ЭДО при маркировке обуви: нужно ли и как организовать

С 1 июля 2020 года оборот немаркированной обуви в России запрещен. Каждая пара должна иметь уникальный код DataMatrix, а продавцы обязаны передавать сведения о продаже товаров в систему Честный Знак. 

Разбираемся, как с этого момента устроен оборот продукции, отвечаем на частый вопрос — нужен ли рознице электронный документооборот, чтобы вести торговлю. В финале вас ждут пошаговые инструкции по внедрению маркировки и переходу на ЭДО. 

Содержание
Что такое электронный документооборот
Суть системы маркировки 
Нужен ли ЭДО для торговли маркированными товарами
Как начать работу в системе маркировки обуви
Порядок перехода на ЭДО

Что такое электронный документооборот

ЭДО — обмен документами в электронном виде. Они подписываются электронной подписью и имеют полную юридическую силу наравне с бумажными. 

Компании или ИП нужно иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП) и подключиться к одному из операторов ЭДО. 

Платить предстоит только за отправленные документы, причём чем их больше, тем дешевле будет стоить каждый. 

Обмениваться можно всем, что обычно нужно бизнесу:

• договорами;
• письмами;
• актами и счет-фактурами; 
• приказами;
• другими формами.

Процесс обмена происходит через систему оператора ЭДО. Все очень просто: отправитель создает документ, ставит свою электронную подпись и отправляет контрагенту. Если необходимо, адресат тоже ставит в документе свою подпись.

ЭДО гораздо удобнее “бумаги” как минимум по двум причинам:
1) не придётся тратить много времени на подписание документов, а потом долго ждать, пока почта дойдет до партнеров;
2) потерять важные договоры тоже невозможно — актуальные версии всегда хранятся в системе, а найти их можно за несколько секунд.

Суть системы маркировки

Маркировать обувь должен производитель или импортер, если товар ввозится в Россию из-за границы. Для этого он запрашивает для каждой единицы продукции уникальный код у оператора системы Честный Знак — Центра развития перспективных технологий (ЦРПТ). Для остатков коды по упрощенной схеме запрашивают продавцы.

После присвоения кодов вплоть до продажи конечному потребителю любые операции с товаром отражаются в системе маркировки. 

Для этого все компании — не важно оптовые или розничные, большие или маленькие — при приёмке и реализации сканируют коды DataMatrix и отправляют информацию в Честный знак по интернету. 

После того как в магазине обувь приобретает покупатель, конкретная пара считается выбывшей из оборота. 

Нужно ли переходить на ЭДО для торговли маркированными товарами

Да, теперь это обязательное условие. 

Обязательное применение электронного документооборота при действиях с маркированными товарами ввели с 01.07.2020 года. 

Все операции с маркированной продукцией сопровождаются электронными универсальными передаточными документами (УПД). Бумажных накладных больше не будет. 

Приемка товара должна теперь выглядеть так:

1. Получение товара от поставщика. В УПД в отношении каждой единицы товара указан код маркировки, который уже зарегистрирован в системе Честный знак. Коды идентификации разрешено агрегировать в транспортную упаковку. 

2. Получатель считывает коды маркировки 2D-сканером. Если все верно, то можно принимать товар. Если нет, то поставщик должен переделать УПД. 

3. С момента передачи товара сведения о новом собственнике отражаются в системе маркировки.

Как начать работу в системе маркировки обуви

Зарегистрироваться в системе Честный знак

Завести личный кабинет на сайте и указать основные данные о компании.

Поставить оборудование, необходимое для работы с маркированными товарами

Как минимум нужны 2D-сканеры, которые умеют считывать двухмерный DataMatrix код, и онлайн-касса. 
Часто на складе при большом объёме поставок удобнее иметь терминал сбора данных. При небольшом справится и хороший двухмерный сканер. 
Чтобы маркировать остатки и в случае возврата снова вводить обувь в оборот, пригодится принтер этикеток.

Установить и обновить необходимое ПО

Кассовая программа и товароучетная система должны поддерживать работу с номенклатурой, уверенно распознавать штрих-коды и отправлять информацию в систему прослеживаемости.

Зарегистрировать онлайн-кассу и оформить договор с ОФД

Так владелец бизнеса сможет продавать товары в соответствии с актуальными требованиями 54-ФЗ и будет своевременно передавать фискальные данные в ФНС и Честный знак.

Перейти на ЭДО

Суть в том, чтобы подключиться к одному из Операторов электронного документооборота, а затем выслать приглашения контрагентам.

Порядок подключения к ЭДО

1. В первую очередь нужно получить усиленную квалифицированную цифровую подпись (если таковой ещё нет)

С помощью КЭП будут подписываться электронные УПД после приемки товара на складе. В дальнейшем ее предстоит продлевать каждый год.

2. Заключить договор с одним из операторов ЭДО, подключенных к системе Честный знак

В настоящее время (на момент написания статьи — август 2020 года) работать с маркированными товарами могут 16 операторов ЭДО. С мотрите полный список на сайте ФНС.

3. Договориться со своими поставщиками о переходе на электронный документооборот

Даже если у ваших партнеров другой оператор ЭДО, это не станет проблемой — большинство из них совместимы друг с другом, для этого разработаны специальные сервисы.

Чаще всего новый порядок работы фиксируют в доп.соглашениях к основным договорам. 

4. Финальным шагом станет обучить сотрудников основам работы в системе

Стоит показать, как отправлять контрагентам документы, как принимать или отклонять их. Обычно устраивают общее обучение и для каждого рабочего места готовят короткие инструкции.

—

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ при информационной поддержке Романа Стрункина. 

Если вам нужна помощь при внедрении маркировки или переходе на ЭДО, ответим на все вопросы. Пишите в комментариях к материалу и в соцсетях, приезжайте на консультации в наши офисы. 

Специалисты АСЦ ПОРТ возьмут на себя регистрацию на нужных площадках, подберут подходящее оборудование, при необходимости займутся настройками техники и проведут базовый инструктаж для сотрудников. 

Работаем в Красноярске и Красноярском крае, доставляем заказы по Сибири и в любую точку России.