Инструкция по регистрации онлайн-кассы от покупки до фискализации в Налоговой

Финальный этап перехода бизнеса на онлайн-кассы завершился 1 июля 2021 года. Теперь они должны быть у всех индивидуальных предпринимателей (за некоторыми исключениями). Рассказываем, что нужно сделать после покупки кассового аппарата, чтобы работать в соответствии с законом № 54-ФЗ.

Шаг 1. Покупка оборудования

Сначала надо выбрать смарт-терминал или фискальный регистратор, а также фискальный накопитель сроком действия 15 или 36 месяцев. Согласно закону № 54-ФЗ предприниматели должны использовать ККТ из реестра ФНС.

Шаг 2. Регистрация кассы онлайн

1) Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Такая подпись является аналогом собственноручной подписи. Она используется в электронном документообороте: для регистрации в личном кабинете ФНС, ОФД и на других площадках.

Чтобы получить квалифицированную электронную подпись, обратитесь в свою Налоговую инспекцию. Заявление подается на сайте ФНС в личном кабинете налогоплательщика. Для получения КЭП необходим документ, удостоверяющий личность, СНИЛС и USB-носитель (токен).

2) Заключить договор с ОФД

В онлайн-кассах информация хранится в фискальном накопителе, который записывает фискальные данные (чеки и отчеты) и ежедневно передает их ОФД.

Оператор фискальных данных (ОФД) – это посредник между предпринимателем и государством. Оператор получает, сохраняет и передает данные с ККТ в Налоговую службу. Поэтому все владельцы кассовой техники должны оформить договор с ОФД.

Оператор также должен оказывать техподдержку, а в личном кабинете ОФД предприниматель может отслеживать всю информацию о продажах. Организация должна быть в списке операторов фискальных данных.

3) Зарегистрироваться на сайте Налоговой службы

Зарегистрировать кассу на сайте можно за 5 минут. Для этого необходимо зайти в личный кабинет на сайте ФНС. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» предприниматель подает заявление с реквизитами компании, данными ККТ и фискального накопителя.

В заявлении указывают:

• адрес и место установки онлайн-кассы;

• модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя;

• режим использования кассового аппарата;

• ОФД, с которым вы оформили договор (выберите его из предложенного списка).

Затем анкета отправляется на проверку ФНС. Если всё сделали правильно, вы получите регистрационный номер онлайн-кассы.

4) Провести фискализацию ККМ

Для окончательной регистрации сформируйте и распечатайте на вашей кассе отчет о регистрации (фискализация). Это делается в течение одного рабочего дня. Именно столько действителен ее регистрационный номер.

Фискализация кассы – это процедура ввода в эксплуатацию ККТ в интеграции с Налоговой службой.

1. Подключить кассовый аппарат к интернету, установить ПО.

2. Внести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ.

3. После этого касса формирует и распечатает чек, в котором будут параметры фискализации (10 цифр).

4. Внести данные в личном кабинете ФНС в раздел «Отчет о регистрации ККТ…».

5. После успешной фискализации предприниматель получает карточку регистрации. Она будет храниться в личном кабинете на сайте ФНС. До получения карточки чеки пробивать нельзя.

5) Зарегистрировать кассу в личном кабинете ОФД

Зайти на сайт ОФД в личный кабинет и указать параметры из карточки регистрации ККТ. Теперь можно начинать работать.

Регистрация кассы в Налоговой

Также ККТ регистрируют лично в Налоговой инспекции после заключения договора с ОФД. После подачи заявления предпринимателю выдадут регистрационный номер аппарата. Он вносит его в кассу и распечатывает отчет о фискализации в течение одного рабочего дня. Затем подает этот отчет в Налоговую.

Ошибки при регистрации и как их исправить

Заполняя заявление, внимательно вносите все данные, потому что это может привести к некорректной работе онлайн-кассы и даже замене фискального накопителя.

Возможные ошибки:

• Несовпадение номера кассы (на сайте ФНС и в самом аппарате должен быть указан одинаковый номер).

• Ошибка в номере фискального накопителя (если в заявлении указать номер ФН неправильно – придется покупать новый ФН).

• Не указаны особые параметры применения техники (если они есть, то их сразу отмечают галочками, отредактировать после уже не получится).

• Отчет о регистрации подается с опозданием (на него дается 1 рабочий день, следующий за днем получения регистрационного номера).

• Несовпадение ОФД (при смене ОФД данные в ФНС и самой кассе должны совпадать).

Если допущены ошибки, то тогда владелец подает заявление о перерегистрации техники в Налоговую или на сайте ФНС России. Это делается не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем изменения сведений, внесенных в журнал учета и карточку регистрации ККТ. После того как ФНС проверят достоверность данных, пользователь получит новую карточку регистрации.

Сроки и стоимость

Необязательно, как было несколько лет назад, обращаться в Центр технического обслуживания и вызывать инженера. Теперь сам владелец ККТ вправе пройти процесс регистрации. Но часто проще доверить это дело специалистам Авторизованного сервисного центра (АСЦ, ранее ЦТО). В этом случае вы избежите возможных ошибок, а также сэкономите время, особенно если у вас большой парк кассовой техники.

Регистрация ККМ на сайте ИФНС (с услугой регистрации в личном кабинете ИФНС)	500 руб.
Регистрация ККМ в ОФД (с услугой регистрации в ЛК ОФД)	500 руб.
Ввод в эксплуатацию (фискализация ККТ, ввод данных ОФД)	500 руб.
Регистрация ККМ с выездом специалиста (выезд, регистрация в ЛК ИФНС и ОФД, ввод ККТ в эксплуатацию, настройка)	от 2 500 руб.

*Стоимость на примере прайса компании «ПОРТ» и актуальна на момент написания статьи (июль 2021).

Так выглядит алгоритм по регистрации кассы. Учитывайте все нюансы, чтобы быстро и правильно подключить ее.

Если у вас остались вопросы о том, как зарегистрировать онлайн-кассу, обращайтесь, мы поможем. Пишите комментарии на сайте или в социальных сетях, приезжайте в один из офисов «ПОРТ» в Красноярске.