Электронный документооборот. Мифы и реальность

В любой компании статья затрат на документооборот в бумажном виде представляет внушительные цифры, которые не способствуют процветанию бизнеса. 

Успешные руководители способны видеть перспективы там, где для других это не очевидно, поэтому они сделали ставку на электронный документооборот. В результате нововведений из офисов уходят кипы бумаг, которые требуют времени и средств на обработку и хранение.

Однако все новое обрастает мифами и легендами, которые искажают реальное положение дел и становятся препятствием для развития предприятия. Мы попробуем развенчать наиболее устойчивые из них. 

Содержание
Миф 1. Бумага надежней
Миф 2. Бумага способствует большему порядку
Миф 3. Электронные документы могут быть похищены
Миф 4. Контрагентов много и они территориально разбросаны
Миф 5. Будут сложности, если у партнеров другие операторы ЭДО
Миф 6. Придётся много платить за отправку документов
Миф 7. Раньше нормально передавали акты и счет-фактуры безо всякого ЭДО
Миф 8. Какой смысл переходить на ЭДО, если мало контрагентов

Миф 1. Бумага надежней

Такое утверждение основано на стереотипах и привычках, которые культивировались веками. Бумага ощущается как нечто материальное, имеет "весомые" атрибуты — подпись и печать. При этом многие забывают, сколько бед связано с подделкой бумажных документов: потеря средств, бесконечные судебные процессы, нервное напряжение. 

В наше время электронная подпись — отличная альтернатива собственноручному автографу, а электронный документ несравнимо лучше защищен, чем бумажный. 

С помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) в виде зашифрованных данных на цифровых документах можно подтвердить авторство и подлинность информации, когда как свежая печать и росчерк пера становятся анахронизмом.

ЭП юридического лица дает возможность:

• Заключать и расторгать договоры. 

• Обмениваться первичной документацией. 

• Отчитываться перед государственными органами. 

• Подтверждать авторство и подлинность информации.

Быстро, удобно и с минимальными затратами, пользуясь сетью Интернет, можно вести бизнес с контрагентами в любой точке земного шара и налаживать эффективный документооборот в компании со множеством региональных отделений.

Получают электронную подпись в аккредитованном Удостоверяющем центре или у официальных компаний-представителей.
Деятельность их легальна, число выпущенных ключей исчисляется десятками тысяч. Таким организациям доверяют однозначно.

Миф 2. Бумага способствует большему порядку

Согласитесь, что практически все документы создаются с использованием компьютерной техники, а написанные от руки становятся раритетом. 

Безоговорочная победа цифровых технологий в области документооборота объясняется следующими фактами:

• создание, работа и обмен электронных документов намного проще, чем манипуляции с бумажными носителями;

• упрощен поиск информации, особенно с использованием контекстного поиска;

• налажен процесс резервного копирования информации

• грамотное использование ЭДО увеличивает скорость и эффективность принятия решений.

Миф 3. Электронные документы могут быть похищены

Для сохранности данных используют много всего:

• Обмен информацией в системе происходит по защищенным каналам связи через специальные протоколы.

• Для доступа к ней требуется сертификат квалифицированной ЭП и логин-пароль. 

• Можно в любой момент и без труда проверить подлинность и корректность подписи на электронных документах.

• Для повышения уровня защищенности доступа и проведения особо важных операций используется двухфакторная аутентификация.

• Конфиденциальную информацию, как правило, держат на “облачном сервисе”, который относится к защищенным хранилищам

В целом, данные закодированы, каналы защищены, а ключи сертификатов и параметры доступа находятся у владельца, поэтому утечка исключена.
Это возможно только если сам пользователь передал важную информации третьим лицам.

Помимо этого, оператор ЭДО действует в рамках законодательства РФ, поэтому несет ответственность за утечку информации.

Миф 4. Контрагентов много и они территориально разбросаны

Этот довод не против, а за ЭДО, так как система идеально подходит для компаний с разветвленной сетью офисов и партнеров. 

Электронный документооборот, по данным аналитиков, дает следующие преимущества:

1. Сокращаются на 80% затраты времени, связанные с обработкой и пересылкой документов.

2. Повышается на 25% производительность труда персонала. 

3. Снижается на 75% время, необходимое для внесения правок и обработку информации.

Анализируя эти показатели, становится очевидно, что внедрение ЭДО — эффективное и своевременное решение на современном этапе развития информационных технологий. 

При этом не возникает никаких трудностей: требуется только стабильный интернет и ЭП. 

Миф 5. Будут сложности, если у партнеров другие операторы ЭДО

Обычно чтобы пригласить компанию к обмену электронными документами, достаточно отправить приглашение в системе. 

Если кто-то из ваших контрагентов выбрал не того же оператора, с кем работаете вы, сложностей не будет. 

У всех крупных фирм, оказывающих услуги ЭДО, разработаны специальные сервисы, которые уже решили этот вопрос и сами наладили обмен данными. Вам как пользователю об этом беспокоиться не стоит. 

Миф 6. Придётся много платить за отправку документов

Да, платить приходится за каждый отправленный документ. Но поставщики стараются предложить выгодные тарифы, чтобы переход на ЭДО был доступным и экономически целесообразным для большинства компаний. 

Разработаны разные тарифы, суть которых в одном: чем больше документов в пакетном решении, тем дешевле будет стоить каждый документ.

Миф 7. Раньше нормально передавали акты и счет-фактуры безо всякого ЭДО

Внедрить ЭДО = исключить коварное влияние человеческого фактора. 

Высокая скорость обработки информации с минимальным числом ошибок — это большое преимущество системы перед использованием традиционных методов документооборота.

Еще момент: практически не существует таких документов, которые нельзя сделать электронными.

С помощью неформализованного документооборота различные документы в произвольных форматах могут быть отправлены и получены от контрагента в любом удобном виде. При этом информация всегда надежно защищена от перехвата и подмены, а файлы не затеряются.

Миф 8. Какой смысл переходить на ЭДО, если мало контрагентов

Ведение небольшого бизнеса не повод для неоправданных расходов и отказа от возможности повысить его эффективность. Гораздо дальновиднее наладить бизнес-процессы с опорой на современные технологии.   

Заметим, что при работе с маркированными товарами, независимо от количества поставщиков, используются электронные универсальные передаточные документы (УПД).
С 1 июля 2020 года для работы в системе маркировки Честный знак все участники оборота  обязаны использовать ЭДО. 

В целом, специалисты сходятся во мнении, что электронный документооборот — это доступное средство для комфортного развития компании. Почему же им не воспользоваться, чтобы стать более успешным?

—

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ, информационная поддержка: Сергей Хорош.