Электронная транспортная накладная с 2024 года: что нужно знать про ЭТрН

В сферу грузоперевозок активно входит электронный документооборот. Мы уже начали рассказывать, что такое электронные перевозочные документы: загляните в статью Главное про систему ГИС ЭПД в 2023-2024 году. Теперь немного углубимся в тему ЭПД и разберем один из основных документов, обязательных при перевозке грузов, — речь про транспортную накладную.

В статье обозначим 5 ключевых моментов системы электронных перевозочных документов, покажем процесс обмена документами на примере электронной транспортной накладной, перечислим обязательные данные ЭТрН.

Содержание:
5 фактов про ГИС ЭПД
Что такое электронная транспортная накладная
Какие еще документы нужны для перевозки грузов
Пример обмена документами с ЭТрН
Какие данные нужно указывать
Что меняется с приходом ЭПД
Как перейти на новый формат работы

Коротко про ГИС ЭПД

ГИС ЭПД — это информационная система, где в электронном виде собраны перевозочные документы, которыми обмениваются участники перевозочного процесса. Доступ к данным есть у госорганов типа МинТранса, ФНС, МВД и пр.

Электронную систему создали и запустили в 2021 году, это отражено в Законе № 336-ФЗ от 2 июля 2021 года.

5 главных фактов про ЭПД

Работать с ЭПД должны все участники грузоперевозок: перевозчики, грузоотправители, грузополучатели, фрахтовщики, фрахтователи, а также мед.организации, которые контролируют водителей.
Отправлять документы в систему нужно через Оператора (специальную платформу по аналогии с ОФД в секторе онлайн-касс). Понадобится договор с одним из Операторов ЭПД, внесенным в реестр Минтранса.
Для работы с системой каждому сотруднику, кто отвечает за отгрузку и приемку, понадобится электронная цифровая подпись. Для компаний исключительно КЭП, водителям хватит простой электронной подписи.
Электронная версия каждого конкретного перевозочного документа, в том числе транспортной накладной и путевого листа, имеет единый утвержденный формат, прописанный в Приказах Налоговой службы.
В 2023 году переход добровольный. Компании сами по желанию подключаются к сервисам, настраивают работу, пользуются преимуществами электронного документооборота. Точных сроков нет*, но уже известно, что с 1.06.2024 электронные документы станут обязательными при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Важно вовремя подготовиться.

*Информация актуальна на момент написания статьи (декабрь 2023 г.). Следим за новостями, держим руку на пульсе ЭПД, будем обновлять материал.

Отправляете или получаете грузы?
Дадим пошаговый алгоритм перехода на ЭПД.

Оставьте заявку и получите консультацию эксперта.

Заказать звонок

Я согласен с правилами обработки персональных данных

Ваша заявка принята

Наши консультанты перезвонят вам
в течение 20 минут

Что такое электронная транспортная накладная (сокращенно ЭТрН)

Транспортная накладная — главный документ перевозки. Содержит данные о грузе, отправителе и получателе, а также об условиях перевозки. Ее выписывает грузоотправитель.

Согласно российским законам, ТрН обязательна для перевозки грузов на автомобильном транспорте по территории страны.

Помимо нее нужны еще два сопроводительных документа:

Путевой лист от перевозчика, где указаны обстоятельства рейса, данные мед. контроля, тех. контроля и показатели одометров до / после рейса.

Договор между тем, кто отправляет / получает груз, и экспедитором, кто этот груз перевозит.

Пример обмена документами в ЭПД на примере электронной транспортной накладной

Титул — это обязательный файл обмена, у каждого участника перевозки он свой.

1 титул (Т1). Грузоотправитель перед началом перевозки указывает:

участников перевозки,

условия договора,

данные о транспортном средстве и водителях,

информацию о грузе и сопроводительных документах,

адрес пунктов погрузки и выгрузки,

дату и время подачи ТС,

фактические обстоятельства предъявления груза.

2 титул (Т2). Перевозчик на этапе погрузки вносит доп. сведения о принятии товара и фактических обстоятельствах погрузки.

3 титул (Т3). Грузополучатель на этапе приемки доставленного груза фиксирует:

сведения о приеме груза от перевозчика,

фактические характеристики принятого груза,

обстоятельства приемки.

4 титул (Т4). Перевозчик на этапе выдачи груза пишет доп. сведения о выдаче груза и о фактических обстоятельствах.

Так выглядит универсальная электронная версия документа. Для наглядности обозначили блоки разными цветами:

Про формат электронной транспортной накладной (ЭТрН) говорится в Приказе ФНС России № ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021 г.

Что меняется с приходом ЭПД

До недавнего времени весь обязательный пакет документов собирали в бумажном виде, возили с собой и подписывали на местах. Из-за этого сроки подписания и проведения взаиморасчетов растягивались, машине приходилось больше ездить и простаивать, чтобы доставить документы в офис. Кроме того, в документах периодически возникали ошибки, бумаги могли потеряться, а при необходимости их не всегда было легко найти в архиве.

В сферу грузоперевозок плавно входит электронный документооборот. И он несет с собой несколько ощутимых плюсов:

Взаиморасчеты становятся быстрее за счет того, что подписанные документы уходят в систему сразу после отгрузки. Не приходится ждать, когда документы «доедут» до офиса и когда их подпишут все стороны.

Риск ошибиться при заполнении и что-то переделывать минимальный, потому что есть единый формат, автоматическая проверка незаполненных полей и возможность использовать шаблоны, чтобы ускорить ввод данных.

Документы легко найти в архиве, они доступны онлайн в любой момент.

Информация не теряется, при этом она защищена и конфиденциальна.

Компания сокращает расходы на бумагу и печать, на услуги курьеров и почты.

Более прозрачная и простая отчетность.

Как перейти на ЭПД

Уже сейчас — на этапе добровольного подключения — рекомендуем выбрать Оператора, настроить компьютеры и программы для работы с сервисом, отладить все процессы передачи данных и обучить сотрудников.

PORT представляет Платформу ЭПД. Сервис входит в реестр операторов информационной системы ЭПД, является доверенным Оператором электронного документооборота ФНС. Обращайтесь, займемся интеграцией и запуском.