Техническое обслуживание онлайн-кассы. Мифы и реальность

До 2016-2017 года при регистрации кассового аппарата в Налоговой Инспекции в обязательном порядке нужно было заключать договор с ЦТО (Центром технического обслуживания). 

Новая редакция закона 54-ФЗ освободила предпринимателей от обязанности заключать договор на техническое обслуживание онлайн-касс в ЦТО. Согласно новому порядку применения ККТ в рамках 54-ФЗ для постановки на учет такой договор не требуется, а регулярное обслуживание онлайн-касс и фискальных регистраторов становится добровольным.

Это относительно снизило финансовую нагрузку на бизнес, но не уменьшило риск того, что высокотехнологичная кассовая техника может выйти из строя или что могут возникнуть другие сложности, связанные с её работой.

Как быть в такой противоречивой ситуации? Заключать договор с авторизованным сервисным центром или пользоваться их услугами по мере необходимости? Какие подводные камни могут помешать легальной торговле? Вопросов накопилось множество, а поверхностное понимание проблемы стало основанием для всяческих домыслов и мифов. 

Попробуем развенчать их вместе с нашими ритейл-экспертами, сервисными мастерами и с привлечением опыта представителей бизнеса.

Содержание 

Была ли польза от обязательного заключения договоров с ЦТО?
Что будет в случае выхода из строя онлайн-кассы?
Что вообще входит в регламент техобслуживания?
При заключении договора имеется приоритет в обслуживании?
Стоит ли для бесперебойной работы онлайн-кассы заключать договор?
Как отражается наличие договора с сервисным центром на гарантию?
Есть ли особенности технического обслуживания при интеграции товароучетной системы и онлайн-кассы?
Как быть, если нужны постоянные консультации по работе онлайн-кассы?
Выводы

Была ли польза от обязательного заключения договоров с ЦТО?

Сотрудники Центров технического обслуживания ККТ с определённой периодичностью (чаще всего ежеквартально) проводили регламентные работы. 

Реже стала ломаться техника или действия специалистов эффективно предупреждали поломки — сложно сказать однозначно, но эффект точно имелся, это отмечали многие владельцы онлайн-касс. 

Своеобразную оценку целесообразности мероприятий по ТО ККТ дали законодатели при внедрении изменений в 54-ФЗ, отменив обязательное заключение договоров. Наверняка, они нашли разумные основания, если сделали такой вывод.

Что будет в случае выхода из строя онлайн-кассы?

Согласно закону 54-ФЗ предприниматели имеют право самостоятельно:

• осуществлять контроль за техническим состоянием ККТ;

• выполнять замену фискального накопителя;

• обновлять ПО;

• подключаться к ОФД;

• выполнять постановку онлайн-кассы на учет в Налоговой службе.

Современное кассовое оборудование отличается чрезвычайной надежностью, но в случае серьезной поломки требует внимания квалифицированных специалистов. 

Восстановление ККТ, как правило, связано с заменой вышедших из строя деталей или узлов: например, аккумулятора, печатного механизма, отрезчика, шлейфов, экрана, разъёмов. Чаще всего их приобретение и замену оплачивает сам предприниматель. 

Редко когда случай гарантийный, а кроме того, для сохранения заводской гарантии нужно, чтобы все работы с кассой с момента покупки в течение всего гарантийного срока (обычно 12-24 мес.) выполняли только сотрудники авторизованного сервисного центра. Это возможно только если клиент все же заключил договор на ТО или сам привозил технику в авторизованный СЦ для своего бренда.

С юридической стороны необязательное техническое обслуживание онлайн-кассы становится фактически обязательным на практике. И вот почему:

• За использование кассовой техники, в том числе неправильно настроенной, предпринимателю грозит штраф до 10000 рублей (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). 

• Штрафные санкции могут быть применены также в случае неиспользования ККТ (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Сумма выплаты составляет до 100% выручки, полученной без использования онлайн-кассы.

• В случае ошибок со стороны владельца при регистрации кассы в ФНС или замене блока фискального накопителя есть риск, что придётся покупать новый ФН. 

• Поломки кассы ведут к простою, что негативно сказывается на выручке торговой точки и на репутации. 

Обслуживание кассы стоит от 2 до 7 тысяч рублей ежегодно (в пересчёте на месяцы это от 150 до 700 рублей ежемесячно). Стоимость зависит от периодичности технического обслуживания и необходимости выезда специалиста. 

Обычно работы проводят раз в год / в квартал / в месяц. Чем выше нагрузка на технику и чем крупнее оборот конкретной кассовой зоны, тем чаще технике требуется внимание мастеров, чтобы та и дальше продолжала действовать без перебоев. 

Таким образом, сопоставив расходы на обслуживание кассовой техники и возможные проблемы, можно сделать вывод: лучше содержать оборудование в надлежащем виде и делегировать все вопросы, связанные с онлайн-ККТ опытным мастерам.

Что вообще входит в регламент техобслуживания?

Приведем примерный общий перечень технических работ:

• Визуальный осмотр оборудования. 

• Тестирование компонентов кассовой техники на работоспособность. 

• Проверка обязательных реквизитов, отображаемых на чеке. 

• Проверка и продувка всей кинематики на кассе.

• Протирка спиртом термоголовки.

• Проверка и корректировка даты/времени.

• Чистка и смазка элементов ККТ.

• Проверка на соответствие версии ПО. 

• При необходимости работы по прошивке кассового ПО. 

• Оформление документации. 

• Другие регламентные работы, прописанные в инструкции к кассе.

Обычно договор также предполагает:

• Бесплатную доставку в ремонт и из ремонта

• Консультации по линии техподдержки (по телефону, в мессенджерах и чатах). 

• Выезд инженера на торговую точку к клиенту для проведения ТО в оговорённые даты. 

При заключении договора имеется приоритет в обслуживании?

Такой аргумент использовался до принятия поправок в закон 54-ФЗ для привлечения клиентов в ЦТО. В действительности любой клиентоориентированный сервисный центр одинаково внимательно относится как к постоянным заказчикам, так и к предпринимателям, разово обратившимся за технической помощью. 

Если наблюдается подобная дискредитация в обслуживании, то от услуг такого сервиса стоит отказаться. 

Стоит ли для бесперебойной работы онлайн-кассы заключать договор?

В настоящее время онлайн-касса — это симбиоз программного обеспечения и механики. Причем “железо” выполняет базовые функции: распечатывает чеки, осуществляет связь с ФН, делает взаимодействие кассира с аппаратом удобным. Основная «кассовая работа» лежит на ПО. Фактически сломаться оно не может, а сбой легко можно исправить перенастройкой или обновлением. 

В целом, для оперативного решения возникающих проблем с ККТ не обязательно нужен договор с сервисным центром — их можно решить в рабочем порядке. Однако дальновидные предприниматели предпочитают все-таки работать без неожиданностей со стороны кассы, поэтому заключают договор на обслуживание. 

В любом случае оперативность и качество ремонта аппарата во многом будет зависеть от квалификации специалистов сервиса.

Как отражается наличие договора с сервисным центром на гарантию?

Гарантию на онлайн-кассу, как известно, дает производитель, а не сервисный центр или торговая точка, реализующая его продукцию. 

При поломке оборудования в течение гарантийного срока замена вышедшей из строя детали будет произведена бесплатно в официальном сервисном центре. Заметим, что бывают и негарантийные случаи, например, если по неосторожности владельца вышел из строя аккумулятор или разбился сенсорный экран.

Помните, что в случае с новой техникой именно работа инженеров официального сервис-центра принципиально важна для сохранения заводской гарантии. 

Есть ли особенности технического обслуживания при интеграции товароучетной системы и онлайн-кассы?

Внедрение товароучетной системы служит эффективным инструментом аналитики ведения бизнеса и помогает формировать обязательную отчетность, который не может работать без информации, поступающей от онлайн-кассы. В этом случае постоянная техническая поддержка необходима, так как поломка отразится не только на сборе аналитических данных, но и грозит штрафом при непредставлении отчетов или их некорректном заполнении.

В этом случае желательно, чтобы техническую поддержку осуществляла одна компания. Это позволит исключить конфликт элементов системы: от приобретения и настройки онлайн-кассы до интеграции ее с товароучетной системой, а также сделает более удобным внедрение касательно выпуска электронной подписи и услуг ОФД. 

Как быть, если нужны постоянные консультации по работе онлайн-кассы?

Ответ на вопрос зависит от специфики работы той или иной сервисной компании. Некоторые дают консультации за отдельную плату. При заключении договора с сервис-центром на комплексное техническое обслуживание ККТ, как правило, консультации клиентов бесплатны. 

Тогда  обслуживание понимаем уже в широком смысле. В него могут входить:

• помощь с выбором онлайн-кассы, POS-оборудования (типа сканера штрих-кодов, фасовочных весов, банковского пин-пада, монитора для покупателей и пр.), расходных материалов;

• консультации перед приобретением программ, а также услуги по установке кассового ПО и интеграции товароучетной системы (работы программистов традиционно оплачиваются отдельно);

• помощь при оформлении ЭЦП, регистрации на сайте ФНС и заключении договора с ОФД (ответы на вопросы, предоставление пошагового алгоритма и даже полный пакет услуг, когда всеми подобными делами занимаются менеджеры, а не клиент).

Выводы

Обслуживание ККТ в авторизованном сервисном центре позволяет получить следующие преимущества:

Бесплатная доставка и плановые выезды 

Вышедшее из строя оборудование, как правило, забирают и возвращают из ремонта сотрудники сервисной компании. Инженеры сами приезжают в вашу компанию, когда подходит СРОК планового ТО. 

Увеличение ресурса

Оборудование, которое проходит профилактику, всегда находится в рабочем состоянии, а вероятные поломки предупреждаются в ходе регламентных работ.

Оперативное решение проблем

При наличии договора с АСЦ сотрудники компании практически мгновенно реагируют на заявку и выполняют ремонт в максимально сжатые сроки, чтобы поломка не была критична для бизнеса.

Сохранение заводской гарантии

Обслуживание и ремонт ККТ в аккредитованном сервисном центре позволяет сохранить гарантию производителя.

Итак, по закону заключение договора с сервисным центром не является обязательным требованием при регистрации ККТ, как это было до нововведений в 54-ФЗ.

При этом ритейл-эксперты убеждены, что без технического обслуживания кассовой техники обойтись невозможно. Стимулом для поддержания онлайн-касс в исправном состоянии являются штрафные санкции и возможность предотвратить поломки (вместо того чтобы решать возникшие проблемы).

Выходит, ИП и организации сами заинтересованы в постоянной работоспособности онлайн-кассы. Да, договор с АСЦ требует финансовых вложений (как мы приводили на примере наших сервис-центров — от 2 до 7 тысяч в год на каждую кассу), однако в перспективе подобные затраты оправдывают себя, в большинстве случаев точно так. 

Каждый руководитель бизнеса решает сам, в каком формате ему удобнее заботиться о своем парке кассовой техники.

— 

Статья подготовлена ритейл-экспертами ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош.