Программы для электронного документооборота

Автоматизация электронного документооборота предполагает ускорение бизнес-процессов, повышение эффективности работы компании. Это вписывается в мировой тренд — создание IT-инфраструктуры для снижения операционных издержек, решения проблем человеческого фактора. Программы для документооборота берут на себя задачи внутреннего управления на предприятии и внешнего взаимодействия с бизнес-партнерами, государственными организациями.

Расскажем об особенностях ПО для документооборота, критериях, функционале и требованиях к приложениям, преимуществах и недостатках, а также приведём немного истории развития и назовём популярные решения на рынке.

Что такое системы электронного документооборота (СЭД)

Это совокупность инструментов для создания и коррекции передаваемых в системе файлов, а также построения иерархической системы прав доступа к информации разных уровней.

Для внедрения такого ПО нужна платформа, а также аппаратная часть в виде сервера и оборудования.

Требования к программам электронного документооборота

— Совместимость с аппаратными компонентами и предустановленным ПО.

— Наличие интуитивно понятного пользовательского интерфейса.

— Многофункциональность и возможность администрирования системы своими силами.

Руководство при этом должно предоставить на местах достаточное материально-техническое обеспечение, а сотрудники стать уверенными пользователями системы.

Функционал систем ЭДО

• Совместимость с унифицированными документами: в базе данных уже есть распространенные форматы, чтобы у персонала не возникало проблем с созданием, оформлением, согласованием и отправкой «стандартных» бумаг. 

• Эффективность распределения потоков: подразумевает разделение доступа к информации, совместное использование файлов.

• Создание архивов: даёт возможность хранить данные, которые пока не используются, но могут понадобиться в будущем.

Преимущества и недостатки СЭД

Сильные стороны программ документооборота:

• Автоматическая сортировка и упорядочивание. В системе не будет повторов документов за счет уникального номера, который присваивают алгоритмы. 

• Ускорение бизнес-процессов. Электронный обмен документами повышает скорость передачи документов между сотрудниками, контрагентами и госорганами. 

• Отслеживание. Оперативно проверяется направление движения бумаг, а за счет функции восстановления невозможно потерять или испортить электронный документ. 

• Круглосуточный удаленный доступ. Если у вас есть права доступа к определенной информации, то вы сможете из любой точки мира использовать ее для работы, создания отчётов. 

• Экономия операционных расходов. Не придётся тратить электроэнергию, бумагу и чернила.

Слабые стороны автоматизации электронного документооборота:

• Существенные первоначальные инвестиции на покупку и внедрение ПО. 

• Разовые затраты на внедрение и настройку системы. 

• Необходимость обучения сотрудников. 

• Создание и настройка общей безопасности (разграничение прав на просмотр и редактирование). 

• Регулярное резервное копирование для сохранения информации.

История развития

Есть 4 основных этапа, которые прошли электронные системы документооборота в нашей стране:

1. 80-е годы — существовали автономные платформы, действующие на отдельных предприятиях. У программного обеспечения была низкая масштабируемость, но успешная интеграция с существующими бизнес-процессами.

2. 90-е годы — ПО внедряли сторонние компании, используя универсальные решения. Модель работы была проста: брали унифицированный шаблон, который затем подгоняли под специфику организации.

3. Начало 2000-х — системы перешли на процессно-ориентированные движки. За счет этого повысилась эффективность документооборота, сохранялась возможность оптимизации.

4. С 2005 года программы документооборота улучшили методологию работы в системе. Появление трехуровневой системы «СУБД, сервер, интерфейс» позволило устранить распространенные ошибки в процессе работы.

Популярные решения на рынке

Есть отдельные предложения у операторов ЭДО, например, Контур.Диадок, СБИС, Таском-Файлер, ЭДО.Поток, Контур ОФД и многие другие.

Есои же говорить про программу в связи с товароучетной системой компании, то в первую очередь напрашивается сервис Документооборот — отечественная разработка на платформе «1С: Предприятие 8».

Система автоматизирует создание, редактирование, согласование и отправку документов в рамках бизнес-процессов, протекающих между отделами. Инструменты обеспечивают гибкость настройки платформы, большую детализацию данных о хранящейся информации. Продукт распространяется в пакетах «ПРОФ» и «КОРП». У последней большая функциональность, есть и специальная версия для государственных/коммунальных предприятий.

Ритейл-эксперты ПОРТ рекомендуют использовать для автоматизации документооборота и вообще торговли продукты семейства 1С. В интернет-магазине вы найдёте разнообразное лицензионное ПО по выгодным ценам. 

ПОРТ является официальным партнером разработчиков. Наши опытные программисты возьмут на себя установку и настройку.