничном магазине.

Содержание

Что входит в стандартный набор оборудования для автоматизации
  — Кассовая зона
  — Зона фасовки и предпродажной подготовки товаров
  — Прием товаров и хранение на складе
Что ещё понадобится для автоматизации торговли

Что входит в стандартный набор оборудования для автоматизации

Это зависит от формата торговой точки. Сначала определяем зоны, требующие оптимизации процессов. У магазина обычно есть: 

А) кассовая зона, где товар продают,

Б) место подготовки к продаже типа фасовки и маркировки этикетками, 

В) приёмной зоны, где товар заводят в базу, и склада, где его хранят. 

Работа на кассе

Здесь важны качество и скорость обслуживания покупателей, а также сбор данных по продаже товаров, прибыли. Речь идёт о кассе и кассовой программе, сканере, весах — все это должно справляться с потоком покупателей. 

Не будем забывать про 54-ФЗ и актуальные требования к ККТ: онлайн-касса с фискальным накопителем должна  передавать сведения о торговых операциях через ОФД в ФНС.  

Фасовка 

Многие магазины торгуют товарами, которые удобно заранее нафасовать по пакетам и подложкам. Здесь на помощь придут фасовочные весы и / или весы с печатью этикетки (иногда даже весы самообслуживания), а в ряде случаев актуален будет принтер этикеток. Потом товары останется просто пробить на кассе. 

Приёмка и хранение на складе

Важно в удобном формате работать с приходом, отслеживать товарные остатки. Говоря об автоматизации складских процессов, обычно имеют в виду сканеры штрих-кода и терминалы сбора данных.

Программное обеспечение 

• Товароучетная программа с базой товаров — самый главный компонент любой системы автоматизации. Именно она становится «мозгом» товарного учёта в розничном магазине. 
• На кассовый аппарат ставят специальное кассовое ПО, которое отвечает за продажу товаров, сбор отчётности и передачу фискальных данных. 
• Если есть, например, терминал сбора данных, то он потребует отдельной программы, которая свяжет выгрузку информации из ТСД в товароучетную систему. 

На программах мы в этой статье останавливаться не будем, потому что наша задача — подробно пройтись по списку техники, актуальной при автоматизации розничного магазина. 

Кассовая зона

Возможны два варианта.

— Фискальный регистратор

Только печатает чеки. Не имеет своей клавиатуры, требует подключения к устройству с монитором (например, к сенсорному терминалу-моноблоку, компьютеру или пос-монитору). 

— Смарт-терминал

Популярное решение для малого и микробизнеса. Несмотря на компактный размер, это полноценная касса на базе планшета, что делает использование привычным и понятным любому пользователю. В одном корпусе вы получаете пос-компьютер с сенсорным экраном, фискальный накопитель и принтер чеков, обычно есть ещё достойная встроенная товароучетная программа.

Выбор ККТ зависит от того, насколько крупна торговая точка и какова ее пропускная способность: для фискального регистратора актуально смотреть на скорость печати, ресурс печатного механизма и удобство замены чековой ленты. 
У смарт-терминалов, помимо параметров печати встроенного ФР, имеет значение также размер экрана, наиболее подходящий под специфику торговли, и количество разъёмов для подключения дополнительных устройств типа сканера и банковского терминала.
В случае выездной торговли и курьерской доставки актуально также время автономной работы и способ передачи данных (сим-карта, Wi-Fi, локальная сеть).

Денежный ящик

Предназначен для безопасного и удобного хранения купюр и монет. От кражи и попадания воды деньги защищают металлический корпус и замок, открывающийся с ключа или по команде кассовой программы. 

При выборе чаще всего смотрят на габариты, чтобы ящик поместился в кассовую зону, на количество отсеков для монет и купюр, а также на возможность связи с кассовым ПО, если последнее важно для конкретной торговой точки. 

Банковский терминал (пин-пад) 

С его помощью принимают безналичную оплату с банковских карт и различных устройств с беспроводной технологией NFC, включая смартфоны. 

Обычно такой терминал имеет небольшой дисплей и цифровую клавиатуру. Есть и кассы со встроенным модулем приёма безналичных платежей.

Для работы нужно подключить в банке эквайринг и настроить связь с кассой.

Сканер штрих-кода

Сканером кассир считывает штрих-коды с этикеток товаров. Бывают модели ручные и стационарные (презентационные), проводные и беспроводные. 

Если в магазине есть система товарного учёта, без сканера точно не обойтись, поскольку это самый быстрый способ занести товар в базу и кассовую программу.  

Сканер также стал обязательным атрибутом всех кассовых зон в магазинах, торгующих маркированными товарами. Только двухмерный сканер распознает уникальные коды DataMatrix на сигаретах, одежде, лекарствах, молоке и многих других видах продукции, уже включённых в систему «Честный знак». 

Весы

Фасовочные показывают вес, торговые к тому же выводят стоимость за кг и конечную стоимость продукта. Первые, как правило, стоят в крупных магазинах самообслуживания, вторые в точках поменьше: специализированных магазинах типа рыбных и мясных лавок, островках в ТЦ и мини-маркетах формата «у дома». 
В случае с внедрением автоматизации весы должны не только измерять массу,  но и передавать итоговый вес в кассовую программу, а часто заодно в товароучётную систему.

Весы незаменимы там, где продаются весовые товары, например, мясо и рыба, овощи и фрукты, сыр и колбасные изделия, конфеты и печенье, орехи и сухофрукты. Как мы понимаем, весы актуальны для огромного числа представителей продуктовой розницы.

Зона фасовки и предпродажной подготовки товаров 

Здесь набор необходимой техники зависит от специфики торговли в конкретной компании. Так, продуктовому мини-маркету будут актуальны именно весы с печатью этикетки, а бутику с одеждой или обувью в связи с маркировкой стоит поставить принтер этикеток. 

Некоторым магазинам вообще нечего маркировать и взвешивать, так что они оснащают только кассовую зону и приёмку. А в микробизнесе иногда один смарт-терминал со сканером сочетает в себе функции всех рабочих зон. 

С его помощью вы можете нанести на этикетку любую нужную информацию: штриховой код, наименование, описание, состав, цену или артикул. Это позволит идентифицировать товары, оперативно пробивать их на кассе и быстрее проводить инвентаризации.

Прием товаров и хранение на складе

Удобен при большом ассортименте или обширном складе. Ускоряет и упрощает процессы инвентаризации, отгрузки, приемки товаров. Помогает при работе с ценниками и во время проверки остатков.

Что ещё понадобится для автоматизации торговли

Итак, с помощью разного оборудования удаётся организовать и упростить все основные процессы: продажу, учет, ценообразование, инвентаризацию. Поэтому важно подобрать модели, подходящие по характеристикам для конкретного магазина с его спецификой продукции, нагрузкой на кассу и склад.

В то же время понимаем, что автоматизация — это комплексная история, так что выбор техники будет хоть и важным, но только первым шагом.

Вторым этапом станет серия действий:

1. Подключить купленную технику на рабочих местах кассиров и товароведов: кассы, сканеры, весы и прочее из того, о чем подробно писали выше. 

2. Поставить нужные программы: на кассе обычно Фронтол или Штрих; товарный учёт — чаще всего 1С или решения Sigma, Эвотор; при необходимости доп.модули для весов с печатью этикеток, ПО на терминалы сбора данных, программы с шаблонами для принтера этикеток. 

3. Создать базу товаров (в начале именно это требует больше всего времени, если раньше базы не было вообще). 

4. Настроить слаженную работу торгового оборудования и товароучетной системы. 

5. После запуска научить персонал работать по новым правилам. 

По традиции ритейл-эксперты рекомендуют доверить сложные и времязатратные моменты профессионалам. 

Внедрением автоматизации, как правило, занимается команда менеджеров, инженеров и программистов. Они подбирают то, что подходит конкретной компании, берут на себя подключение, настройку и все, что ещё понадобится для хорошего быстрого запуска.  

—

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ при информационной поддержке Натальи Постолаки. 

Задавайте вопросы, касающиеся оборудования, автоматизации и сферы розничной торговли, в комментариях на сайте, в соцсетях или лично в офисах ПОРТ в Красноярске.