Электронный документооборот: что это такое, для чего нужен и как к нему подключиться
Обмен бумажными документами постепенно уходит в прошлое — это долго и неудобно. Поэтому все больше компаний, в том числе и представители малого бизнеса, выбирают электронный документооборот.
В статье рассказываем, что это такое, какие у ЭДО преимущества, как к нему подключиться и сколько примерно это стоит.
Содержание
В чем суть электронного документооборота
Преимущества
Чек-лист для перехода на ЭДО
Примерные затраты
ЭДО не так страшен, или наши выводы
Что такое и как работает
ЭДО — обмен документами в электронном виде. Они подписываются электронной подписью и имеют полную юридическую силу наравне с бумажными.
Обмениваться можно всеми документами, которые нужны бизнесу:
-
договорами;
-
письмами;
-
актами и счет-фактурами;
-
приказами;
-
другими формами.
Процесс обмена происходит через систему оператора ЭДО. Никаких сложностей нет, все довольно просто: отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью и отправляет контрагенту. Если нужно, то адресат тоже ставит в документе свою подпись.
Потерять документы невозможно — они хранятся в личном кабинете.
Преимущества
При ЭДО платить придется только за отправку документов. Чем их больше, тем дешевле будет стоить каждая единица.
ЭДО гораздо быстрее “бумаги”.
С ЭДО об этом можно забыть — все документы хранятся на сервере оператора. А нужный файл находится за несколько секунд.
Электронный документооборот делает весь процесс прозрачным: можно в любой момент отследить статус исходящего документа.
Перейдя на ЭДО, вы освободите время для действительно важных задач.
Чек-лист перехода на ЭДО
Весь список аккредитованных Удостоверяющих центров опубликован на сайте Министерства связи.
ПОРТ на правах официального партнера Удостоверяющего центра в Красноярске тоже выдаёт КЭП.
Большинство операторов без проблем совместимы друг с другом, а для корректного обмена разработаны специальные предложения, например, Роуминг на Платформе ОФД.
Примерные затраты
Получить КЭП | 2500-4500 руб. за оформление документов, выдачу электронной подписи и запись на носитель |
Оплатить лицензию ЭДО на год | Зависит от тарифа, например, 6750 руб. за 2500 документов или 500 руб. за 10 документов |
Входящие документы обрабатываются бесплатно. Платить нужно только за исходящие документы, итоговая стоимость рассчитывается по тарифу.
Чем больше единиц вы отправляете контрагентам, тем дешевле обойдётся каждая из них.
В среднем, один электронный документ будет стоить компании от 3 до 10 рублей.
ЭДО не так страшен, или наши выводы
Некоторые бизнесмены побаиваются переходить на электронный документооборот: со стороны кажется, что это долгий и сложный процесс.
Но на деле все иначе: само подключение занимает не больше часа, ещё некоторое время нужно чтобы показать основы работы сотрудникам.
В итоге дело оказывается понятным и простым, и вот вы уже в стане тех, кто смог оценить все плюсы отказа от бумажных документов.
—
Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ при информационной поддержке Романа Стрункина.
Своих не бросаем =)
Если вы сами решили перейти на ЭДО или вынуждены внедрять новшества для работы с маркированными товарами, наши специалисты помогут на всех этапах от консультации до финальных настроек.
Рекомендуем оператора ЭДО: Платформа ОФД от компании Эвотор. Там все просто и выгодно, убедитесь сами.
Обращайтесь в сеть офисов в Красноярске, пишите нам на сайте или в соцсетях.
Вам не придется отвлекаться от привычных дел, инженеры ПОРТ все сделают сами:
-
Ответят на вопросы и помогут определиться с тарифом.
-
Зарегистрируют компанию в личном кабинете оператора ЭДО.
-
Активируют лицензию для работы с электронными документами.
-
Научат ваших сотрудников основам работы в системе: покажут, как отправлять контрагентам документы, как принимать или отклонять их.
-
В случае с маркировкой проведут бесплатную диагностику оборудования, подскажут, что из техники нужно заменить, а из программ обновить.
Всегда рады помочь бизнесу!
Наши консультанты перезвонят в течение 20 минут и ответят на все интересующие Вас вопросы.
в течение 20 минут
Читайте также:



