IT-аудит за 10 минут: советы системного администратора для бизнеса

Работа с почтой, сайтом, CRM и оплатами давно стала рутиной в компаниях. Но именно в тот момент, когда руководитель к этой рутине привыкает...

слетает автозаполнение паролей / сайт падает / вирус съедает базу / серверную затапливает / телефон с уведомлениями теряется / айтишник внезапно исчезает и так далее

Мы как IT-специалисты понимаем, что эти проблемы может решить даже рядовой сотрудник. Для этого команда PORT собрала 5 чек-листов, которые помогут провести быстрый аудит и сделать понятную памятку для сотрудников.

Содержание:
1. Список системных адресов и доступов
2. Защита доступов
3. Резервные копии
4. Цифровая безопасность
5. Уведомления о проблемах
Итоговый тест для бизнеса

1. Список системных адресов и доступов

Для начала соберем все сервисы, которыми компания пользуется для получения заказов, общения с клиентами, хранения данных и оплат.

Сохраните ссылку на вход в систему, пароли для входа и договоры обслуживания для:

доменов, хостингов, сайта;

рабочих почт;

CRM;

учетной системы;

торгового оборудования и касс;

облачных хранилищ / сервера;

интернет-провайдера;

телефонии.

Советы IT-специалиста: не рассчитывайте на свою память. Доступы должны быть оформлены так, чтобы с проблемой мог справиться любой ответственный сотрудник. Особенно важно хранить пароли систематизированно.

История из офисной жизни:
Александр набрал команду и занимается консалтингом. Сотрудники жаловались на медленный интернет, поэтому он решил установить в офисе более мощный роутер. Подобран идеальный вариант, устройство подключено, но не работает.
Оказалось, мало знать пароль от Wi-Fi. Для настройки пришлось разыскивать логин провайдера, договор, узнавать тип подключения. Более того, после смены роутера пропал доступ к принтерам, а 1С перестала видеть базу. Простая задача превратилась в квест.

2. Защита доступов

Для каждого сервиса зафиксируйте:

кто является владельцем аккаунта
есть ли назначенный администратор с правом менять настройки
где хранятся логины и пароли

Когда доступы хранятся системно, компания спокойно переживает отпуска и увольнения сотрудников, поломки техники и смену подрядчиков.

Случай из нашей практики:
Сергей строит коттеджи. В начале года он решил запустить сайт и делегировал задачу специалисту с Авито, но доступы не запросил. Долгое время это не казалось важным, пока не истёк срок действия домена. Тогда выяснилось, что владелец бизнеса не знает, где находится панель управления сайтом, как продлить домен и оплатить хостинг. Связаться с исполнителем не удалось. Сайт приносил клиентов, но после заморозки поток заявок остановился, и бизнес начал терять деньги. Чтобы восстановить работу, пришлось срочно подключать специалистов.

3. Резервные копии

Предприниматели следят за сохранностью товара, стабильной работой касс и компьютеров. Но информация не менее ценна: о её хранении стоит позаботиться заранее. Резервное копирование может казаться скучным, но бэкап спасает при поломке техники или вирусной атаке.

История из жизни:
Мария, офис которой находился в подвальном помещении, однажды утром обнаружила в кабинете потоп. Вода залила компьютер администратора и её рабочий ноутбук. Жёсткие диски вышли из строя, и вместе с ними исчезли данные бухгалтерского учёта, основные документы компании, фотоархив и часть клиентской базы, которую вели не в CRM, а в таблицах. Восстановить большинство данных просто не удалось.

Какие копии необходимо обновлять постоянно:

база 1С или другая учётная система;
CRM;
документы;
сайт;
значимые файлы компании.

Советы IT-специалиста:

→ Храните бэкап не на рабочем компьютере, а обособленно: на отдельном жестком диске или в облаке. Так поломка или вирус не смогут уничтожить базы.

→ Делайте тестовое восстановление. После каждого копирования проверьте, что данные можно вернуть без ошибок и они читаются нормально.

→ Не бойтесь доверить создание копий IT-специалистам. Это поможет сэкономить время для других важных задач.

Нужна помощь системного администратора?

Оставьте заявку на консультацию, чтобы разработать план действий.

Ваша заявка принята

Наши консультанты перезвонят вам
в течение 20 минут

4. Цифровая безопасность

Мошенники часто пишут от имени коллег и подрядчиков: «срочно переведи деньги», «у нас новый счёт», «зайди по ссылке». Чтобы не потерять доступы и деньги, придерживайтесь базовых правил:

✔ Включите двухфакторную аутентификацию в почте и мессенджерах.

✔ Подтверждайте переводы и смену реквизитов звонком, а не сообщением.

✖ Не храните пароли в переписке.

✖ Не используйте один и тот же пароль в разных системах.

✖ Не открывайте подозрительные ссылки и вложения, особенно неизвестные архивы.

5. Уведомления о проблемах

Важно узнавать о сбоях до того, как о них сообщат клиенты. Для этого не нужны сложные системы. Хватит уведомлений на случай если:
— сайт не открывается;
— пропал интернет;
— заканчивается место на компьютере или сервере;
— бэкап не сработал.

За своевременное информирование об этих проблемах отвечает мониторинг инфраструктуры. Он показывает текущее состояние сервисов и оборудования и сообщает об отклонениях сразу, чтобы вы могли вмешаться до того, как проблема затронет клиентов.

История из жизни:
У Ольги свой небольшой магазин, и для его развития она решила настроить интернет-рекламу. Но спустя несколько дней после запуска новые клиенты перестали переходить. Ольга долго пыталась разобраться в настройках рекламного кабинета, но проблема была в другом: закончился срок оплаты домена, и реклама вела на пустую страницу в интернете.

Итоговый тест для бизнеса

Оцените вашу IT-инфраструктуру	да / нет
Доступы и безопасность
У меня есть один файл или лист, где записаны домен / хостинг / почта / CRM, кто админ	1 / 0
В почте и основных сервисах включена двухфакторная защита (дополнительная проверка кодом)	1 / 0
Пароли не лежат в чате или общем доступе	1 / 0
У каждого сотрудника свой пароль, а не «один на всех»	1 / 0
Резервные копии
Копии лежат в двух местах (например, облако + внешний диск)	1 / 0
Я реально пробовал восстановить файл / базу за последние 3 месяца	1 / 0
Резервные копии делаются автоматически по расписанию	1 / 0
Порядок и ответственность
Я знаю, кто получает сообщение в случае сбоев	1 / 0
При увольнении сотрудника я понимаю, какие доступы надо отключить	1 / 0
Есть контакты провайдера / подрядчиков	1 / 0