Зачем нужен ЭДО и с чего начать, или электронные документы vs бумажные носители

Кипы бумаг на столе, шорох от перекладывания документов, тихое недовольство сотрудников, исправляющих ошибки… Так может начинаться исторический фильм или роман, происходящий в каком-то офисе из нашего недалекого прошлого.

С появлением электронного документооборота все изменилось. Многие современные руководители слышали про ЭДО. Он становится трендом в бизнесе, позволяя сделать достижения ИТ-технологий конкурентным преимуществом. В большинстве случаев бизнес только выигрывает, в перспективе это особенно заметно.

Скептицизм и недоверие к нововведениям — нормальная реакция человека на что-то непонятное и неизученное, поэтому возникают логичные вопросы: всем ли выгоден ЭДО и как это работает?

Мы решили рассказать, когда и зачем вашему делу понадобится переходить на электронные документы, как это сделать, какие сложности могут возникнуть в реальности, а что только кажется страшным.

Содержание
Как устроена система электронного документооборота
Преимущества для бизнеса
Как подключиться: 5 шагов
Каким компаниям нужен ЭДО
О стоимости и затратах
Выводы

Итак, разберёмся, кто победит в этом противостоянии: проверенная десятилетиями бумага или новые электронные документы?

Главное про систему электронного документооборота

Возможности системы электронного документооборота впечатляют, если сравнивать её с привычными бумажными носителями.

Стало гораздо проще формировать, хранить, отправлять и получать документы.

При этом ничего не теряется, информация защищена, а бонусом — возможность автоматизировать некоторые бизнес-процессы.

Для чего нужен ЭДО?

Оптимизировать обмен информацией внутри компании (особо актуально для крупных предприятий, сети филиалов).
Оперативно обмениваться документами с контрагентами.
Сделать работу с документацией более прозрачной и удобной.

Как все работает

К системе должны подключиться все участники документооборота, участвующие в конкретной цепочке: и те, кто поставляет товары (производители, поставщики, оптовые базы, посредники), и те, кто их закупает, чтобы потом продавать (розничные магазины, отделы, салоны, бутики, островки и любые торговые точки).

Сам процесс обмена информации происходит внутри системы. Каждый подписывает документы со своей стороны при помощи сертификата электронной подписи.

Победа над «бумажными» проблемами. Что получает бизнес от ЭДО

Некоторые предприниматели считают, что внедрение цифровых технологий будет только лишней тратой средств. При этом бизнесмены не всегда корректно оценивают риски, связанные с использованием способа передачи информации, завязанного на бумагах и пересылке через курьеров, экспедиторов, торговых представителей и почты.

Без долгих разбирательств

В системе ЭДО фиксируется момент, когда был получен документ, а также факт его передачи контрагенту. Таким образом, исключены разногласия у партнеров.

Защищённость

При использовании обычных почтовых сервисов и привлечении сотрудников конфиденциальная информация может стать доступна третьим лицам. И в некоторых случаях это критичный момент.

Скорость

Для решения текущих вопросов, согласования и подписания документов не требуется много времени, как при обработке того же объема бумажной документации.

Меньше затрат и больше свободного места

Одно из осязаемо ощутимых преимуществ внедрения системы электронного документооборота в том, что снижаются затраты на ведение бизнес-процессов, для хранения бумаг не приходится выделять площади, а сотрудники не будут тратить время на упорядочивание архива вручную.

Шире возможности

Отметим и то, что взаимодействие с государственными учреждениями происходит в электронном виде, да и многие крупные корпорации внедряют ЭДО в свою работу.
Соответственно, вашему бизнесу будет проще работать с Налоговой и разными госорганами, а вы всегда сможете обеспечить прозрачное ведение дел при контакте с компаниями любого масштаба и уровня.

Как действовать. 5 шагов

Если руководитель принял твердое решение не отставать от современных бизнес-тенденций, то предстоит пройти следующие шаги:

1. Разработать план по исключению бумажных носителей из документооборота

Процесс должен происходить поэтапно, но максимально оперативно.

Если переход затянется, то сотрудники будут дублировать документы и в электронном, и в бумажном виде. Очевидно, что выполнение двойной работы не способствует повышению производительности труда и развитию компании.

Кроме того, рекомендуем ещё на этапе планирования заложить в бюджет некоторую статью расходов. Без затрат обойтись невозможно. Только после «обкатки» системы станут видны результаты ее внедрения и руководство сможет оценить его экономический эффект.

2. Получить ЭЦП (если нет)

Самый быстрый и простой шаг. Нужно подать документы в Удостоверяющий центр, заплатить за услуги и оформить КЭП. Срок готовности — пара часов.

3. Подключиться к системе

Предстоит выбрать подходящего оператора документооборота, заполнить информацию о компании и разобраться с функционалом сервиса

4. Провести обучение персонала

Важно научить, как работать по новой системе всех, кто в вашей компании связан с документами. Это обычно дирекция, бухгалтеры, администраторы, операторы и т.д.

Хорошо, если вы разработаете внутренние регламенты, составите чёткие инструкции и дадите сотрудникам лаконичные памятки.

5. Наладить обмен документами с партнерами

Обменяться приглашениями в системе, если компании уже подключилась к одному из операторов.

Чаще всего момент обязательного обмена информацией в системе ЭДО прописывают в договорах и доп.соглашениях.

Смысл внедрения электронного документооборота утрачивается, если контрагенты не будут подключены к системе.

Сложность может быть в том, что не все компании ещё освоили ЭДО. А значит, с некоторыми предстоят переговоры, в ходе которых предстоит склонить важных для вас партнёров тоже автоматизировать документооборот и продолжить сотрудничество.

Каким компаниям действительно нужен ЭДО

Крупный масштаб — однозначно

Если документооборот с контрагентами и внутри компании достигает значительных масштабов, то следует задуматься о внедрении ЭДО.

Использование электронного документооборота поможет сократить расходы, если число отправленных и полученных документов превышает несколько сотен в месяц.

В таком случае вы снизите издержки по этой статье расходов и минимизируете риски, связанные с сохранением в тайне конфиденциальной информации. Плюсом исключите неприятности и штрафные санкции, связанные с ошибками в документации.

Малый и средний бизнес — актуально

Сейчас специалисты сходятся во мнении, что для компаний в сегменте малого и среднего бизнеса электронный документооборот не менее полезен, чем для гигантов, так как для такого сегмента особенно важно максимально ускорить исполнение договоров.

ЭДО позволяет получать оплату за товар или услуги в тот же день, когда пришли документы.

Микробизнес — на перспективу

Не совсем верно говорить о бесполезности ЭДО даже тогда, когда документооборот с контрагентами в настоящее время ограничивается парой актов. Важно думать о потенциальном развитии: в будущем могут появиться крупные партнеры, с которыми вести дела по старинке станет невозможно.

Да и вообще удобство электронных документов и их доступность однозначный плюс для любого современного проекта в сфере торговли, общепита и услуг.

ЭДО — это дорого?

При работе через оператора ЭДО клиенту приходится платить за каждый исходящий документ. Входящие бесплатны.

Средняя рыночная стоимость отправки документа составляет 3-6 рублей. Причём чем больше документов, тем ниже стоимость каждого.

При малом объёме можно ограничиться минимальным пакетом, обычно это порядка 100 штук. Однако есть риск, что через какое-то время придётся приобретать дополнительные пакеты.

Экономически целесообразнее обратить внимание на более масштабные тарифы, которые предусматривают возможность отправки 500-1000 или даже более документов.

Для совсем внушительного объема операторы способны предложить индивидуальные условия, чтобы привлечь крупного постоянного клиента.

Как показывает практика, переход на ЭДО выгоден, если требуется ежемесячно отправлять не менее 100 документов в месяц или порядка 1000 в год.

В этом случае отказ от бумажных носителей и связанных с их использованием расходов даст положительный экономический эффект.

Другие затраты

Для начала работ, в принципе, не нужны великие суммы.

— Компании потребуется выпустить квалифицированную электронную подпись, если таковой ещё нет. Это обычно стоит 2-5 тысяч рублей.

— Непосредственно подключение к Оператору, естественно, бесплатное. Заплатить нужно только за сам тариф, цены зависят от условий конкретной платформы и количества документов.

— Возможно, понадобятся услуги программистов по настройке оборудования или обновление программных продуктов. Этот момент уточнят менеджеры компаний, куда вы обратитесь за консультацией.

— При работе с маркировкой, где ЭДО теперь стал обязательным, обычно приходится закупать сканеры, принтеры этикеток, решать вопрос с онлайн-кассами и товароучетной системой. Бюджет рассчитывают под нужды конкретного предприятия, он может обойтись парой тысяч рублей, а может потребовать и десятки тысяч.