Популярные модули и программы электронного документооборота

Документооборот — неотъемлемая часть ведения бизнеса. Работа с бумажными документами отнимала много времени и сопровождалась ошибками, пока на смену бумаге не пришел электронный документооборот (ЭДО).

В статье разберём, для чего переходят на новую систему, когда достаточно отдельных модулей, какие специальные программы есть на рынке. 

Зачем вообще нужны такие программы

Удобство электронного документа, подписанного ЭЦП, очевидно: его можно сразу отправить по электронной почте, а для сдачи отчетности использовать сервисы того или иного контролирующего органа. Однако при увеличении документооборота и числа контрагентов этот способ коммуникации становится не столь удобен, поэтому на помощь приходит программа системы электронного документооборота (СЭД). 

Возможности программ для ЭДО 

Что и как выбрать?

В первую очередь скажем, что не во всех случаях понадобятся отдельные специальные программы. 

Отвечает Алексей Гладилин, ритейл-эксперт ПОРТ по автоматизации, ЭДО и 1С. 

— Клиент собирается переходить на  электронный документооборот. Какие модули и программы ему смотреть? 

— Мы всегда начинаем с того, какая товароучетная система уже стоит, если это действующий бизнес, или вскоре будет стоять, что актуально в случае с новыми магазинами, куда только покупают технику. Вот какие возможны варианты. 

А. Если бизнес пользуется смарт-терминалами АТОЛ Sigma, то достаточно поставить специальный модуль маркировки, разработанный специально под ПО Сигма. 
Б. Если в торговых точках установлены терминалы Эвотор, тоже хватит приложения Маркировка, которое скачивают из магазина приложений этой платформы. 
В. Для владельцев 1С разработано много отдельных специальных решений. Чаще всего мы отдаём предпочтение 1С ЭДО либо Калуга-Астрал. 

Популярные программы для электронного документооборота

Возможности разных систем электронного документооборота примерно одинаковые. Однако каждая из них обладает ведущей функцией и имеет определенные преимущества перед другими.

«Астрал.ЭДО»

Система отличается высокой надежностью и безопасностью, уровень которой отвечает современным требованиям. 

Преимущества:

• Организация внутреннего документооборота.

• Обмен юридически значимыми документами.

• Возможность перевода бумажных архивов в электронные.

• Вход осуществляется с любого устройства.

«Контур Диадок»

Эта система  дает возможность дистанционно работать с документами и организовывать рабочие процессы, не выходя из кабинета. Электронные документы заверяются ЭЦП, поэтому имеют такую же силу, что и бумажный вариант.

Преимущества:

• Возможность взаимодействия с 1С.

• Интеграция с различными информационными системами.

• Доступ к расширенному функционалу.

• Нет необходимости в дублировании информации.

• Возможен вход в программу с любого устройства.

• Наличие собственного хранилища данных.

• Построение собственного маршрута документов.

• Взаимодействие с аналогичными программами.

• Контроль за действиями над документами.

СБИС

Платформа обеспечивает возможность использования в разных режимах, причем каждый из них способен взаимодействовать с другими. Наибольшей популярностью у пользователей пользуется режим ЭДО.

Преимущества:

• Возможность осуществлять проверку контрагентов.

• Формирование и отправка отчетности в контролирующие органы.

• Помощь в поиске тендеров.

• Аналитика закупок.

• Работа с бухгалтерскими, складскими и кадровыми документами.

• Управление бизнес-процессами.

• Внедрение CRM.

Synerdocs

Система становится все более популярной у российских пользователей. Это объясняется ее функциональностью и удобством.

Преимущества:

• Работа с документами контрагентов и государственных органов.

• Возможность интеграции с 1С, DIRECTUM, SAP.

• Составление актов сверки.

«Контур.Экстерн»

Сервис специально предназначен для формирования и отправки бухгалтерской и налоговой отчетности. Если предприятие не нуждается в ЭДО с полным функционалом, то этот программный продукт — наиболее оптимальное решение. 

Преимущества:

• Наличие интерактивного календаря с оповещением.

• Проверка отчетности на наличие ошибок.

• Возможность интеграции с 1С.

• Проверка контрагентов.

• Получение выписок.

• Формирование актов сверок.

• Доступ к базе правовых знаний.

«ДЕЛО» 

Универсальная система, которая подходит как для крупных, так и малых предприятий. С ее помощью можно наладить электронный документооборот и автоматизировать бизнес-процессы.

Преимущества:

• Работа с договорами.

• Постановка задач и контроль их выполнения. 

• Участие в закупках.

• Стабильная работа системы.

«Логика»

Продукт пользуется устойчивым спросом у различных предприятий и организаций. Ребрендинг не отразился на его качестве и эффективности.

Преимущества:

• Высокий уровень безопасности.

• Построение сложных схем согласования документов.

• Простота использования.

«ЕВФРАТ»

У этого программного продукта заявлены возможности, которых нет у аналогов. 

Преимущества:

• Поставляется в комплекте с СУБД «Ника», поэтому не придётся приобретать дополнительное ПО.

• Дружелюбный интерфейс.

• Наличие механизма управления правами доступа.

1С-ЭДО 

Безусловным лидером признана ECM-система 1С-ЭДО, с помощью которой можно не только организовать электронный документооборот, но и работу компании в целом. Она может быть интегрирована с любым решением на базе «1С: Предприятие 8». 

Преимущества:

• Возможность обмена любыми документами.

• Документы могут быть подписаны ЭЦП с любым сертификатом.

• Формирование, подписание и отправка документов осуществляется одним кликом.

• Гибкая система фильтров.

• Архив электронных документов.

• Разграничение доступа.

• Автоматическое формирование входящих документов.

• Сопоставление номенклатур происходит автоматически.

Рекомендации по использованию дополнительных сервисов

Иногда полезно привлечь дополнительные сервисы среды 1С:

Итоги 

Электронный документооборот давно стал способом упростить и ускорить обмен документами, используя все плюсы сети интернет, доступной везде и распространенной повсюду. 

Одни компании самостоятельно решили работать по-новому, оценив преимущества ЭДО, другие вынуждены были освоить систему, поскольку такой документооборот стал обязательным при торговле товарами, подлежащими обязательной маркировке. 

В любом случае специальные программы призваны сделать процесс более простым и удобным. А рынок дает возможность выбрать оптимальный продукт для организации ЭДО, опираясь на задачи и бюджет компании. 

—

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош. 

Если у вас есть вопросы, касающиеся ЭДО, автоматизации и маркировки, пишите в комментариях к материалу и в соцсетях.