Автоматизация торговли. Быть или не быть – вот в чем вопрос

Внесение изменений в 54 ФЗ ускорило процесс автоматизации торговли. Все представители ритейла в той или иной степени стали участниками технологических преобразований. Они были вынуждены модернизировать свои старые кассы или купить новые. Но на этом движение в сторону автоматизации не закончилось. Кто-то понял преимущества нововведений и поспешил обзавестись умными «помощниками», а кто-то притаился в надежде отлежаться. Авось, пронесет. Опаска последних понятна. Для внедрения автоматизации нужны деньги. А что она даст предпринимателю? Нужна ли среднему и малому бизнесу? За какое время вложения окупятся? В общем вопросов много... Будем вместе искать ответы.

Автоматизация торговли — дело тонкое

Реализация этой задачи требует комплексного подхода. Цель работы — оптимизировать все бизнес-процессы предприятия и улучшить качество обслуживания покупателей. Чтобы достичь желаемого результата, нужно внедрить современное оборудование, установить программное обеспечение и обучить персонал работе в новой системе.

Какие преимущества дает автоматизация

Первые бонусы от внедрения автоматизации — это уход от пересорта, быстрый учет товара, оперативная инвентаризация, сокращение очередей. Остановимся на некоторых моментах поподробнее.

Сложное становится простым

Автоматизация помогает существенно упростить ряд процессов, а значит, сэкономить время и деньги. Обратите внимание, как меняется перечень обязанностей тех или иных сотрудников торгового предприятия:

• Кассиру теперь достаточно отсканировать товары и проверить купюры. Цена товара, размер скидки, вес продукта и его стоимость определяется автоматически. Работа кассира сводится к простым действиям, а скорость обслуживания растет.

• Сотруднику склада не за чем запоминать, где что лежит. С помощью программы штрихкодирования ведется строгий учет местоположения всех товаров. Нужен халат с перламутровыми пуговицами? Минуточку! Сейчас найдем его «адрес»!

• Товаровед по нажатию одной кнопки может получить запрашиваемые данные. Экономится время на выискивание нужной информации и ее аналитики. Прием товаров упрощается: идет сканирование или наклеивание штрих-кодов на продукцию, система сама ведет учет и анализирует.

• Бухгалтера не тратят силы на сведение цифр, итоговых сумм, ведь почти все программы торгового зала интегрируются с бухгалтерскими. Отчеты формируются автоматически.

• Сотрудники отдела логистики видят актуальные сведения по графику поставок.

Расходы сокращаются, прибыль растет

Сам по себе запуск автоматизированных систем торговли существенно снижает расходы по таким статьям:

1. Ведение бумажного документооборота.

2. Фонд оплаты труда. Так как система самостоятельно выполняет множество операций, у сотрудников появляется много свободного времени (около 30-40%). Им можно поручить выполнений новых задач или сократить численность штата.

3. Закупки так называемых товаров-аутсайдеров. Блокируются необоснованные траты, планируется график эффективных закупок с упором на пользующуюся популярностью продукцию.

Перечисленные факторы способствуют росту прибыли. Кроме того, на доходы компании оказывают влияние косвенные обстоятельства. Например, оперативное обслуживание на кассе ведет к уменьшению очередей. Значит, покупатели будут чаще приходить к вам, а продажи — расти. Акции и бонусные программы привлекают новых посетителей, повышают уровень лояльности старых клиентов. Тонкая настройка таких моментов отражается в автоматизированной системе.

Количество ошибок уменьшается

Внедрение автоматизации сводит на нет влияние человеческого фактора. Исключается возможность неправильного расчета итоговой суммы покупки, ошибок при приеме или отпуске продукции.

Руководство компании контролирует все процессы

Директор и собственник предприятия оперативно получают информацию о количестве продаж, итоговой сумме выручки, позициям, которые пользуются спросом. Автоматизация дает возможность получить свежую аналитику и помогает своевременно скорректировать бизнес-стратегию, принимая во внимание новые обстоятельства.

Автоматизация способна на «отлично» решить следующие задачи:

— Организовать систему учета и контроля в компании.

— Быстро подготовить сводные отчеты за необходимый период.

— Увеличить эффективность работы сотрудников за счет освобождения их от рутинной работы.

— Минимизировать влияние человеческого фактора на основные процессы бизнеса.

— Повысить уровень обслуживания покупателей.

Автоматизация — для торговых объектов любого масштаба

Для каждого формата бизнеса (супермаркет, небольшой магазин, бутик, торговая сеть) найдется свое автоматизированное решение. Здесь нет единственно правильного варианта. Все зависит от специфики торгового предприятия.

В качестве примера возьмем супермаркет. Обычно средняя площадь этого объекта составляет 1000–1500 м².

Индивидуальные особенности такой торговой точки:

• Большая проходимость и, как следствие, высокая нагрузка на кассиров.

• Наличие собственных складских помещений.

• Широкий ассортимент товаров (12–15 тысяч наименований).

С какими проблемами сталкивается этот бизнес? Сложная система учета, трудоемкий процесс приемки товара, переполненные стеллажи неходовых позиций. Кроме того, длинные очереди, недовольство покупателей...

Чтобы все работало, как часы, необходимо внедрить минимальный набор оборудования и программного обеспечения для супермаркета:

1. От 1 до 5 рабочих мест кассира на каждый зал.

2. Рабочее место товароведа (ПК с установленным на него ПО 1С, сканнером штрих-кодов и термопринтером этикеток).

3. Электронные весы в зал или на кассу.

Как это работает? Товаровед принимает продукцию от поставщика: заносит все позиции в базу, устанавливает стоимость, чтобы на кассе она высвечивалась автоматически, при необходимости печатает штрих-коды на принтере этикеток, маркирует часть товара. Покупатели супермаркета самостоятельно выбирают необходимые товары, в том числе весовые. Кассир сканирует содержимое корзины покупателя, проводит операцию оплаты и выдает чек.

Каких результатов мы достигаем?

— Увеличиваем скорость обслуживания.

— Используем различные системы скидок (настраивается автоматически).

— Налаживаем взаимодействие всех элементов торговой цепочки (поставка, приемка товара, выкладка, продажа, учет).

— Ускоряем процесс инвентаризации.

— Получаем подробные аналитические отчеты.

Оборудование и ПО для автоматизации торговли

Автоматизацию торгового объекта можно разделить на два больших блока:

1. Front-office отвечает за взаимодействие кассира и покупателя.

2. Back-office тонко настраивает процессы внутреннего менеджмента (учет товара, поставки, инвентаризация, отчетность, аналитика).

В зависимости от приоритетов и этапов автоматизации руководство компании может принять решение о внедрении оборудования и программного обеспечения обоих блоков или одного из них.

Автоматизация Front-office

Какой программно-аппаратный комплекс работает «на передовой»? В торговом зале находится место кассира, электронные весы с печатью термоэтикеток и сканер цен.

Рабочее место кассира — это...

Автоматизация Back-office

Для небольшого бизнеса — это рабочие места для товароведа и руководителя. Крупный торговый объект предполагает расширенную комплектацию: может добавиться рабочее место логиста, приходника, менеджера и пр.

Какое оборудование устанавливается?

Программное решение подбирается с учетом масштабов бизнеса, структуры штата, поставленных задач и иных условий. Среди вариантов ПО стоит выделить программы Frontol, 1С, Штрих М.

Срок окупаемости вложений

Некорректно оценивать автоматизацию понятиями «дорого» и «дешево», ведь это вложение денег с целью снижения потерь и увеличения прибыли. И все же... Когда проект выйдет на самоокупаемость? У одних — через 8-9 месяцев, у других — через 3 года. Многое зависит от масштаба вложений, бизнес-стратегии, оборота компании и иных обстоятельств. В среднем, автоматизация окупается через 1,5 года с момента ее внедрения. Выбор — за вами.