Каталог
Автоматизация торговли
Меню

Вернуться обратно

Замена фискального накопителя в онлайн-кассе: причины, порядок действий и цены

Действующее законодательство регламентирует сроки и причины замены  фискальных накопителей. Ответственность за проведение этой процедуры согласно ст. 5 п. 2 54-ФЗ возложена на субъекты, использующие онлайн-кассы в своей деятельности. Несоблюдение норм закона влечет за собой штрафные санкции, поэтому, чтобы избежать неприятностей, следует разобраться в нюансах замены ФН. 

Расскажем о сроке действия фискального накопителя и возможных причинах замены. Ответим на вопрос, кто может ставить блок ФН, приведем пошаговый порядок действий, как правильно заменить его в онлайн-кассе, и назовём примерную стоимость. 

Содержание 

Что такое фискальный накопитель
Причины замены фискального накопителя
Срок замены и штрафы
Затраты
Порядок замены фискального накопителя
Как менять: самостоятельно или в сервисном центре

Что такое фискальный накопитель

В контрольно-кассовой технике используется запоминающее устройство, где хранится информация о проведенных финансовых операциях в зашифрованном виде, причём изменить её невозможно. Этот блок устанавливают в кассовый аппарат (фискальный регистратор, кнопочную кассу или смарт-терминал). Он и называется фискальным накопителем. 

ФН  выполняет роль связующего звена между онлайн-кассой и Налоговой службой. Суть действий в том, что с ККТ через оператора фискальных данных необходимая информация передаётся в режиме онлайн непосредственно в ФНС.

Причины замены фискального накопителя

Истечение срока службы

Фискальный накопитель имеет определенный срок действия, он указан в сопроводительных документах к изделию. 

Какой ФН использовать, зависит от особенностей деятельности компании и выбранного режима налогообложения. 

Возможные варианты:

ОСНО
Срок 13/15 месяцев.
УСН, ЕНВД, патентная система налогообложения, ЕСХН
Срок 36 месяцев.
Торговля подакцизными товарами, например, сигареты, алкоголь (при любой форме НО)
Обычно на 15 месяцев. Замена требуется через 410 дней.
Сезонная работа на спец. режимах
Подойдёт и 15, и 36 месяцев. Однако в случае торговли  подакцизными товарами с момента начала продажи срок службы составит не более 410 дней (даже при выборе ФН с максимальным сроком действия).
При автономной работе онлайн-кассы (когда информация не отправляется в ОФД)
Допускается использование ФН с любым сроком службы. При этом следует учитывать, что накопитель на 36 месяцев сможет работать не более 560 дней, а при торговле подакцизными товарами максимум 410 дней.
Прошивка современных ККТ предусматривает возможность оповещения пользователя об окончании срока использования ФН. Соответствующее уведомление появляется за два месяца до того, как накопитель пора заменять.

Исчерпан объем памяти

Накопитель использует микрочип с определенным объемом памяти, которую невозможно ни расширить, ни очистить. 

Кассовый аппарат контролирует уровень заполнения памяти ФН. Когда объем приблизится к критической отметке, появится соответствующее оповещение. Иногда достаточно просто обратить внимание на номер чека, чтобы оценить состояние памяти. 

Количество документов зависит от срока фискального накопителя:

  • ФН на 15 месяцев рассчитан на хранение 200-220 тысяч документов.

  • ФН на 36 месяцев имеет объем памяти, способный хранить до 500 тысяч чеков.

Блокировка кассы

Техника может быть заблокирована в следующих случаях:

  • отсутствует доступ к сети интернет;

  • в течение 24 часов закрытия смены не выполнялось;

  • платежи проводились, но информация о них не поступала в ОФД (в течение долгого времени);

  • установленное время в аппарате не совпадает с реальным.

В указанных ситуациях на чеке отсутствует фискальный реквизит, что делает отправку данных в Налоговую службу невозможным.

Обычно такие проблемы решаются проверкой связи и настроек кассы, а непосредственно замена блока нужна крайне редко. 

Поломка оборудования

Могут возникнуть неполадки технического характера, вызванные выходом из строя кассового аппарата, самого блока фискальной памяти или сбоем в программном обеспечении. Обычно касса выдаёт определённый код ошибки. 

Скорее всего понадобится полноценный ремонт, замена запчастей, а иногда приходится заменять фискальный накопитель, если проблема была в нем. В случае заводского брака новый ФН бесплатно выдаёт производитель. 

Следует помнить, что использование ККТ с неисправным ФН грозит штрафом.

Быстрее всего разобраться, что именно сломалось и каким образом это починить, смогут инженеры сервисного центра, где вы купили кассу или где заключили договор на техническое обслуживание. 

Мастера расшифруют ошибку, проведут осмотр и диагностику, после чего точно скажут, в чем причина поломки и во сколько обойдётся её исправление. 

Смена собственника

Фискальный накопитель может использовать только один налогоплательщик — тот, чей ИНН указан в настройках кассы. 

В случае передачи ККТ другому владельцу необходимо указать сведения о текущем пользователе. Внесенная в память информация не подлежит изменению, поэтому потребуется замена ФН, чтобы можно было обновить информацию о налогоплательщике. 

Заметим, что при передаче ККТ в обособленное подразделение организации ставить новый ФН не придётся, так как филиалы и головной офис имеют один ИНН. 

Ошибочно указаны реквизиты

При вводе реквизитов во время регистрации онлайн-кассы следует проявить максимальную внимательность, так как при малейшей ошибке накопитель не сможет работать, даже если только что купленный блок совсем не использовали. 

Придётся оплачивать ещё один ФН и фискализировать ККТ по новой. 

Срок замены и штрафы

На замену отводится 30 дней, в течение которых касса может работать в автономном режиме. В этом случае на чеках отсутствует фискальный реквизит. Данные не передаются в ОФД, а как бы копятся в самом кассовом аппарате. 

Если налогоплательщик в указанный срок не поставил новый фискальный накопитель, то согласно ст. 14.5 КоАП РФ на него налагается штраф:

  • для ИП — 1500-3000 рублей;

  • для ООО — 5000-10000 рублей.

Таким образом, желательно заменить ФН до момента окончания срока его действия, чтобы было время в запасе на все сопутствующие процедуры и настройки.

Затраты

Цена самого блока — порядка 8 тысяч рублей за ФН сроком на 15 месяцев и около 12 тысяч сроком на 36 месяцев (стоимость указана на момент написания статьи — декабрь 2020 года).

Услуга замены обычно укладывается в бюджет 1-2 тысячи рублей на каждую единицу ККТ.  

Порядок замены фискального накопителя

Здесь мы подробнее расскажем про отдельные шаги, что будет наиболее актуально при самостоятельной замене. 

1. Закрытие архива

— Предварительно следует дождаться, когда все чеки будут сформированы и переданы в ОФД. Для этого нужно закрыть смену и убедиться, что количество переданных фискальных данных равно нулю.

— Только после этого переходят к закрытию архива (есть соответствующий пункт в меню онлайн-кассы). 

ККТ сформирует отчет, а его электронная версия будет отправлена в ОФД. 

Накопитель может быть извлечен только после подтверждения факта передачи отчета оператору о закрытии архива. Информация о получении отражается на экране.

2. Установка нового ФН

Конструкции ККТ отличаются друг от друга, поэтому перед установкой фискального модуля следует определить место расположения отсека. 

— Аппарат отключают от сети,  открывают крышку и извлекают старый ФН. 

— После чего устанавливают новый блок, а затем кассу снова подключают к электропитанию.

3. Перерегистрация ККТ

Для активации нового ФН необходимо выполнить перерегистрацию. 

— Заходят в соответствующий пункт меню кассы. При этом важно синхронизировать время с компьютером. 

— Далее выбирают причину перерегистрации (в данном случае она так и называется: «Замена ФН»). 

Помните, что крайне важно сразу правильно ввести все данные о ККТ.

— После этого нужно сохранить изменения и дождаться формирования отчета о фискализации. 

Если процедура выполнена верно, то в окне программы появится уведомление, что операция завершена успешно.

4. Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС

После замены ФН перерегистрация онлайн-кассы в Налоговой службе обязательна. Это делают при очном посещении подразделения ФНС или удаленно в личном кабинете на сайте nalog.ru. 

Важно не затягивать с выполнением необходимых действий, так как крайний срок перерегистрации — 1 сутки после замены фискального модуля. 

Для онлайн-процедуры на портале ФНС есть следующий алгоритм:

— После входа в личный кабинет заходят в раздел «Кассы» и находят рег.номер кассовой техники. После чего нужно перерегистрировать ее, выбрав соответствующую команду. 

— В появившемся окне указывают основание перерегистрации ККТ и  ОФД.

— На завершающем этапе подтверждают действие электронной подписью и в онлайн-режиме отправляют заявление в ФНС на рассмотрение.

Если в регистрационном номере кассового аппарата  нет ошибок, а также указана полная информации по реквизитам и отчетам, новая карточка будет готова в течение 5 рабочих дней.

5. Завершение процесса

— После обновления онлайн-кассы следует убедиться в наличии электронной карточки ККТ в личном кабинете, так как у Налоговой службы могут быть причины для отказа в перерегистрации (п. 17 ст. 4.2 54-ФЗ). 

В числе типичных ошибок, препятствующих завершению процесса: опечатки в введенных данных и неполный объем предоставленной информации. 

— Если электронная карточка получена, то нажимают «Карточка регистрации получена», а затем кликают поле «Завершить перерегистрацию». 

Этот момент важен, так как в противном случае ОФД не будет получать отчеты о работе кассы с новым ФН, что грозит штрафом — как в случае, если бы предприниматель своевременно не выполнил замену запоминающего устройства.

Как менять: самостоятельно или в сервисном центре

Согласно актуальным требованиям 54-ФЗ поменять фискальный накопитель сможет сам владелец, купив блок в авторизованном центре. 

Ни обращение в сервис-центр, ни заключение договора на техобслуживание кассы больше не является обязательным требованием при регистрации ККТ (как это было до 2016-2017 года). 

Однако для большинства компаний нет повода отказываться от обращения в АСЦ, и вот почему:

  1. Активировать ФН нужно с первого раза без ошибок.

  2. Для сохранения заводской гарантии важно, чтобы вскрывали корпус и проводили манипуляции только сотрудники официального сервисного центра конкретного бренда. 

Непосредственно замена блока ФН занимает не больше 15 минут, но есть и много сопутствующих процедур, которые потребуют времени и сосредоточенности на технических моментах.

Даже с несколькими кассами, а тем более при большом парке кассовой техники у владельца наверняка есть дела, более важные для развития бизнеса.

Поэтому ритейл-эксперты рекомендуют поручить все работы вашему сервисному центру, где покупали и / или обслуживаете ККТ. 

Примерный порядок действий (на примере нашего АСЦ)

Клиенту нужно только оплатить сам ФН и работу специалистов
Останется предоставить кассовый аппарат, ЭЦП и документы на кассу (при наличии). Часто технику забирают и привозят бесплатно силами самого сервисного центра. 
Инженер непосредственно меняет ФН
Производит замену, а затем передает менеджеру отчеты: а) о закрытии смены, б) об активации ФН. Личное присутствие клиента не требуется.
Менеджер выполняет перерегистрацию 
При наличии ЭЦП оперативно вносит необходимые данные на сайте ФНС. 
Если ЭЦП не предоставили, то заполняет заявление, после чего клиент с отчетами лично отправляется в ФНС. 
Менеджер изменяет данные в личном кабинете ОФД
Вписывает информацию по новому фискальному накопителю (заводской номер ФН) и делает соответствующие отметки во внутренней программе.

После этого кассовая техника готова к работе. 

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош. 

Если у вас есть вопросы по срокам действия фискального накопителя или порядку его замены, задавайте их в комментариях к статье и наших соцсетях или приезжайте в офис. 

© «ПОРТ», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.

Комментарии (0)

Добавить комментарий
Заказ звонка
Лучший специалист оперативно свяжется с Вами
Ваше имя *
Контактный телефон *
Сообщение или комментарий
Я даю согласие на обработку своих персональных данных
Отправить заявку