Электронный документооборот: что это такое, для чего нужен и как к нему подключиться

Обмен бумажными документами постепенно уходит в прошлое — это долго и неудобно. Поэтому все больше компаний, в том числе и представители малого бизнеса, выбирают электронный документооборот.

В статье рассказываем, что это такое, какие у ЭДО преимущества, как к нему подключиться и сколько примерно это стоит.

Содержание

В чем суть электронного документооборота 
Преимущества
Чек-лист для перехода на ЭДО
Примерные затраты
ЭДО не так страшен, или наши выводы

Что такое и как работает

ЭДО — обмен документами в электронном виде. Они подписываются электронной подписью и имеют полную юридическую силу наравне с бумажными. 

Обмениваться можно всеми документами, которые нужны бизнесу:

• договорами;

• письмами;

• актами и счет-фактурами; 

• приказами;

• другими формами.

Процесс обмена происходит через систему оператора ЭДО. Никаких сложностей нет, все довольно просто: отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью и отправляет контрагенту. Если нужно, то адресат тоже ставит в документе свою подпись. 

Потерять документы невозможно —  они хранятся в личном кабинете.

Преимущества

Экономия денег и расходников

Электронный документооборот дешевле бумажного. Не нужно держать в офисе несколько принтеров, закупать бумагу, оплачивать почтовые отправления.
При ЭДО платить придется только за отправку документов. Чем их больше, тем дешевле будет стоить каждая единица.

Оперативное оформление 

Не нужно ловить директора, чтобы он поставил подпись в договоре, отправлять документы почтой. А потом ждать, пока все то же самое сделают партнеры.
ЭДО гораздо быстрее “бумаги”. 

Свободное пространство 

Компании больше не нужен будет огромный архив. В некоторых организациях под склад документов выделяют целые этажи. Причём чтобы что-то отыскать, приходится тратить много времени.
С ЭДО об этом можно забыть — все документы хранятся на сервере оператора. А нужный файл находится за несколько секунд.

Прозрачность

Работая по старинке, нужно всегда быть готовым к неприятным сюрпризам: сотрудник случайно распечатал неактуальную версию документа, секретарь забыл поставить печать, курьер потерял документы и многое другое.
Электронный документооборот делает весь процесс прозрачным: можно в любой момент отследить статус исходящего документа.

Оптимизация бизнес-процессов

На согласование и подпись бумажных документов человек может потратить чуть ли не весь день, особенно в крупных компаниях. 
Перейдя на ЭДО, вы освободите время для действительно важных задач.

Чек-лист перехода на ЭДО

Получить квалифицированную электронную подпись

КЭП стоит от 2500 руб. (с записью на носитель дороже). После подачи документов процесс занимает, как правило, не больше 2-3 часов.  
Весь список аккредитованных Удостоверяющих центров опубликован на сайте Министерства связи.  

ПОРТ на правах официального партнера Удостоверяющего центра в Красноярске тоже выдаёт КЭП.  

Подключиться к оператору ЭДО, допущенному ФНС

Непосредственно подключение занимает не больше часа. Стоимость зависит от количества документов. О затратах подробнее пишем чуть ниже.  

Договориться с контрагентами о переходе на обмен электронными документами

Если компания уже работает с ЭДО, настройка займёт минимум времени, достаточно обменяться с ней приглашениями.

Большинство операторов без проблем совместимы друг с другом, а для корректного обмена разработаны специальные предложения, например, Роуминг на Платформе ОФД.

Примерные затраты

Получить КЭП	2500-4500 руб. за оформление документов, выдачу электронной подписи и запись на носитель
Оплатить лицензию ЭДО на год	Зависит от тарифа, например, 6750 руб. за   2500 документов или 500 руб. за 10 документов

Входящие документы обрабатываются бесплатно. Платить нужно только за исходящие документы, итоговая стоимость рассчитывается по тарифу. 

Чем больше единиц вы отправляете контрагентам, тем дешевле обойдётся каждая из них.

В среднем, один электронный документ будет стоить компании от 3 до 10 рублей.

ЭДО не так страшен, или наши выводы

Некоторые бизнесмены побаиваются переходить на электронный документооборот: со стороны кажется, что это долгий и сложный процесс. 

Но на деле все иначе: само подключение занимает не больше часа, ещё некоторое время нужно чтобы показать основы работы сотрудникам. 

В итоге дело оказывается понятным и простым, и вот вы уже в стане тех, кто смог оценить все плюсы отказа от бумажных документов. 

—

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ при информационной поддержке Романа Стрункина.

Своих не бросаем =) 

Если вы сами решили перейти на ЭДО или вынуждены внедрять новшества для работы с маркированными товарами, наши специалисты помогут на всех этапах от консультации до финальных настроек. 

Рекомендуем оператора ЭДО: Платформа ОФД от компании Эвотор. Там все просто и выгодно, убедитесь сами.

Обращайтесь в сеть офисов в Красноярске, пишите нам на сайте или в соцсетях.
Вам не придется отвлекаться от привычных дел, инженеры ПОРТ все сделают сами:

1. Ответят на вопросы и помогут определиться с тарифом. 

2. Зарегистрируют компанию в личном кабинете оператора ЭДО. 

3. Активируют лицензию для работы с электронными документами. 

4. Научат ваших сотрудников основам работы в системе: покажут, как отправлять контрагентам документы, как принимать или отклонять их.

5. В случае с маркировкой проведут бесплатную диагностику оборудования, подскажут, что из техники нужно заменить, а из программ обновить.

Всегда рады помочь бизнесу!