Нужна ли при использовании онлайн-кассы кассовая книга + правила ведения КК в 2021 году
В каких случаях кассовая книга остаётся обязательным документом, а когда от неё можно отказаться? Как работать при наличии онлайн-кассы? Как правильно вести КК, кто за этим следит и чем грозят нарушения?
Эти вопросы далеко не праздные для большинства предпринимателей, ведь кассовая книга — это основной документ, в котором ведется финансовый учет.
Если очень коротко, то ответ такой:
- Юридические лица обязаны вести кассовую книгу. Никаких исключений. Не важно, есть при этом онлайн-касса или нет.
Индивидуальные предприниматели могут не заполнять кассовую книгу. От этой необходимости они законодательно освобождены, но в любом случае должны вести учет своих расходов и доходов. Могут сами принять решение о ведении КК.
У такого вида отчётности есть свои правила, им нужно строго следовать.
А теперь обо всем по порядку.
Содержание
Что такое кассовая книга?
Кто должен ее вести и зачем?
Нужно ли вести кассовую книгу, если используется онлайн-касса?
Правила ведения
Как следует заполнять кассовую книгу?
Два способа заполнения: вручную или в электронном виде
Требования к хранению
Кто и как контролирует ведение кассовой книги
Санкции при ошибках, касающихся КК
Итоги
Что такое кассовая книга?
Кассовая книга (КК) — документ, в котором фиксируется движение денежных средств в точной последовательности согласно первичным документам. После совершения каждой операции ее обязательно необходимо зарегистрировать.
Основанием для создания приходных и расходных ордеров служат различные документы, в том числе сформированные онлайн-кассой. Если предприниматель на законных основаниях не использует ККТ, то применяются товарные чеки и бланки строгой отчетности.
Таким образом, абсолютно все операции (задокументированные и даже не прошедшие фискализацию) отражаются в кассовой книге.
Кто должен ее вести и зачем?
Ведение кассовой книги — обязанность всех юридических лиц.
Индивидуальные предприниматели от этого освобождены, но им необходимо вести сводные документы, в которых отражено движение денежных средств, что является альтернативой кассовой книги.
О лимитах
Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.
Денежные операции в рамках эквайринга не отражаются в кассовой книге, но обязательно проводятся по онлайн-кассе.
Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.
Нужно ли вести кассовую книгу, если используется онлайн-касса?
В общих чертах большинство компаний ведут кассовую книгу, это важный инструмент бухгалтерского учёта и финансового контроля. Не важно, использует при этом предприятие онлайн-кассу или нет. А применение ККТ выступает как частный случай в подобных хозяйственных отношениях.
Законом ФЗ-54 не определена норма, указывающая на то, что предприятие может не использовать КК, поэтому нет никаких законных оснований для отказа от ее ведения.
В итоге, ведение кассовой книги при использовании онлайн-кассы необходимо по сути в двух случаях:
- Открыто юридическое лицо, в том числе малое предприятие.
- ИП сам принял решение о необходимости КК.
Правила ведения
Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:
-
Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
-
Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
-
Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
-
Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
-
КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
-
В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
-
На каждом предприятии ведется только одна КК.
Как следует заполнять кассовую книгу?
Заполнение полей кассовой книги предусматривает две основные операции: внесение прихода и расхода наличности. В завершении смены подводится итог.
Законодательством определена форма КО-4, по которой оформляется кассовая книга. Если уставом предприятия предусмотрена иная форма КК, то используют таковую.
Однако для большинства предпринимателей установленная законом форма удобна и понятна, поэтому они придерживаются ее.
Основные элементы оформления
Два способа заполнения
Как сказано выше, внесение информации в КК допускается шариковой ручкой или на компьютере.
Вручную
Если используется рукописный способ, то книга делится на основную и отрывную часть. Копирование содержимого первой части на вторую осуществляется с помощью копировальной бумаги, которая прокладывается между ними. Основная часть сшивается, а копия направляется в бухгалтерию.
В электронном виде
Для заполнения КК на компьютере выбирают специальное ПО или используют таблицы Excel в соответствии с установленными правилами. Затем распечатанные листы подписываются и сшиваются.
Электронное заполнение КК не предусматривает использования бумажных носителей. Документы заверяются электронной подписью.
Задайте их экспертам по онлайн-кассам!
в течение 20 минут
Требования к хранению КК
Ответственность за это возложена на руководителя предприятия.
Ст. 29 Закона ФЗ-402 от 06.12.2011 определяет срок хранения КК от 5 лет с момента окончания отчетного года. По истечении указанного срока документы подлежат уничтожению, если более длительный срок хранения не предусмотрен внутренними документами компании.
Место хранения кассовой книги — архив предприятия. Она также может быть отдана на хранение специализированной фирме. В этом случае составляют договор между сторонами и указывают условия гарантии сохранности.
Кто и как контролирует ведение кассовой книги?
Проверкой кассовой дисциплины предприятий занимается Налоговая служба, которая при нарушениях закона может наложить штраф.
Задача проверки не только определить правильность ведения КК, но и выявить иные правонарушения, находящиеся в компетенции ФНС.
Проверке подлежат:
-
документы, которые связаны с регистрацией операций с кассой, в том числе кассовая книга;
-
отчетность, содержащаяся в фискальной памяти;
-
приказ, устанавливающий лимит по остатку кассы;
-
авансовые отчеты и другие бухгалтерские документы.
Кассовая книга находится под пристальным вниманием у налогового органа, так как она позволяет определить, насколько полно и своевременно оприходована выручка.
Какие санкции грозят, если обнаружатся ошибки в ведении КК?
В обязанности субъектов хозяйственной деятельности входит своевременная уплата налогов, по тарифам в соответствии с выбранной системой налогообложения. За сокрытие документов, которые подтверждают доход, грозит штраф.
В частности, неведение кассовой книги считается серьезным нарушением, за которое может быть наложен штраф согласно ст. 120 НК РФ в размере от 10000 рублей.
Итоги
Итак, само по себе наличие онлайн-кассы не становится поводом вести или не вести кассовую книгу.
Ответ на вопрос, нужна ли она, зависит от типа организации. Юридические лица обязаны вести подобную отчетность, а индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности заполнять КК. При этом ИП в любом случае должны вести учёт доходов и расходов.
Кассовая книга является инструментом контроля за приходом и расходом финансов.
Налоговая инспекция вправе проверять подобную отчетность, а за нарушения в оформлении или корректности данных компании грозит штраф.
—
Статью написали ритейл-эксперты ПОРТ при информационной поддержке Сергея Хороша.
Если у вас есть вопросы, касающиеся покупки или работы онлайн-касс, пишите комментарии на сайте и в соцсетях или задайте вопросы менеджерам в офисах ПОРТ в Красноярске.
Наши консультанты перезвонят в течение 20 минут и ответят на все интересующие Вас вопросы.
в течение 20 минут