Как автоматизировать учёт в магазине: пошаговый алгоритм

Вы решились на автоматизацию магазина, но не знаете, с чего начать? Всё не так сложно, как кажется. В этой статье расскажем, как автоматизировать свой магазин шаг за шагом.

Содержание
Определяем цели
Определяем бюджет
Выбираем оборудование и программы
Подключаем и настраиваем
Обучаем сотрудников

Определяем цели

Чтобы автоматизировать торговую точку максимально эффективно, нужно отталкиваться от специфики бизнеса. Для каждого формата (магазин, супермаркет, торговая сеть) будет свое решение, которое зависит от ряда факторов. Насколько широкий ассортимент товаров, продаете ли вы акцизный и маркированный товар, какая проходимость у магазина, нужна ли программа лояльности, есть ли склад, какой документооборот, сколько рабочих мест (кассир, товаровед)?

Также важно понимать, какие данные вам нужны для анализа работы магазина: объемы выручки и прибыли, количество чеков в смену, средний чек, статистика возвратов, анализ складских остатков и др.

Перед тем, как выбирать оборудование и программы, ответьте на следующие вопросы:

• количество магазинов;

• какой клиентопоток;

• наличие и количество складов;

• общий товарооборот в неделю, месяц, год;

• число сотрудников, которые будут иметь доступ к программе одновременно;

• необходимые функции (документооборот, программы лояльности, дополнительное оборудование и т.п.)

Определяем бюджет

Бюджет на автоматизацию зависит от задач и масштабов бизнеса. Необходимо понять, сколько вы готовы выделить на оборудование, программное обеспечение и регулярное обслуживание системы. Определите для себя объективный минимум и максимум бюджета. 

Оптимальное решение можно выбрать в любом сегменте. В любом случае это будет вклад в развитие вашего бизнеса. 

Выбираем оборудование и программы

В зависимости от формата торговли вам понадобится разное электронное торговое оборудование. Обычно автоматизируют кассовую зону, место товароведа и склад. 

Стандартный набор 

включает кассу, пин-пад, денежный ящик, фискальный регистратор, сканер штрих-кодов, терминал сбора данных, весы, а также товароучетную и кассовую программы. Также может понадобится принтер этикеток и другое оборудование. 

Товароучетные программы

Мы советуем обратить внимание на продукты 1С. Они многофункциональны и удобны в использовании. Программы оптимизированы под специфику определенного бизнеса, поэтому требуют гораздо меньше времени на первоначальную настройку.

Для малого и микробизнеса чаще всего программное обеспечение не требуется, достаточно вшитой программы в смарт-терминал. Тем, у кого больше процессов, шире ассортимент и есть необходимость ведения документооборота, нужно выбрать товароучетную программу. 

Кассовые программы

При высоком клиентопотоке на кассе необходима понятная программа, которая позволит обслуживать покупателей быстро и просто. 

Если у вас POS-система, а не смарт-терминал, то понадобится программное обеспечение для работы кассира. Для этих задач подойдет Frontol 6. Эта программа используется для автоматизации рабочего места кассира предприятий розничной торговли и общественного питания любых форматов и размеров. Frontol 6 интегрируется со многими товароучетными системами, включая 1С.

Также для полноценной работы необходимо будет зарегистрировать ККМ по 54-ФЗ на сайте ФНС России, заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) на 36 месяцев и договор на техническую поддержку на 12 месяцев. Всё это можно сделать в авторизованном сервисном центре.

Подключаем и настраиваем

Подключить технику, настроить слаженную работу с товароучетной программой можно за 1 день. Для этого понадобится электросеть и интернет. Настройку и отладку стоит доверить профессионалам. Они установят онлайн-кассу и подключат всё подготовленное оборудование, установят программы на все необходимые устройства. Чтобы загрузить в базу данные о товарах, товароведу на первом этапе может понадобится от нескольких часов до нескольких дней.

Обучаем сотрудников

Чтобы обеспечить эффективную торговлю и функционирование системы без ошибок, необходимо научить персонал пользоваться новым оборудованием и программой. В некоторых случаях понадобится провести полное обучение на специальных курсах: от этого напрямую зависит скорость работы с товарами, ценами и отчетами.

Вот и все основные шаги на пути к автоматизации вашего магазина. Теперь вы сможете вести свой бизнес более эффективно и оценить все преимущества автоматизации.