Замена фискального накопителя в онлайн-кассе: причины, порядок действий и цены
Действующее законодательство регламентирует сроки и причины замены фискальных накопителей. Ответственность за проведение этой процедуры согласно ст. 5 п. 2 54-ФЗ возложена на субъекты, использующие онлайн-кассы в своей деятельности. Несоблюдение норм закона влечет за собой штрафные санкции, поэтому, чтобы избежать неприятностей, следует разобраться в нюансах замены ФН.
Расскажем о сроке действия фискального накопителя и возможных причинах замены. Ответим на вопрос, кто может ставить блок ФН, приведем пошаговый порядок действий, как правильно заменить его в онлайн-кассе, и назовём примерную стоимость.
Содержание
Что такое фискальный накопитель
Причины замены фискального накопителя
Срок замены и штрафы
Затраты
Порядок замены фискального накопителя
Как менять: самостоятельно или в сервисном центре
Что такое фискальный накопитель
В контрольно-кассовой технике используется запоминающее устройство, где хранится информация о проведенных финансовых операциях в зашифрованном виде, причём изменить её невозможно. Этот блок устанавливают в кассовый аппарат (фискальный регистратор, кнопочную кассу или смарт-терминал). Он и называется фискальным накопителем.
ФН выполняет роль связующего звена между онлайн-кассой и Налоговой службой. Суть действий в том, что с ККТ через оператора фискальных данных необходимая информация передаётся в режиме онлайн непосредственно в ФНС.
Причины замены фискального накопителя
Истечение срока службы
Фискальный накопитель имеет определенный срок действия, он указан в сопроводительных документах к изделию.
Какой ФН использовать, зависит от особенностей деятельности компании и выбранного режима налогообложения.
Возможные варианты:
Прошивка современных ККТ предусматривает возможность оповещения пользователя об окончании срока использования ФН. Соответствующее уведомление появляется за два месяца до того, как накопитель пора заменять.
Исчерпан объем памяти
Накопитель использует микрочип с определенным объемом памяти, которую невозможно ни расширить, ни очистить.
Кассовый аппарат контролирует уровень заполнения памяти ФН. Когда объем приблизится к критической отметке, появится соответствующее оповещение. Иногда достаточно просто обратить внимание на номер чека, чтобы оценить состояние памяти.
Количество документов зависит от срока фискального накопителя:
-
ФН на 15 месяцев рассчитан на хранение 200-220 тысяч документов.
-
ФН на 36 месяцев имеет объем памяти, способный хранить до 500 тысяч чеков.
Блокировка кассы
Техника может быть заблокирована в следующих случаях:
-
отсутствует доступ к сети интернет;
-
в течение 24 часов закрытия смены не выполнялось;
-
платежи проводились, но информация о них не поступала в ОФД (в течение долгого времени);
-
установленное время в аппарате не совпадает с реальным.
В указанных ситуациях на чеке отсутствует фискальный реквизит, что делает отправку данных в Налоговую службу невозможным.
Обычно такие проблемы решаются проверкой связи и настроек кассы, а непосредственно замена блока нужна крайне редко.
Поломка оборудования
Могут возникнуть неполадки технического характера, вызванные выходом из строя кассового аппарата, самого блока фискальной памяти или сбоем в программном обеспечении. Обычно касса выдаёт определённый код ошибки.
Скорее всего понадобится полноценный ремонт, замена запчастей, а иногда приходится заменять фискальный накопитель, если проблема была в нем. В случае заводского брака новый ФН бесплатно выдаёт производитель.
Следует помнить, что использование ККТ с неисправным ФН грозит штрафом.
Быстрее всего разобраться, что именно сломалось и каким образом это починить, смогут инженеры сервисного центра, где вы купили кассу или где заключили договор на техническое обслуживание.
Мастера расшифруют ошибку, проведут осмотр и диагностику, после чего точно скажут, в чем причина поломки и во сколько обойдётся её исправление.
Смена собственника
Фискальный накопитель может использовать только один налогоплательщик — тот, чей ИНН указан в настройках кассы.
В случае передачи ККТ другому владельцу необходимо указать сведения о текущем пользователе. Внесенная в память информация не подлежит изменению, поэтому потребуется замена ФН, чтобы можно было обновить информацию о налогоплательщике.
Заметим, что при передаче ККТ в обособленное подразделение организации ставить новый ФН не придётся, так как филиалы и головной офис имеют один ИНН.
Ошибочно указаны реквизиты
При вводе реквизитов во время регистрации онлайн-кассы следует проявить максимальную внимательность, так как при малейшей ошибке накопитель не сможет работать, даже если только что купленный блок совсем не использовали.
Придётся оплачивать ещё один ФН и фискализировать ККТ по новой.
Срок замены и штрафы
На замену отводится 30 дней, в течение которых касса может работать в автономном режиме. В этом случае на чеках отсутствует фискальный реквизит. Данные не передаются в ОФД, а как бы копятся в самом кассовом аппарате.
Если налогоплательщик в указанный срок не поставил новый фискальный накопитель, то согласно ст. 14.5 КоАП РФ на него налагается штраф:
-
для ИП — 1500-3000 рублей;
-
для ООО — 5000-10000 рублей.
Таким образом, желательно заменить ФН до момента окончания срока его действия, чтобы было время в запасе на все сопутствующие процедуры и настройки.
Затраты
Цена самого блока — порядка 8 тысяч рублей за ФН сроком на 15 месяцев и около 12 тысяч сроком на 36 месяцев (стоимость указана на момент написания статьи — декабрь 2020 года).
Услуга замены обычно укладывается в бюджет 1-2 тысячи рублей на каждую единицу ККТ.
Порядок замены фискального накопителя
Здесь мы подробнее расскажем про отдельные шаги, что будет наиболее актуально при самостоятельной замене.
1. Закрытие архива
— Предварительно следует дождаться, когда все чеки будут сформированы и переданы в ОФД. Для этого нужно закрыть смену и убедиться, что количество переданных фискальных данных равно нулю.
— Только после этого переходят к закрытию архива (есть соответствующий пункт в меню онлайн-кассы).
ККТ сформирует отчет, а его электронная версия будет отправлена в ОФД.
Накопитель может быть извлечен только после подтверждения факта передачи отчета оператору о закрытии архива. Информация о получении отражается на экране.
2. Установка нового ФН
Конструкции ККТ отличаются друг от друга, поэтому перед установкой фискального модуля следует определить место расположения отсека.
— Аппарат отключают от сети, открывают крышку и извлекают старый ФН.
— После чего устанавливают новый блок, а затем кассу снова подключают к электропитанию.
3. Перерегистрация ККТ
Для активации нового ФН необходимо выполнить перерегистрацию.
— Заходят в соответствующий пункт меню кассы. При этом важно синхронизировать время с компьютером.
— Далее выбирают причину перерегистрации (в данном случае она так и называется: «Замена ФН»).
Помните, что крайне важно сразу правильно ввести все данные о ККТ.
— После этого нужно сохранить изменения и дождаться формирования отчета о фискализации.
Если процедура выполнена верно, то в окне программы появится уведомление, что операция завершена успешно.
4. Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС
После замены ФН перерегистрация онлайн-кассы в Налоговой службе обязательна. Это делают при очном посещении подразделения ФНС или удаленно в личном кабинете на сайте nalog.ru.
Важно не затягивать с выполнением необходимых действий, так как крайний срок перерегистрации — 1 сутки после замены фискального модуля.
Для онлайн-процедуры на портале ФНС есть следующий алгоритм:
— После входа в личный кабинет заходят в раздел «Кассы» и находят рег.номер кассовой техники. После чего нужно перерегистрировать ее, выбрав соответствующую команду.
— В появившемся окне указывают основание перерегистрации ККТ и ОФД.
— На завершающем этапе подтверждают действие электронной подписью и в онлайн-режиме отправляют заявление в ФНС на рассмотрение.
Если в регистрационном номере кассового аппарата нет ошибок, а также указана полная информации по реквизитам и отчетам, новая карточка будет готова в течение 5 рабочих дней.
5. Завершение процесса
— После обновления онлайн-кассы следует убедиться в наличии электронной карточки ККТ в личном кабинете, так как у Налоговой службы могут быть причины для отказа в перерегистрации (п. 17 ст. 4.2 54-ФЗ).
В числе типичных ошибок, препятствующих завершению процесса: опечатки в введенных данных и неполный объем предоставленной информации.
— Если электронная карточка получена, то нажимают «Карточка регистрации получена», а затем кликают поле «Завершить перерегистрацию».
Этот момент важен, так как в противном случае ОФД не будет получать отчеты о работе кассы с новым ФН, что грозит штрафом — как в случае, если бы предприниматель своевременно не выполнил замену запоминающего устройства.
Как менять: самостоятельно или в сервисном центре
Согласно актуальным требованиям 54-ФЗ поменять фискальный накопитель сможет сам владелец, купив блок в авторизованном центре.
Ни обращение в сервис-центр, ни заключение договора на техобслуживание кассы больше не является обязательным требованием при регистрации ККТ (как это было до 2016-2017 года).
Однако для большинства компаний нет повода отказываться от обращения в АСЦ, и вот почему:
-
Активировать ФН нужно с первого раза без ошибок.
-
Для сохранения заводской гарантии важно, чтобы вскрывали корпус и проводили манипуляции только сотрудники официального сервисного центра конкретного бренда.
Непосредственно замена блока ФН занимает не больше 15 минут, но есть и много сопутствующих процедур, которые потребуют времени и сосредоточенности на технических моментах.
Даже с несколькими кассами, а тем более при большом парке кассовой техники у владельца наверняка есть дела, более важные для развития бизнеса.
Поэтому ритейл-эксперты рекомендуют поручить все работы вашему сервисному центру, где покупали и / или обслуживаете ККТ.
Примерный порядок действий (на примере нашего АСЦ)
Если ЭЦП не предоставили, то заполняет заявление, после чего клиент с отчетами лично отправляется в ФНС.
После этого кассовая техника готова к работе.
—
Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош.
Если у вас есть вопросы по срокам действия фискального накопителя или порядку его замены, задавайте их в комментариях к статье и наших соцсетях или приезжайте в офис.
Наши консультанты перезвонят в течение 20 минут и ответят на все интересующие Вас вопросы.
в течение 20 минут
Читайте также:



