Автоматизация магазина

Подводные камни и советы по подбору и установке оборудования

Сегодня мы поговорим об автоматизации магазина, ее этапах и сложностях. На наши вопросы отвечает Михаил Фирсов, специалист компании ПОРТ в Красноярске.

Предыстория

— Расскажите, с какой проблемой к вам приходят чаще всего?

— Как правило, к нам обращаются владельцы розничных магазинов. Ситуация обычно такая: торговля приносит прибыль, хоть и небольшую, магазин удачно расположен, но на кассах скапливаются очереди, покупателям не нравится, что о товаре нужно спрашивать у продавца, а к самим товарам нет свободного доступа. Персонал говорит, что учет товара и инвентаризации занимают много времени.

4 довода в пользу автоматизации

— Назовите основные причины, почему необходимо провести автоматизацию магазина.

— Когда руководитель принимает решение автоматизировать свой магазин, он преследует такие цели: сократить время обслуживания покупателей, организовать учет товаров в магазине и облегчить проведение инвентаризаций.

И автоматизация помогает их достичь:

1. увеличивая пропускную способность магазина, вы повышаете прибыль;
2. инвентаризации становятся проще для сотрудников, занимают в разы меньше времени;
3. в организации товароучета появляется много возможностей, например, автоматическое списание товара при продаже, ценообразование, работа с ценниками и штрих-кодами товара, проведение аналитики по движению товаров и денежных средств.

И еще одна из причин внедрить автоматизацию:

4. фиксация деятельности кассиров снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором, почти полностью исключает риск обсчета покупателей и воровства.

— Что обычно пугает владельцев? Есть ли у этих «страхов» основания, или они скорее от недостатка информации?

— В основном их пугает стоимость проекта и сложность внедрения. Это объективные факторы, тем более для тех, кто делает это на стадии старта своего бизнеса. Что касается стоимости — затраты на автоматизацию окупаются быстро: бизнес-процессы становятся гораздо удобнее, прибыль магазина растет (особенно по сравнению с магазинами, работающими «по старинке»). Техническая сторона вопроса не должна пугать владельцев: всё это мы берем на себя.

Этапы автоматизации

— Как проходит автоматизация. К чему готовиться руководителям бизнеса?

— Весь процесс можно условно разделить на 3 этапа: 

проектирование, установка и подключение оборудования с ПО, обучение персонала. Первое, что необходимо сделать владельцу бизнеса, это определится: что он хочет получить на выходе при реализации проекта. На основе задач и исходных условий мы «собираем» систему — подбираем необходимое оборудование, программное обеспечение. После этого руководителю остается закупить выбранную технику и ПО, все остальное делают наши специалисты. Они готовят рабочие места операторов и кассиров, ставят локальную сеть, подключают оборудование с установленным ПО, запускают и отлаживают работу системы. Обучение персонала происходит после запуска системы.

Проектирование системы автоматизации

— Какую информацию потребуется предоставить, чтобы грамотно «собрать» такую систему?

— Чтобы подобрать подходящее оборудование, программное обеспечение, рассчитать стоимость системы, специалистам нужно будет знать:

• какая в магазине выкладка (открытая («самообслуживание») или прилавок);
• сколько кассовых мест, мест приемки товара;
• какое есть или будет оборудование для фасовки продукции и самообслуживания покупателей (например, весы с печатью термоэтикеток, прайс-чекеры);
• есть/планируются ли программы лояльности (то есть скидки на товары, услуги).

На начальном этапе мы с клиентами обговариваем все эти моменты, помогаем определиться с функционалом системы, рассчитываем цену всего проекта. Дальше владельцам бизнеса можно не переживать, остальную часть работы по внедрению, настройке программного обеспечения и оборудования выполняют наши специалисты.

— Какие есть подводные камни на этапе проектирования?

— Основную информацию мы получаем на этапе консультирования, где выясняем основные критерии проекта и учитываем все пожелания клиента. Самое главное — это озвучить свое видение проекта, высказать все пожелания и предоставить точную информацию о магазине. Так мы сможем собрать систему автоматизацию, максимально подходящую конкретному магазину, а если какие-то идеи реализовать не получается, предложить альтернативу.

Выбор оборудования

— Какое оборудование потребуется для автоматизации магазина.

— Есть основной, если можно так выразится, список оборудования для автоматизации торговли.

На месте товароведа (оператора) — его еще называют Back Office — обычно нужны:

А) Компьютер (тех. характеристики зависят от функционала системы). На него устанавливают товароучетное ПО, к нему подключают другие ПК системы.

Б) Сканер штрих кода. С его помощью товары заносят в базу по штрих-кодам.

В) Термопринтер этикеток. Печатает термоэтикетки с информацией о товаре.

Г) Терминал сбора данных (ТСД). Его используют для проведения инвентаризаций.

Д) Лазерный принтер. Печатает документы, ценники в торговый зал.

В кассовой зоне (Front Office) требуются:

А) Компьютер с установленным кассовым ПО.

Б) Сканер штрих-кода. Быстро находит товар в базе по штрих-коду и передает данные кассе.

В) Денежный ящик.

Г) Детектор валют. Проверяет деньги на подлинность.

Д) Фискальный регистратор или чекопечатающая машина. Предоставляют покупателю чек.

Для кассовых зон существуют готовые решения — POS-системы. Они выполнены в эргономичном, стильном корпусе, имеют все необходимые устройства и ПО для осуществления торговых операций.

Подбор и покупка программного обеспечения

— На что обратить внимание при подборе и покупке ПО?

— Программное обеспечение (ПО) — важная часть системы. Оно связывает все узлы системы и определяет ее функционал в целом. Без него «железо» остаётся лишь «железом», поэтому подбору ПО мы уделяем особое внимание.

На компьютер оператора и кассира устанавливается «своё» программное обеспечение, необходимое для решения поставленный задач. В настоящее время их множество, мы работаем с ПО фирм 1С, АТОЛ, Штрих-М.

Установка оборудования и настройка ПО

— Сколько времени займет запуск системы?

— Установка программ, подключение оборудования, настройка системы «в чистом виде» занимает примерно 1 день независимо от формата и размера магазина. Реальные сроки автоматизации чуть дольше.

Основной объем работ — это первоначальное занесение номенклатуры в базу оператором, заполнение характеристик и цен. Сколько потребуется времени, будет зависеть от скорости работы операторов и количества данных.

На время запуска сильно влияет еще один момент: в уже работающем магазине автоматизация займет гораздо больше времени. Почему? Судите сами: инженер не просто подключает технику, но еще и тестирует ее, проверяет слаженную работу всего комплекса (например, кассы, принтера документов, сканера штрих-кода, встроенных весов). Делать это становится в разы сложнее, когда всё время вокруг ходят люди, да еще и места в зоне установки мало. Мы уже говорили, что больше всего времени уходит на формирование базы данных. Процесс сильно растягивается, если оператор при этом вынужден постоянно отвлекаться — на приемку товара или печать ценников для сотрудников.

— Что потребуется от владельца и сотрудников магазина,  а что делают специалисты торгово-сервисного центра, которые занимаются автоматизацией?

— Владельцу нужно будет только согласовать и оплатить проект, всё остальное мы берем на себя: это работы по установке, настройке программного обеспечения и оборудования, а также обучение персонала. Более того, мы готовы оказывать техническую и программную поддержку после запуска.

— Как скоро придется обновлять ПО, оборудование?

— Если вы не захотите увеличить количество кассовых зон или добавить что-то еще, то новое оборудование не потребуется еще долго. Мы поставим новую технику, на всю действует гарантия производителя, минимум 1 год. Компания ПОРТ — официальный дистрибьютор и сервисный центр большинства именитых компаний, выпускающих оборудование для торговли, поэтому оперативно сможем всё отремонтировать и настроить.

Не все программное обеспечение требует обновления, но если оно потребуется, его выполнят специалисты сервисного центра. Стоимость будет зависеть от конфигурации ПО.

Обучение персонала

— Расскажите об этом этапе. Кто этим занимается?

— Когда наши сотрудники поставят и настроят оборудование, они ответят на все вопросы, которые возникнут у товароведа и продавцов. Мы присутствуем при старте проекта. Даже если человек никогда не занимался товароучетом, покажем все основные моменты, но в автоматизированном магазине лучше иметь квалифицированных специалистов. Согласитесь, дешевле, надежнее и спокойнее, если с системой работает обученный персонал.

Еще важный момент: в нашем торгово-сервисном центре мы не обучаем, что называется, от «А» до «Я», для этого есть специализированные курсы. Обычно это и не требуется: в основном в магазинах работают продавцы, операторы, товароведы, которые знают основы.

Поддержка и сервис

— Какие обязательства берет на себя торгово-сервисный центр, выполнявший работы по автоматизации магазина? Что компания обязана сделать?

— Как я уже говорил, мы устанавливаем программное обеспечение, подключаем и настраиваем торговое оборудование на месте, участвуем на стадии реализации в обучении персонала, присутствуем при запуске проекта. Если есть необходимость, мы готовы взять ваш бизнес на сопровождение: как техническое, так и программное.

— Какие проблемы могут возникнуть через несколько месяцев, год?

— Проблемы периодически возникают у всех, этого не нужно бояться. Они могут быть связаны как с оборудованием, все-таки нет ничего вечного, так и с человеческим фактором. Мы стараемся решать их оперативно и без потерь для вашего бизнеса, для это у нас есть вся необходимая материально-техническая и информационная база.

Стоимость автоматизации магазина

— Из чего складывается цена автоматизации?

— Стоимость автоматизации складывается из: а) стоимости самих оборудования и программного обеспечения, б) стоимости работ по их установке, настройке, подключению.

Перечень торгового оборудования и ПО очень велик, их цена зависит, во многом, от функциональных возможностей, поэтому однозначно назвать цену автоматизации без привязки к конкретному проекту нельзя. Мы рассчитаем точную стоимость, когда начнем работать над проектом и определимся, какая техника и какое программное обеспечение нам потребуются.

— Михаил, спасибо за подробные ответы. Надеемся, что наша с вами беседа поможет владельцам бизнеса разобраться с тонкостями процесса автоматизации розничного магазина и, в конечном счете, увеличить прибыль. Возможно, вы хотите что-то пожелать нашим читателям.

— Бизнес переживает эпоху перемен, и современные технологии помогут вам вести ваш бизнес, сделают его более конкурентоспособным и, соответственно, более прибыльным. Желаю процветания вам и вашему бизнесу.

Интервью подготовила Е. Федотова при участии сотрудников авторизованного сервисного центра ПОРТ в Красноярске.

Если у вас есть, что добавить по теме, не стесняйтесь.