Замена фискального накопителя в онлайн-кассе: причины, порядок действий и цены

Действующее законодательство регламентирует сроки и причины замены  фискальных накопителей. Ответственность за проведение этой процедуры согласно ст. 5 п. 2 54-ФЗ возложена на субъекты, использующие онлайн-кассы в своей деятельности. Несоблюдение норм закона влечет за собой штрафные санкции, поэтому, чтобы избежать неприятностей, следует разобраться в нюансах замены ФН. 

Расскажем о сроке действия фискального накопителя и возможных причинах замены. Ответим на вопрос, кто может ставить блок ФН, приведем пошаговый порядок действий, как правильно заменить его в онлайн-кассе, и назовём примерную стоимость. 

Содержание 

Что такое фискальный накопитель
Причины замены фискального накопителя
Срок замены и штрафы
Затраты
Порядок замены фискального накопителя
Как менять: самостоятельно или в сервисном центре

Что такое фискальный накопитель

В контрольно-кассовой технике используется запоминающее устройство, где хранится информация о проведенных финансовых операциях в зашифрованном виде, причём изменить её невозможно. Этот блок устанавливают в кассовый аппарат (фискальный регистратор, кнопочную кассу или смарт-терминал). Он и называется фискальным накопителем. 

ФН  выполняет роль связующего звена между онлайн-кассой и Налоговой службой. Суть действий в том, что с ККТ через оператора фискальных данных необходимая информация передаётся в режиме онлайн непосредственно в ФНС.

Причины замены фискального накопителя

Истечение срока службы

Фискальный накопитель имеет определенный срок действия, он указан в сопроводительных документах к изделию. 

Какой ФН использовать, зависит от особенностей деятельности компании и выбранного режима налогообложения. 

Возможные варианты:

Прошивка современных ККТ предусматривает возможность оповещения пользователя об окончании срока использования ФН. Соответствующее уведомление появляется за два месяца до того, как накопитель пора заменять.

Исчерпан объем памяти

Накопитель использует микрочип с определенным объемом памяти, которую невозможно ни расширить, ни очистить. 

Кассовый аппарат контролирует уровень заполнения памяти ФН. Когда объем приблизится к критической отметке, появится соответствующее оповещение. Иногда достаточно просто обратить внимание на номер чека, чтобы оценить состояние памяти. 

Количество документов зависит от срока фискального накопителя:

• ФН на 15 месяцев рассчитан на хранение 200-220 тысяч документов.

• ФН на 36 месяцев имеет объем памяти, способный хранить до 500 тысяч чеков.

Блокировка кассы

Техника может быть заблокирована в следующих случаях:

• отсутствует доступ к сети интернет;

• в течение 24 часов закрытия смены не выполнялось;

• платежи проводились, но информация о них не поступала в ОФД (в течение долгого времени);

• установленное время в аппарате не совпадает с реальным.

В указанных ситуациях на чеке отсутствует фискальный реквизит, что делает отправку данных в Налоговую службу невозможным.

Обычно такие проблемы решаются проверкой связи и настроек кассы, а непосредственно замена блока нужна крайне редко. 

Поломка оборудования

Могут возникнуть неполадки технического характера, вызванные выходом из строя кассового аппарата, самого блока фискальной памяти или сбоем в программном обеспечении. Обычно касса выдаёт определённый код ошибки. 

Скорее всего понадобится полноценный ремонт, замена запчастей, а иногда приходится заменять фискальный накопитель, если проблема была в нем. В случае заводского брака новый ФН бесплатно выдаёт производитель. 

Следует помнить, что использование ККТ с неисправным ФН грозит штрафом.

Быстрее всего разобраться, что именно сломалось и каким образом это починить, смогут инженеры сервисного центра, где вы купили кассу или где заключили договор на техническое обслуживание. 

Мастера расшифруют ошибку, проведут осмотр и диагностику, после чего точно скажут, в чем причина поломки и во сколько обойдётся её исправление. 

Смена собственника

Фискальный накопитель может использовать только один налогоплательщик — тот, чей ИНН указан в настройках кассы. 

В случае передачи ККТ другому владельцу необходимо указать сведения о текущем пользователе. Внесенная в память информация не подлежит изменению, поэтому потребуется замена ФН, чтобы можно было обновить информацию о налогоплательщике. 

Заметим, что при передаче ККТ в обособленное подразделение организации ставить новый ФН не придётся, так как филиалы и головной офис имеют один ИНН. 

Ошибочно указаны реквизиты

При вводе реквизитов во время регистрации онлайн-кассы следует проявить максимальную внимательность, так как при малейшей ошибке накопитель не сможет работать, даже если только что купленный блок совсем не использовали. 

Придётся оплачивать ещё один ФН и фискализировать ККТ по новой. 

Срок замены и штрафы

На замену отводится 30 дней, в течение которых касса может работать в автономном режиме. В этом случае на чеках отсутствует фискальный реквизит. Данные не передаются в ОФД, а как бы копятся в самом кассовом аппарате. 

Если налогоплательщик в указанный срок не поставил новый фискальный накопитель, то согласно ст. 14.5 КоАП РФ на него налагается штраф:

• для ИП — 1500-3000 рублей;

• для ООО — 5000-10000 рублей.

Таким образом, желательно заменить ФН до момента окончания срока его действия, чтобы было время в запасе на все сопутствующие процедуры и настройки.

Затраты

Цена самого блока — порядка 8 тысяч рублей за ФН сроком на 15 месяцев и около 12 тысяч сроком на 36 месяцев (стоимость указана на момент написания статьи — декабрь 2020 года).

Услуга замены обычно укладывается в бюджет 1-2 тысячи рублей на каждую единицу ККТ.  

Порядок замены фискального накопителя

Здесь мы подробнее расскажем про отдельные шаги, что будет наиболее актуально при самостоятельной замене. 

1. Закрытие архива

— Предварительно следует дождаться, когда все чеки будут сформированы и переданы в ОФД. Для этого нужно закрыть смену и убедиться, что количество переданных фискальных данных равно нулю.

— Только после этого переходят к закрытию архива (есть соответствующий пункт в меню онлайн-кассы). 

ККТ сформирует отчет, а его электронная версия будет отправлена в ОФД. 

Накопитель может быть извлечен только после подтверждения факта передачи отчета оператору о закрытии архива. Информация о получении отражается на экране.

2. Установка нового ФН

Конструкции ККТ отличаются друг от друга, поэтому перед установкой фискального модуля следует определить место расположения отсека. 

— Аппарат отключают от сети,  открывают крышку и извлекают старый ФН. 

— После чего устанавливают новый блок, а затем кассу снова подключают к электропитанию.

3. Перерегистрация ККТ

Для активации нового ФН необходимо выполнить перерегистрацию. 

— Заходят в соответствующий пункт меню кассы. При этом важно синхронизировать время с компьютером. 

— Далее выбирают причину перерегистрации (в данном случае она так и называется: «Замена ФН»). 

Помните, что крайне важно сразу правильно ввести все данные о ККТ.

— После этого нужно сохранить изменения и дождаться формирования отчета о фискализации. 

Если процедура выполнена верно, то в окне программы появится уведомление, что операция завершена успешно.

4. Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС

После замены ФН перерегистрация онлайн-кассы в Налоговой службе обязательна. Это делают при очном посещении подразделения ФНС или удаленно в личном кабинете на сайте nalog.ru. 

Важно не затягивать с выполнением необходимых действий, так как крайний срок перерегистрации — 1 сутки после замены фискального модуля. 

Для онлайн-процедуры на портале ФНС есть следующий алгоритм:

— После входа в личный кабинет заходят в раздел «Кассы» и находят рег.номер кассовой техники. После чего нужно перерегистрировать ее, выбрав соответствующую команду. 

— В появившемся окне указывают основание перерегистрации ККТ и  ОФД.

— На завершающем этапе подтверждают действие электронной подписью и в онлайн-режиме отправляют заявление в ФНС на рассмотрение.

Если в регистрационном номере кассового аппарата  нет ошибок, а также указана полная информации по реквизитам и отчетам, новая карточка будет готова в течение 5 рабочих дней.

5. Завершение процесса

— После обновления онлайн-кассы следует убедиться в наличии электронной карточки ККТ в личном кабинете, так как у Налоговой службы могут быть причины для отказа в перерегистрации (п. 17 ст. 4.2 54-ФЗ). 

В числе типичных ошибок, препятствующих завершению процесса: опечатки в введенных данных и неполный объем предоставленной информации. 

— Если электронная карточка получена, то нажимают «Карточка регистрации получена», а затем кликают поле «Завершить перерегистрацию». 

Этот момент важен, так как в противном случае ОФД не будет получать отчеты о работе кассы с новым ФН, что грозит штрафом — как в случае, если бы предприниматель своевременно не выполнил замену запоминающего устройства.

Как менять: самостоятельно или в сервисном центре

Согласно актуальным требованиям 54-ФЗ поменять фискальный накопитель сможет сам владелец, купив блок в авторизованном центре. 

Ни обращение в сервис-центр, ни заключение договора на техобслуживание кассы больше не является обязательным требованием при регистрации ККТ (как это было до 2016-2017 года). 

Однако для большинства компаний нет повода отказываться от обращения в АСЦ, и вот почему:

1. Активировать ФН нужно с первого раза без ошибок.

2. Для сохранения заводской гарантии важно, чтобы вскрывали корпус и проводили манипуляции только сотрудники официального сервисного центра конкретного бренда. 

Непосредственно замена блока ФН занимает не больше 15 минут, но есть и много сопутствующих процедур, которые потребуют времени и сосредоточенности на технических моментах.

Даже с несколькими кассами, а тем более при большом парке кассовой техники у владельца наверняка есть дела, более важные для развития бизнеса.

Поэтому ритейл-эксперты рекомендуют поручить все работы вашему сервисному центру, где покупали и / или обслуживаете ККТ. 

Примерный порядок действий (на примере нашего АСЦ)

После этого кассовая техника готова к работе. 

—

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош. 

Если у вас есть вопросы по срокам действия фискального накопителя или порядку его замены, задавайте их в комментариях к статье и наших соцсетях или приезжайте в офис.