Контрольно-кассовая техника, ККТ
Весовое оборудование и весы
Автоматизация торговли
Программное обеспечение
Видеонаблюдение
Противокражное оборудование
Банковское оборудование
Этикетировочное оборудование
Упаковочное оборудование
Расходные материалы
Комплекты ЗИП
Заказать звонок специалиста
Автоматизация торговли
Комплекты ЗИП

Вернуться обратно

+7 (391) 2-347-348 customer service +7 (391) 222-08-20 customer service +7 (391) 258-56-23 customer service +7 (391) 258-56-23 technical support

Популярные модули и программы электронного документооборота

Документооборот — неотъемлемая часть ведения бизнеса. Работа с бумажными документами отнимала много времени и сопровождалась ошибками, пока на смену бумаге не пришел электронный документооборот (ЭДО).

В статье разберём, для чего переходят на новую систему, когда достаточно отдельных модулей, какие специальные программы есть на рынке. 

Зачем вообще нужны такие программы

Удобство электронного документа, подписанного ЭЦП, очевидно: его можно сразу отправить по электронной почте, а для сдачи отчетности использовать сервисы того или иного контролирующего органа. Однако при увеличении документооборота и числа контрагентов этот способ коммуникации становится не столь удобен, поэтому на помощь приходит программа системы электронного документооборота (СЭД). 

Возможности программ для ЭДО 

Обеспечивать безопасность
С помощью электронной цифровой подписи информация, содержащаяся в документе, шифруется, поэтому она доступна для адресата, имеющего ключ. В обмене документами участвует оператор ЭДО, который выполняет проверку участников обмена, что исключает мошеннические действия.
Контролировать персонал и бизнес-процессы
Актуальный статус документа может быть определен пользователем в любой момент. Во внутреннем документообороте система помогает руководителю отслеживать работу подчиненных над документом.
Организовывать поток документов и их хранение
Система может быть настроена соответствующим образом, чтобы документы направлялись сразу определенному специалисту. Поиск по заданным параметрам дает возможность находить нужные документы в архиве, что намного удобнее, чем использование корпоративной электронной почты.
Торговать товарами с маркировкой
Благодаря маркировке можно отследить движение товара от производителя к покупателю. Для передачи информации используют универсальный передаточный документ (УПД), содержащий коды маркировки каждой единицы товара или упаковки. Приемка товара осуществляется в электронном виде после считывания кодов получателем груза, а данные передаются в систему «Честный Знак».
Работать с онлайн-кассой
Данные о продажах в онлайн-режиме передаются в Налоговую, а кассовая техника в свою очередь интегрирована в том числе с программой СЭД.
Участвовать в электронных торгах
Чтобы принять участие в тендере, необходимо подготовить документы в электронном виде с ЭЦП ответственного лица.
Отправлять отчетность
Система позволяет отправлять отчеты в контролирующие органы, подключенные к ней. При этом отпадает необходимость осуществлять вход на сайт и хранить в памяти пароли от личных кабинетов. При возникновении вопросов или ошибки техническая поддержка поможет решить проблемы.

Что и как выбрать?

В первую очередь скажем, что не во всех случаях понадобятся отдельные специальные программы. 

Отвечает Алексей Гладилин, ритейл-эксперт ПОРТ по автоматизации, ЭДО и 1С. 

— Клиент собирается переходить на  электронный документооборот. Какие модули и программы ему смотреть? 

— Мы всегда начинаем с того, какая товароучетная система уже стоит, если это действующий бизнес, или вскоре будет стоять, что актуально в случае с новыми магазинами, куда только покупают технику. Вот какие возможны варианты. 

А. Если бизнес пользуется смарт-терминалами АТОЛ Sigma, то достаточно поставить специальный модуль маркировки, разработанный специально под ПО Сигма. 
Б. Если в торговых точках установлены терминалы Эвотор, тоже хватит приложения Маркировка, которое скачивают из магазина приложений этой платформы. 
В. Для владельцев 1С разработано много отдельных специальных решений. Чаще всего мы отдаём предпочтение 1С ЭДО либо Калуга-Астрал. 

Популярные программы для электронного документооборота

Возможности разных систем электронного документооборота примерно одинаковые. Однако каждая из них обладает ведущей функцией и имеет определенные преимущества перед другими.

«Астрал.ЭДО»

Система отличается высокой надежностью и безопасностью, уровень которой отвечает современным требованиям. 

Преимущества:

  • Организация внутреннего документооборота.

  • Обмен юридически значимыми документами.

  • Возможность перевода бумажных архивов в электронные.

  • Вход осуществляется с любого устройства.

«Контур Диадок»

Эта система  дает возможность дистанционно работать с документами и организовывать рабочие процессы, не выходя из кабинета. Электронные документы заверяются ЭЦП, поэтому имеют такую же силу, что и бумажный вариант.

Преимущества:

  • Возможность взаимодействия с 1С.

  • Интеграция с различными информационными системами.

  • Доступ к расширенному функционалу.

  • Нет необходимости в дублировании информации.

  • Возможен вход в программу с любого устройства.

  • Наличие собственного хранилища данных.

  • Построение собственного маршрута документов.

  • Взаимодействие с аналогичными программами.

  • Контроль за действиями над документами.

СБИС

Платформа обеспечивает возможность использования в разных режимах, причем каждый из них способен взаимодействовать с другими. Наибольшей популярностью у пользователей пользуется режим ЭДО.

Преимущества:

  • Возможность осуществлять проверку контрагентов.

  • Формирование и отправка отчетности в контролирующие органы.

  • Помощь в поиске тендеров.

  • Аналитика закупок.

  • Работа с бухгалтерскими, складскими и кадровыми документами.

  • Управление бизнес-процессами.

  • Внедрение CRM.

Synerdocs

Система становится все более популярной у российских пользователей. Это объясняется ее функциональностью и удобством.

Преимущества:

  • Работа с документами контрагентов и государственных органов.

  • Возможность интеграции с 1С, DIRECTUM, SAP.

  • Составление актов сверки.

«Контур.Экстерн»

Сервис специально предназначен для формирования и отправки бухгалтерской и налоговой отчетности. Если предприятие не нуждается в ЭДО с полным функционалом, то этот программный продукт — наиболее оптимальное решение. 

Преимущества:

  • Наличие интерактивного календаря с оповещением.

  • Проверка отчетности на наличие ошибок.

  • Возможность интеграции с 1С.

  • Проверка контрагентов.

  • Получение выписок.

  • Формирование актов сверок.

  • Доступ к базе правовых знаний.

«ДЕЛО» 

Универсальная система, которая подходит как для крупных, так и малых предприятий. С ее помощью можно наладить электронный документооборот и автоматизировать бизнес-процессы.

Преимущества:

  • Работа с договорами.

  • Постановка задач и контроль их выполнения. 

  • Участие в закупках.

  • Стабильная работа системы.

«Логика»

Продукт пользуется устойчивым спросом у различных предприятий и организаций. Ребрендинг не отразился на его качестве и эффективности.

Преимущества:

  • Высокий уровень безопасности.

  • Построение сложных схем согласования документов.

  • Простота использования.

«ЕВФРАТ»

У этого программного продукта заявлены возможности, которых нет у аналогов. 

Преимущества:

  • Поставляется в комплекте с СУБД «Ника», поэтому не придётся приобретать дополнительное ПО.

  • Дружелюбный интерфейс.

  • Наличие механизма управления правами доступа.

1С-ЭДО 

Безусловным лидером признана ECM-система 1С-ЭДО, с помощью которой можно не только организовать электронный документооборот, но и работу компании в целом. Она может быть интегрирована с любым решением на базе «1С: Предприятие 8». 

Преимущества:

  • Возможность обмена любыми документами.

  • Документы могут быть подписаны ЭЦП с любым сертификатом.

  • Формирование, подписание и отправка документов осуществляется одним кликом.

  • Гибкая система фильтров.

  • Архив электронных документов.

  • Разграничение доступа.

  • Автоматическое формирование входящих документов.

  • Сопоставление номенклатур происходит автоматически.

Рекомендации по использованию дополнительных сервисов

Иногда полезно привлечь дополнительные сервисы среды 1С:

1С-Отчетность
С помощью интернета формируются любые отчеты в любой контролирующий орган.
1С-Такском
Позволяет осуществлять быстрый обмен электронными юридически значимыми документами между партнерами и контрагентами.
1С: Сверка
Выполняет проверку в автоматическом режиме и не требует участия пользователя. Может быть использована для ведения текущего учета.
1С: Лекторий
Позволяет следить за изменениями в законодательстве и оперативно реагировать на новые требования законов. Кроме этого, всегда можно найти ответ на вопросы у специалистов по смежным темам, таким как бухгалтерский, налоговый и кадровый учет.

Итоги 

Электронный документооборот давно стал способом упростить и ускорить обмен документами, используя все плюсы сети интернет, доступной везде и распространенной повсюду. 

Одни компании самостоятельно решили работать по-новому, оценив преимущества ЭДО, другие вынуждены были освоить систему, поскольку такой документооборот стал обязательным при торговле товарами, подлежащими обязательной маркировке. 

В любом случае специальные программы призваны сделать процесс более простым и удобным. А рынок дает возможность выбрать оптимальный продукт для организации ЭДО, опираясь на задачи и бюджет компании. 

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош. 

Если у вас есть вопросы, касающиеся ЭДО, автоматизации и маркировки, пишите в комментариях к материалу и в соцсетях. 

© «ПОРТ», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.
Не нашли ответа на свой вопрос?
Предлагаем Вам связаться со специалистами.
Наши консультанты перезвонят в течение 20 минут и ответят на все интересующие Вас вопросы.
*Поле обязательно для заполнения
Заказать звонок
Ваша заявка принята
Наши консультанты перезвонят Вам
в течение 20 минут

Читайте также:

Дайджест: что изменилось для бизнеса за ноябрь 2022
Дайджест: что изменилось для бизнеса за ноябрь 2022
21 ноября 2022
22
0
О бизнесе
+7 (391) 2-347-348 customer service +7 (391) 222-08-20 customer service +7 (391) 258-56-23 customer service +7 (391) 258-56-23 technical support
2022-11-21
Маркировка упакованной воды: новые правила
Маркировка упакованной воды: новые правила
14 ноября 2022
29
0
Маркировка и ЭДО
+7 (391) 2-347-348 customer service +7 (391) 222-08-20 customer service +7 (391) 258-56-23 customer service +7 (391) 258-56-23 technical support
2022-11-14
Ошибки кассы Меркурий 115Ф
Ошибки кассы Меркурий 115Ф
17 октября 2022
119
0
Список распространенных ошибок на кассе Меркурий 115Ф и подробные инструкции, как их исправить.
Онлайн-кассы, 54 ФЗ
+7 (391) 2-347-348 customer service +7 (391) 222-08-20 customer service +7 (391) 258-56-23 customer service +7 (391) 258-56-23 technical support
2022-10-18
Касса Меркурий: ошибка 453
Касса Меркурий: ошибка 453
7 октября 2022
107
0
В статье расскажем, что означает ошибка 453 на кассе Меркурий и как ее исправить.
Онлайн-кассы, 54 ФЗ
+7 (391) 2-347-348 customer service +7 (391) 222-08-20 customer service +7 (391) 258-56-23 customer service +7 (391) 258-56-23 technical support
2022-11-14

Комментарии

Добавить комментарий
Оставить комментарий
Заказ звонка
Лучший специалист оперативно свяжется с Вами
Ваше имя *
Контактный телефон *
Сообщение или комментарий
Я даю согласие на обработку своих персональных данных
Отправить заявку